تعمل الشركات والمنظمات بطرق منتظمة تعكس حجم وغرض ومرحلة التطوير وأهداف الشركة. المخطط التنظيمي أو المخطط التنظيمي هو تمثيل مرئي لهذا النظام الداخلي والهيكل الذي يسهل فهم عمليات الشركة وأدوارها. وبما أن جميع المنظمات لا تعمل بنفس الطريقة ، فهناك أنواع مختلفة من هياكل التخطيط التنظيمي ، بما في ذلك الوظيفية ، والمصفوفة ، والشُعب ، والفطريات. كل من مخططات التخطيط التنظيمي للشركة هذه لها مظهر فريد وتقدم صورة مفصلة عن هيكل المنظمة. تعد المخططات التنظيمية أداة ممتازة لتصور علاقات التقارير وأدوار الفريق داخل المؤسسة.
لماذا الهيكل التنظيمي المسائل
يقول مقتبس شهير من نادي هوكي هول أوف فيم المجند وين غرتزكي أننا نفوت 100 في المئة من اللقطات التي لا نأخذها ، والتي في سياق الهوكي والحياة والعمل يعني أنك لا تستطيع تحقيق هدف إذا لم تأخذ يمكن أن تكون رؤية ورسالة الشركة مقنعة ، ولكن بدون هيكل واضح المعالم ، لا يوجد لدى المنظمة اتجاه ، ولا أهداف وغايات واضحة يمكن اتخاذ إجراء بشأنها ، وبالتالي تكون مفقودة بنسبة 100٪ من الفرص لتحقيق النجاح. على سبيل المثال ، في المنظمات العشوائية ، قد لا يفهم الموظفون والإدارات دورهم وأهمية مساهماتهم ، مما قد يؤدي إلى نقص في المعنويات والإرهاق. عندما تحدد الشركة بصريًا هيكلها التنظيمي ، يتم توضيح وصف الوظائف والعلاقات والأدوار للأفراد والإدارات ، ويصبح الوصول إلى الأهداف أكثر سهولة.
مع نمو المؤسسة ، قد تحتاج إلى تعديل الهيكل التنظيمي للشركة لتعكس التغييرات داخل الشركة أثناء تطورها. على سبيل المثال ، يمكن أن تبدأ شركة ناشئة بجدول فصلي ، ولكن عندما تكتسب زخما ، تنتقل إلى مخطط الشُعب مع تطور المناطق الجديدة والعلامات التجارية الفرعية. عندما لا تعمل بنية العمل الحالية الخاصة بك على تمكين فرقك من تحقيق أهدافها بسرعة ، فعليك بالاطلاع على إرشادات لتقييم ما إذا كانت إعادة تنظيم بنية موقعك ستعيد الزخم وتحقق أهدافك بسرعة أكبر.
أنواع هياكل المخطط التنظيمي
يبدو مخطط الهيكل التنظيمي كخريطة لمختلف الأشخاص والأقسام داخل المؤسسة ؛ المكافئ التجاري لممثل العائلة الذي يصور العلاقات بين مختلف أفراد الأسرة. مثلما يساعدنا رسم العائلة على فهم بنية الأسرة وأدوار الأفراد داخل العائلة ، يساعدنا مخطط الهيكل التنظيمي على فهم أدوار الأفراد داخل الشركة.
هذه هي الأنواع الرئيسية الأربعة من هياكل التخطيط التنظيمي التي قد تعكس عمليات شركتك الحالية أو تساعدك على إعادة الهيكلة إلى نمط مختلف من العمليات:
- وظيفي: يصور مخطط المؤسسة الوظيفية للشركة ما يربط معظم الأشخاص بالأنماط البيروقراطية أو الهرمية للتشغيل. هذا هو هيكل تقليدي من أعلى إلى أسفل مع C-Suite في الأعلى ، يتبعه كبار المديرين الإداريين والمديرين الآخرين ذوي القوة والتأثير الأكبر في الشركة. هناك عدد قليل نسبيا من الموظفين المدرجين في أعلى الرسم البياني ، مع المزيد والمزيد من الموظفين أو الإدارات المدرجة في أسفل الرسم البياني. كلما ابتعدت في التنظيم ، كلما قل عدد الأشخاص الذين لديهم السلطة. ينقسم الناس إلى أقسام اعتمادا على وظائفهم أو مجموعة المهارات داخل الشركة. أمثلة من المنظمات الهرمية تشمل الجيش ، ومعظم الشركات والأديان المنظمة. تتمثل إحدى الميزات الرئيسية للهيكل الوظيفي في قدرة كل موظف والقسم على التركيز فقط على ما يفعله أفضل ، دون القلق بشأن الأجزاء الأخرى العاملة في المنظمة. وفي الوقت نفسه ، يمكن أن يؤدي عدم التواصل بين الأقسام إلى إبطاء التقدم نحو الأهداف العامة للمؤسسة ، حيث أن اليد اليمنى لا تملك في الغالب فكرة عما تفعله اليد اليسرى.
- مصفوفة: يشبه مخطط org الخاص بشركة مصفوفة الرسم البياني لهيكل الشركة الوظيفية ، فيما عدا أن الموظفين يرفعون تقاريرهم إلى اثنين من المشرفين على الأقل ، حسب الحالة والمشروع. على سبيل المثال ، قد يكون لديهم رئيس رئيسي واحد ، لكن بعد ذلك مديرو مشاريع مختلفون لثلاثة مشاريع مختلفة يعملون عليها حاليا. هذا يعني أنهم مسؤولون عن الإبلاغ لأربعة أشخاص مختلفين. على الرغم من أن هذا المخطط لا يزال يعرض العلاقات من أعلى إلى أسفل في المقام الأول ، فسترى أيضًا خطوط علاقة أفقية بين الأشخاص أو الأقسام على المستوى نفسه نظرًا لأنه يجب على الأشخاص الإبلاغ عن بعضهم البعض في مشروعات محددة. ميزة واحدة من نظام المصفوفة هي أنها تسمح بالاتصال السهل بين الأقسام. ولكن عيب بنية المصفوفة هو أنه يمكن إرباك الموظفين أو إرباكهم عن طريق الإبلاغ عن العديد من الرؤساء المختلفين في وقت واحد ، كل منهم بأسلوبه الإداري الخاص ومطالبه.
