إذا كنت تجلس خلف مكتب الاستقبال ، فأنت أول شخص يجتمع به زائر في شركتك. الانطباعات الأولى لا تعد ولا تحصى ، وسلوكك وموقفك مهم. يجب أن تتطلع إلى تكوين انطباع احترافي وترحيبي في جميع الأوقات ، حتى إذا كنت مشغولًا بمهام أخرى. تذكر أن الزائر لا يقاطع عملك ، إنه عملك.
تحية الزوار
ابحث عن شخص ما عندما يقترب من مكتبك ويبتسم. إذا كنت تجري مكالمة تجارية ، فاتصل بالزائر للإشارة إلى أنك ستراها وستصبح معها قريبًا. بمجرد الانتهاء من المكالمة الهاتفية ، ركز على الزائر بابتسامة. اعتذر عن التأخير واسأل كيف يمكنك المساعدة. ضع الدفء في السؤال حتى لا يبدو مرتبكًا.
الترحيب آداب
اسأل الزائر عما إذا كان يرغب في الحصول على مقعد أثناء اتصالك بالشخص الذي يجتمع معه. اعتمادًا على سياسة شركتك ، يمكنك تقديم القهوة أو الشاي أو توجيه الزائر إلى غرفة القهوة. عرض لشنق معطته أو تظهر له حيث يمكن تعليقه. اتصل بالشخص الذي سيقابل الزائر. استخدم السيدة أو السيد عند الإعلان عن الزائر.
الشخصية الشخصية
إلى جانب الابتسام ، قم بتعديل صوتك. كن على علم أنه يمكنك نقل ما تعتقده بنبرة صوتك. لا تمضغ العلكة ، أو تأخذ مكالمات هاتفية شخصية أو نصًا عندما ينتظر شخص ما. إذا كنت تدردش مع زملاء العمل ، فعليك التوقف عن ذلك والتركيز على الزائر. لا تأكل في مكتبك إذا كنت لا تستطيع تجنب ذلك ، اختر الأطعمة التي لا تحتوي على رائحة طويلة. وبعبارة أخرى ، لا البيتزا أو السباغيتي.
مظهر المكتب
احتفظ بمكتب نظيف ومرتب ، حتى إذا كان لديك مهام أخرى للقيام بها إلى جانب التعامل مع الزوار. قد يكون لديك أكوام من الورق للعمل من خلال ، ولكن لا ينبغي أن تنتشر هذه في جميع أنحاء منطقة الاستقبال الخاصة بك. تذكر أن منطقة الاستقبال الخاصة بك تروج لشركتك ويجب أن تبدو احترافية - لا تفرط في تحميل مكتبك مع الحلي أو الأدوات المضحكة أو الصور أو الألعاب المكتبية.
