توفيرا للوقت والمال
يمكن إعداد كشوف المرتبات من قبل الموظفين داخل الشركة ، أو يمكن الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على خدمة كشوف المرتبات. اكتشفت العديد من الشركات أن الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات إلى الخدمات المهنية في الواقع يوفر وقت الشركة والمال.
تكاليف الموظفين للوظائف الداخلية
عندما تختار إحدى الشركات إعداد كشوف مرتباتها داخل الشركة ، تكون هناك مصروفات للموظفين بالنسبة للاعداد ، مثل كشوف المرتبات والضمان الاجتماعي ومساهمات Medicare ، وتغطية تعويضات العمال ، ومزايا طبية أو تقاعد محتملة ، والتدريب. عندما تقوم شركة باستئجار موظف للتعامل مع كشوف مرتبات الشركة ، يجب تدريب هذا الموظف في مجال المحاسبة وأن يكون قادراً على حساب كشوف المرتبات والاستقطاعات ، إلى جانب إعداد تقارير جداول الرواتب وتقديم الإيداعات الضريبية في الوقت المناسب.
تجنب العقوبات العالية
ستكون الشركة مسؤولة عن أي من الأخطاء التي ارتكبها الموظف. قد تكون هذه الأخطاء مكلفة إذا لم تكن الضرائب مودعة أو مودعة ، وإذا كانت هناك أخطاء في الحسابات. خدمات كشوف المرتب ذات السمعة الطيبة تضمن عملهم ، وسوف تدفع الغرامات ، بشرط أن يكون خطأهم. من الممكن تمامًا أن تدفع الشركة فعليًا المزيد من الغرامات كل عام ، مقارنةً بالتكاليف التي كانت ستتحملها من أجل الحصول على مرتبات خارجية. لو أنهم استخدموا خدمة كشوف المرتبات ، كان من الممكن تجنب الأخطاء ، أو كانت شركة الرواتب مسؤولة عن العقوبات.
واجبات المرتبات
وتشمل واجبات المرتبات كتابة الشيكات للموظفين ، وحساب الضرائب على الأجور والمرتبات بشكل صحيح ، والإشراف على الإيداعات الضريبية في الوقت المناسب ، والاحتفاظ بتقارير دقيقة. إذا كان الموظف المسؤول عن إعداد شيكات المرض مريضًا ، فلا يزال يتعين إصدار شيكات. وتكفل خدمات كشوف المرتبات إصدار كشوف المرتبات في الوقت المحدد لكل فترة دفع ، بأقل مجهود من موظفي الشركة داخل الشركة.
تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية
عادة ما تستند تكلفة توظيف خدمة المرتبات على عدد الموظفين. عندما تشترك الشركة مع الخدمة ، يتم إعداد الحسابات مع بنك الشركة وخدمة المرتبات ، مما يتيح خدمة كشوف المرتبات لإصدار شيكات الرواتب والودائع الضريبية. تختار بعض الشركات تسليم شيكات الراتب مباشرة إلى الشركة ، حيث يمكن توقيع الشيكات وإصدارها للموظفين. وتخول شركات أخرى لشركة الرواتب تقديم أو إيداع الشيكات مباشرة للموظفين.
ابدء
عند إعداد حساب مع خدمة كشوف المرتبات ، يتم تقديم المعلومات الضريبية للشركة وموظف W-4 إلى الخدمة ، بالإضافة إلى معدل الدفع لكل موظف. خلال كل فترة من فترات كشوف المرتبات ، تتصل الشركة بخدمة كشف الرواتب وتطلعهم على عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف خلال فترة الرواتب الأخيرة. تقوم خدمة كشف الرواتب بعد ذلك بحساب الأجر ، وأي خصومات على الرواتب ، كما تحرض على الإيداع الضريبي الفيدرالي. ستقوم خدمات كشوف المرتبات أيضا بإعداد وإصدار نهاية العام W-2s و 1099s ، جنبا إلى جنب مع تقديم تقارير الرواتب والضرائب الشهرية والفصلية والسنوية.