- التقسيم (يشمل الجغرافية): ينطبق مخطط هيكل الشركة على الشركات الكبيرة التي تشمل العديد من العلامات التجارية أو المواقع الجغرافية تحت مظلة هذه الشركات. الفجوة هي مثال ممتاز على تنظيم الشُعب. في مثال المخطط التنظيمي الخاص بهم ، يتم سرد الفجوة في الأعلى ، ثم يتم سرد العلامات التجارية التي يديرونها في المستوى الثاني من المخطط ، بما في ذلك الفجوة ، البحرية القديمة ، بانانا ريبابليك ، اتليتا وهيل سيتي. لدى كل قسم من هذه الأقسام هيكل وظيفي خاص به على الرسم البياني التنظيمي. شركة أخرى تعمل بهذه الطريقة هي Fabletics ، مع إدراج أسمائها في أعلى الرسم البياني ، ثم تقسيم علامتها التجارية على الخط الثاني ، بما في ذلك JUSTFAB ، Shoedazzle ، Fabletics و Fabkids ، مع كل قسم له هيكل وظيفي خاص به. قد تتضمن المخططات التقسيمية أنواعًا مختلفة من هياكل الهيكل التنظيمي تحت كل قسم. بينما يعمل قسم واحد مع هيكل وظيفي ، قد يستخدم آخر بنية مصفوفة ، في حين يتم تصنيف أفضل تقسيم حديث على أنه فوضوي. تتمثل قوة هيكلية القسم في أن الأقسام المختلفة داخل الشركة نفسها لديها القدرة على العمل بشكل مستقل كمنظمات. ومع ذلك ، قد يكون الاتصال بين الأقسام صعبًا ، ويمكن للاختلافات في السياسات والإجراءات أن تجعل تجربة الموظف مختلفة اختلافًا جذريًا من قسم إلى آخر.
- Flatarchy: في حالة من الفوضى ، يتم الترحيب بالموظفين للمساهمة بأفكار جديدة أو المشاركة في مؤسسات الفكر والرأي بغض النظر عن المنصب. لا يزال المخطط التنظيمي شبيهاً بالتسلسل الهرمي ، حيث يوجد مشرفون ، ومع ذلك قد يتم تجميع المشرفين والموظفين في فئات تسمى "الفرق المسطحة" ، حيث تكون أفكار الجميع مهمة بنفس القدر. ترحب شركات مثل Google و Linkedin و 3 M بموظفيها للمشاركة في مجموعات الابتكار وتوفير الوقت للإبداع الفردي والمشاريع التي يمكن أن تفيد المؤسسة بأكملها. بدلاً من الأفكار الجديدة القادمة من الأعلى إلى الأسفل ، يتم الترحيب بالأفكار الجديدة من أي مكان يتم إنشاؤها بشكل طبيعي. تكمن قوة النظام الفوضوي في ثروة من الاحتمالات التي تفتح أمام المنظمة عندما لا تقتصر الأفكار الجديدة على عقول قلة مختارة. ومع ذلك ، هناك حاجة إلى بيان مهمة وبيان الرؤية للحفاظ على بقاء الجميع على نفس الصفحة لتجنب الأفكار في اتجاهات مختلفة كثيرة في وقت واحد.
إنشاء مخطط هيكلي للمؤسسات
بمجرد أن تفهم ما إذا كانت مؤسستك تعمل باستخدام بنية وظيفية أو مصفوفة أو قسم أو مسطح ، يمكنك إنشاء مخطط هيكل تنظيمي يعكس نمط عملياتك. Microsoft Office و Airtable و SmartDraw و Insperity OrgPlus هي برامج تقدم إمكانات تخطيطية تنظيمية تسمح لك باختيار البنية المرغوبة الخاصة بك ومن ثم قم بتوصيل المعلومات المناسبة لكل منصب أو قسم أو قسم داخل مؤسستك. يقوم هذا البرنامج تلقائيًا بإنشاء مخطط يمكنك استخدامه لزيادة الاتصال والكفاءة في مؤسستك. تتراوح الخيارات من الإصدارات المجانية إلى الإصدارات المدفوعة ، مع الإصدارات المجانية الأكثر ملاءمة للشركات الأصغر والأجور المدفوعة أكثر ملاءمة للمنظمات الكبيرة أو أولئك الذين يريدون رسومات مخصصة للغاية.
يمكن أن يكون المخطط التنظيمي النهائي مفيدًا لشرح الأدوار للإدارة ، ومساعدة الموظفين على فهم مسارات الترقية داخل الشركة أو التواصل مع الخطط المستقبلية. تستخدم بعض الشركات مخططاتها لغرض مزدوج كدليل شركة ، كاملة مع أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني.
خلال فترة الانتقال التنظيمي ، يمكن أن يساعدك إعداد مجموعة متنوعة من المخططات الهيكلية التنظيمية في تبادل الأفكار عن طريق تقييم كل هيكل وكيف يمكن أن يعود بالنفع على أعمالك - وهي أداة لا تقدر بثمن لاتخاذ قرارات مستنيرة في المستقبل.
