عندما تحدد الشركات الحاجة إلى الحصول على المواد أو التعاقد على الإصلاحات ، سيطلب وكيل الشراء أو المالك عرضًا - أو تقديرًا للتكاليف من اللوازم و / أو نطاقًا محددًا من العمل. من المعتاد أن يطلب المالك أو الوكيل عرضًا من عدة شركات منافسة لتحديد موقع أفضل بائع. عندما يتم اختيار المقاول الفائز ، فمن المجاملة المهنية إخطار مقدمي العطاءات غير ناجحة من نواياك. ضع في اعتبارك أنك قد ترغب في تقديم عروض أسعار للموردين في مشاريعك المستقبلية.
خلفية
أول عملية في الحصول على الاقتباس ، والمعروفة مهنيا كطلب للاقتباس (RFQ) ، هو تحديد نطاق العمل. بصفتك وكيل المشتريات الذي يقوم بمراجعة ورفض عروض التسعير المقدمة ، يجب أن تكون على دراية بالوظيفة التي يجب القيام بها بالضبط والنتائج المتوقعة ، بحيث يمكن ترحيل المعلومات إلى الشركة المقدمة.
سيحتاج المالك أو المشتري أيضًا إلى التفكير في فكرة حول تكلفة المشروع. إذا كنت تبحث وتقدر أن إصلاح السقف في أحد سجون المقاطعة يجب أن يكلف أقل من 350،000 دولار ، وتعود كل العطاءات إلى أكثر من 500،000 دولار - يجب عليك مراجعة التفاصيل. يمكن أن يكون لديك ميزانية غير واقعية ، أو يمكن أن تكون مبالغ فيها شركات المناقصة فقط.
رسالة الرفض
إذا كانت عروض التسعير مرتفعة للغاية ، عليك إيقافها. تذكر أنك قد ترغب في التعامل مع هذه الشركات في المستقبل ، فأنت لا ترغب في تركها تتساءل. فمن المهنية ومهذب لإرسال رسالة رفض النموذج القياسية.
طلب إعادة العرض
قد يكون هناك أوقات عندما يتم تقديم اقتراح خارج عن العلامة. ربما أساء ممثل المبيعات أو المقاول فهم نطاق العمل ، أو ربما قررت إلغاء جزء من العمل. أرسل خطابًا مناسبًا يطلب إعادة عرض. في المستند الخاص بك ، تقدم اقتراحات أو توضيح أو تعديلات على مقدم العرض.
رفض الكل
في بعض الأحيان ، من الممكن أن تكون جميع العروض مرتفعة للغاية. عند حدوث ذلك ، يجب أن ترسل خطابًا إلى جميع مقدمي العروض الذين يبلغونهم بأن جميع عروض الأسعار قد تم رفضها وننصحهم بتاريخ قبول الطلبات الجديدة.
القضاء بسبب المواصفات
يجب أن تلتزم بعض الشركات ، لا سيما المنظمات غير الربحية ، بعملية اقتراح مفصلة للغاية. فعلى سبيل المثال ، تطلب جامعة تينيسي من مقدمي العطاءات تقديم مقترحاتهم في مظروف محدد باسم المدين وعنوانه وطلب عرض الأسعار ومعلومات الترخيص الخاصة بالمقاول. عندما يتم استلام عروض الأسعار التي تفتقر إلى المعلومات ذات الصلة على النحو المبين ، ببساطة إعادة إرسال مع رسالة قصيرة نموذج يشرح عملية التقديم لم يتبع بشكل صحيح.
