غالباً ما تكون التوجيهات الكتابية للموظفين أكثر فائدة من التعليمات الشفهية. رسالة تحتوي على تفاصيل سياسة أو إجراء جديد يعطي الموظفين وثيقة للرجوع إليها في المستقبل. بالإضافة إلى مساعدتهم على تذكر كيفية اتباع إجراء جديد ، تفي رسالة توجيهية بالشرط القانوني المتمثل في تقديم إشعار رسمي بسياسة جديدة يفرضها القانون. على سبيل المثال ، في بداية 2011 ، بدأت العديد من المدن في فرض حظر التدخين الذي يؤثر على الأعمال التجارية في المنطقة. تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية إبلاغ العمال بكيفية الالتزام بسياسة التدخين الجديدة.
ضع ورقة الشركة في الطابعة. هذا التوجيه هو إخطار رسمي ، وسيعزز الخطاب الطبيعة الرسمية للمعلومات.
اكتب التاريخ الكامل. يجب عليك دائمًا تضمين التاريخ في أمر التوجيه لأنه يحدد وقت الإخطار. تخطي خط.
اكتب اسم المستلم وعنوانه إذا كان التوجيه هو فقط لشخص واحد. إذا كانت رسالة شاملة لجميع الموظفين ، قم بحذف الاسم والعنوان.
اكتب "أيها الموظفون الكرام" متبوعًا بنقطتين إذا كانت الرسالة موجهة لجميع الموظفين. اكتب اسمًا محددًا إذا كان ذاهباً إلى شخص واحد.
ابدأ الخطاب مع بيان مباشر على ما هي التعليمات حول. قدم التفاصيل ذات الصلة حول السياسة أو الإجراء ، مثل متى ستدخل حيز التنفيذ ومن يتأثر بالسياسة.
أدرج الخطوات لإكمال المهمة أو للامتثال للسياسة الجديدة. استخدم لغة واضحة وسهلة القراءة يمكن للموظفين اتباعها.
اشرح كيف ستفيد هذه السياسة الجديدة المتلقي (المستفيدين) وتقدم الشكر لتعاونهم. اشرح ماذا سيحدث إذا اختار الموظف عدم الامتثال للتوجيه.
إعطاء أي مواعيد نهائية مناسبة أو معلومات الاتصال في الفقرة النهائية. وصف طريقة تقييم امتثال الموظفين ، إن وجدت. عرض للإجابة على أي أسئلة قد يكون لدى المتلقين.
أغلق الرسالة بكتابة إغلاق محترم وكتابة اسمك الكامل وعنوانك. سجل فوق اسمك المكتوب.
اطلب من مشرف آخر قراءة الرسالة للتأكد من أنك لم تفوت أي معلومات.
أرسل الرسالة (الحروف). إذا كان التوجيه ناتجًا عن تغيير في القانون ، ففكر في طلب تأكيد التوقيع من المتلقي (المستلمين) لإثبات استلام التوجيه.
