يستغرق التخطيط لحدث الكثير من العمل. بالنسبة لكل فرد أو شركة خدماتها التي تستأجرها ، ستحتاج إلى عقد لحمايتك من الشحن الزائد أو الإيقاف بدون تلك الخدمات في يوم الحدث. استخدم لغة بسيطة ومختصرة عند كتابة عقد الحدث حتى لا يكون هناك مجال لسوء التفسير من أي من الطرفين.
قم بتجميع كافة المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها في العقد في مستند واحد للرجوع إليها. وهذا يشمل الأسماء ومعلومات الاتصال الخاصة بك والشركة أو الفرد ، بما في ذلك العنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني ، وتاريخ الحدث ، والوقت الذي تطلب فيه إظهار العمال ، والوقت الذي يبدأ فيه الحدث ويتوقع أن النهاية. اكتب قائمة بأية معدات ذات صلة ستقدمها ، وما تتوقعه من العامل المتعاقد معه. على سبيل المثال ، إذا كنت توظف دي جي ، فقم بتوضيح ما إذا كان بإمكانك توفير مكبرات الصوت ، ولكن الدي جي مسؤول عن الكبلات.
أنشئ نموذجًا يضم أقسامًا لمعلومات الاتصال ، والتواريخ والأوقات المذكورة ، بالإضافة إلى التوقعات في قائمتك. بالنسبة إلى عقد منسق مسبقًا ، يقدم Microsoft Office العديد من النماذج المجانية للاختيار من بينها.
اكتب اتفاقية دفع عن طريق ذكر اسمك كدافع ، أو اسم صاحب العمل المتعاقد عليه (أو اسم الشركة) كمتلق ، أو الأجر بالساعة أو الإجمالي ، وأي رسوم إضافية من الممكن إضافتها أو طرحها (على وجه التحديد ذكر سبب حدوث ذلك ، إذا كان قابل للتطبيق.). قم بتضمين طريقة الدفع (شيك ، نقد ، PayPal) وعند إصدار الدفعة. في حالة إصدار الدفعة في يوم الحدث ، حدد ما إذا كان سيتم ذلك قبل أو بعد اكتمال الخدمات.
اكتب قسمًا مخصصًا لعمليات الاسترداد والإلغاء ، مع توضيح الأسباب الحقيقية لعدم إصدار الدفعة. تضمين نافذة زمنية للسماح بالإلغاء. على سبيل المثال: "قد تلغي الشركة ما يصل إلى 48 ساعة قبل الحدث ، أو سيتم تقييمها رسمًا". اذكر ما هي الرسوم ، كذلك.
اكتب قسمًا لأي عناصر أخرى قابلة للتفاوض خاصة بالحدث الخاص بك وكيف يمكن حلها. على سبيل المثال ، إذا كان الحدث في الهواء الطلق ، فقم بتضمين خطة "يوم ممطر" أو حدد ما إذا كنت ستلغي الحدث ، وكيف ستقوم بإخطار العامل المتعاقد معه ، وما هو التعويض الذي قد يحصل عليه (إن وجد).
إنشاء قسم مع كل من اسمك والأسماء الكاملة للعمال المتعاقد معهم ، كتابتها ، مع خط حتى الآن والتوقيع. انسخ عقد الحدث الموقّع للعامل ، واحتفظ بنسخة إضافية لسجلاتك.
