إن إبقاء المشرفين والأقران والمرؤوسين على اطلاع جيد أمر ضروري لمكتب تشغيل سلس. في حين يتم تبادل الكثير من المعلومات اليومية شخصيًا ، عبر البريد الإلكتروني ، أو عبر الهاتف ، من الضروري أحيانًا كتابة مذكرة مكتب تخلد ذكرى المناقشات والإجراءات التي حدثت بالفعل (بما في ذلك تقييمات الموظفين) و / أو تعطي الجميع "يرأس" بشأن التغييرات الوشيكة. إليك ما تحتاج إلى معرفته لتجميع أفكارك وكتابة مذكرة فعالة.
حدد الغرض من المذكرة التي تريد كتابتها. حاول تلخيصها في جملة واحدة قصيرة. أمثلة: التوجيه للموظفين الجدد ؛ إجراءات جديدة لمعالجة مطالبات السفر ؛ عطلة Potluck. ستشكل هذه الجملة سطر "الموضوع" أعلى المذكرة مباشرة أسفل العناوين.
حدد الأفراد الذين ستقوم المذكرة بالذهاب إليها. إذا كان الأمر يقتصر على عدد قليل من الأشخاص ، فستحدد المذكرة كل منهم بالاسم والعنوان والقسم. ومع ذلك ، إذا كانت المجموعة كبيرة ، فسيتم تحديدها من خلال عنوان جماعي. أمثلة: جميع الموظفين مديري الشعبة موظفي الدعم الكتابى. سيتم وضع هذه المعلومات في سطر "إلى" من المذكرة.
حدد نفسك ولقبك في سطر "من". حتى إذا كان الجميع يعرفك باسم "بوب" ، فعليك تعريف نفسك من خلال الاسم الأول واسم العائلة.
اتبع "قاعدة 3" في بناء محتوى مذكرتك ؛ على وجه التحديد ، أخبر قرائك بما ستقوله لهم ، أخبرهم بما هو عليه ، وانتهوا بتكرار ما قلته لهم للتو. على سبيل المثال ، ربما تكون مذكرتك حول تذكير موظفيك بأن إلهاءات موسم الأعياد تجعله وقتًا شهيقًا بالنسبة للسارقين لسرقة أشياء مثل الصناديق والأغراض الشخصية المتروكة في مرمى البصر. وتنص الفقرة الأولى على ضرورة توخي الحذر. ستقدم الفقرة الثانية نصائح حول قفل المكاتب والأبواب وتكون أكثر إدراكًا للزائرين. ستوصي الفقرة الثالثة باتخاذ إجراءات إذا ما لاحظت سلوكًا مشبوهًا أو ضحية سرقة مكتب.
استخدم النقاط الخاصة بالمذكرات التي تقدم محتوى إجرائي أو أي نوع من قائمة التحقق. هذه هي أسهل بكثير لمتابعة وفهم من تضمينها في فقرة السرد.
مراقبة قاعدة الهوامش 1 بوصة على الجانبين الأيسر والأيمن وأسفل الصفحة. من المحتمل أن يكون الجزء العلوي من صفحتك عبارة عن شكل من أشكال الورق ذي الرأسية أو القالب الذي سيسقط الهامش العلوي الخاص بك لأسفل عدة بوصات. إذا لم يكن لديك ورق ذي رأسية ، فيمكنك إنشاء مستند لطيف بنفسك من خلال توسيط الكلمة "MEMO" بخط غامق 2 أو 3 بوصات من أعلى الصفحة. سيتم كتابة "إلى:" ، "من:" و "الموضوع:" في الهامش الأيسر. نص المذكرة مفردة التباعد.
استخدم 12 نقطة. الخط الذي سيكون سهلًا على متلقيك للقراءة. Times New Roman و Courier هي المعيار. Bookman و Palatino مقبولة كذلك.
تدقيق المحتوى الخاص بك بدقة قبل طباعته.
نسخ العديد من النسخ التي تحتاجها وتوزيعها على المستلمين.
نصائح
-
كلما أمكن ، احفظ مذكرتك على صفحة واحدة. وبقدر ما يجب على كل شخص في مكتب ما القيام به ، من المرجح أن يتم وضع أي مذكرة تصل إلى صفحات متعددة جانباً للقراءة في وقت لاحق ، وفي النهاية سيصل طريقه إلى الجزء السفلي من المكدس. إذا كان المحتوى ذا طبيعة ملحة أو يتعلق باجتماع قادم ، فيجب عليه وضع تقاويمه والتأكد من تميزه في سطر الموضوع حتى لا يفوته القراء.
تحذير
إذا كان محتوى مذكرتك سلبياً أو ربما مكتوباً بروح لحظة مقلقة ، فضعه جانباً لبضع ساعات أو حتى اليوم التالي وقراءته مرة أخرى.
