سواء كان الاجتماع مع الزملاء أو المنافسين ، فأنت دائمًا ما تنصح بتلخيص ما تمت مناقشته وخصوصًا ما تقرر ، والقيام بذلك كتابةً ، في أقرب وقت ممكن بعد ذلك. يمكنك الجمع بين الأجزاء ذات الصلة من مكتبة مستندات الأعمال ، مثل تلك الموجودة على "شركة". موقع المجلة.
العناصر التي ستحتاجها
-
ملاحظات أو سجلات أخرى من الاجتماع
-
المستندات المشار إليها أو الموزعة في الاجتماع
ابدأ بمذكرة ودية ولكن واضحة عن تاريخ ووقت ومكان الاجتماع ، الذي حضر بأي صفة وبيان موجز لغرض الاجتماع. على سبيل المثال ، "عزيزي مايك: شكرًا مرة أخرى على إنفاقك صباح أمس معي وستيف من قسم الفن لدينا ، لمناقشة خطط إعادة تصميم العبوة".
قم بمراجعة المستندات والمواد التي تم تقديمها في الاجتماع وأي بنود هامة للنقاش حولها: "أنا مسرور لأنك كنت تحب أفكار ستيف بقدر ما فعلت. لقد اتفقنا على أن الكرتون السداسي يعطي منتجك تغييراً ملحوظاً لجذب الانتباه إلى الميزات التي تضيفها في العام المقبل ، ولكن بناءها على وضع أفقي على الرف سيكون أكثر استقرارًا ويتيح لنا جعل كلا الطرفين محدبًا قليلاً ، بدلاً من مسطح واحد والآخر نقطة ممتدة بدون اتصال حقيقي المنتج."
تقديم تقارير عن جميع بنود الإجراءات المتفق عليها في الاجتماع: "لقد التزم ستيف بتقديم مواصفات التصميم الجديدة لوحدة التصنيع الخاصة بنا اليوم ، ويجب أن يكونوا قادرين على إعطائي أرقام تكلفة جديدة للورق الأفقي بحلول نهاية الأسبوع. وسأصاب بخيبة أمل إذا لم تكن هذه الأرقام أقل بنسبة 20 في المائة من التقديرات التي تلقيناها أمس للكرتون المستقيم العالي الشدة ، حيث أن التصنيع سيكون متناظما وأقل تعقيدا ، لكننا سنحتاج إلى قرارًا منك بشأن ما إذا كان ستتم طباعة مشبك الحزام أو نقشه ، وما إذا كنت تريد حبرًا معدنيًا عليه ، قبل أن نتمكن من تثبيت التكاليف ".
وضع حدود زمنية للخطوات التالية من قبل جميع الأطراف: "لقد قمت بتدوين أنك تعتقد أنه بإمكانك اتخاذ هذه القرارات اليوم أو غدًا. وهذا سيسمح لنا بالرجوع إليك عن طريق إغلاق العمل يوم الاثنين مع أرقام التكلفة التي تكون كافية بما يمكننا من البدء لإضفاء طابع رسمي على العقد ".
أغلق الرسالة بطريقة ودية على النحو الملائم لطبيعة الاجتماع ، وأعد صياغة الخطط لأي اجتماعات أخرى قمت بجدولتها: "إنه من دواعي سروري أن ألتقي بكم دائمًا. تناول الغداء يوم الثلاثاء في مكتبك على التقويم الخاص بي ، عندما أحضر النماذج التي يعمل عليها ستيف ، الرجاء إخباري بما إذا كان يان سوف يتمكن بالفعل من الانضمام إلينا."
نصائح
-
البريد الإلكتروني جيد كطريقة لإرسال المتابعة في الوقت المناسب ، ولكن من الأفضل دائمًا إرسال نسخة مطبوعة أيضًا ، خاصة عندما يتضمن الاجتماع العديد من الشركات والمسائل التي سيتم إضفاء الطابع الرسمي عليها فيما بعد في العقود وأوامر الشراء. إرسال نسخ من خطاب الملخص إلى كل من حضر الاجتماع أو مذكور في الرسالة حسب الاسم أو الوظيفة أو القسم.
