خلال معظم المعاملات التجارية ، يتوقع من العملاء الدفع عند شراء السلع أو تقديم الخدمات. تسمح بعض الشركات للعملاء بإرسال الدفعات بعد حدوثها ، بينما تسمح شركات أخرى للعملاء بإجراء دفعات التقسيط بمرور الوقت. يعمل هذا بشكل جيد معظم الوقت ، وعدد قليل من الشركات لديها مشاكل مع عدد كبير من العملاء غير دفع. ومع ذلك ، عندما تنشأ مشاكل الدفع الخاصة بالعملاء ، يجب على الشركات اتخاذ الخطوات المناسبة لتلقي المدفوعات. تتمثل إحدى الخطوات الأولى في كثير من الأحيان في كتابة رسالة لطلب الدفع.
ضع اسمك أو اسم الشركة وعنوانها ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني ، والتاريخ على الجانب الأيمن العلوي من الصفحة. يمكنك استخدام ترويسة الشركة التي تتمركز في أعلى الصفحة بدلاً من كتابة معلوماتك ، ولكن يجب عليك تضمين التاريخ على الجانب الأيمن.
ضع اسم العميل وعنوانه ورقم حسابه ، إن أمكن ، ستة سطور من أعلى الصفحة ، على الجانب الأيسر.
اعطي المبلغ الذي يدين به العميل في الفقرة الأولى. ابدأ الخطاب مع عبارة مثل ، "هذه الرسالة هي لطلب الدفع بمبلغ (فارغ)." أخبر العميل بالموعد الذي كان من المفترض أن يرسل فيه دفعة.
أخبر العميل بالتاريخ الذي يجب أن ترسل إليه الدفعة. حدد إذا كنت ترغب في قبول دفعة أصغر أو وضع خطة سداد.
أخبر العميل عن عواقب استمرار عدم الدفع في الفقرة الثانية. ويشمل ذلك الرسوم أو زيادات أسعار الفائدة أو دعاوى قضائية أو إرسال الحسابات إلى وكالات التحصيل.
أشكر العميل على عمله وعلى اهتمامه في الوقت المناسب بهذه المسألة في الفقرة الأخيرة. أدعوه للاتصال بك لطرح الأسئلة. اكتب اسمك بالكامل وعنوان وظيفتك في أسفل الصفحة. ضع توقيعك فوق اسمك المكتوب.
