تستخدم الشركات قدرًا كبيرًا من الوثائق من أجل الحفاظ على سير الشركات بسلاسة. يؤدي القيام بذلك بشكل عام إلى زيادة الإيرادات. اثنين من أهم الوثائق التي تستخدمها الشركات هي أوامر المبيعات والفواتير. على الرغم من وجود بعض أوجه التشابه بين المستندات (على سبيل المثال ، يمكن لكل منهما سرد عناوين الشركة والمشتري) ، فهناك اختلافات كبيرة أيضًا.
عمل
تشير أوامر المبيعات إلى أن الشركة التي توفر السلع أو الخدمات تحتاج إلى اتخاذ إجراء (أي لإكمال الطلب). وعادةً ما ينطوي ذلك على العثور على المنتج أو تغليفه أو ما إلى ذلك ، أو إعداد اجتماع بحيث يمكن عرض الخدمات. تشير الفواتير إلى أن المشتري للسلع أو الخدمات يحتاج إلى اتخاذ إجراء. يعني هذا عادةً أن المشتري يحتاج إلى تعويض الشركة مالياً عن المنتجات أو الخدمات ، والتي يمكن القيام بها عن طريق إرسال شيك أو حوالة مالية للشركة ، أو تحويل الأموال من حساب مصرفي ، أو الذهاب إلى موقع الشركة الإلكتروني واستخدام نموذج عبر الإنترنت للدفع ببطاقة ائتمان.
اثار
يتم تشغيل أوامر المبيعات بواسطة أمر الشراء الخاص بالمستهلك. ويرجع ذلك إلى أن الشركة لا تستطيع سرد العناصر أو الخدمات التي يريدها شخص ما إلى أن يتيح هذا الشخص للشركة معرفة المطلوب. يتم تشغيل الفواتير عن طريق إتمام البيع أو الخدمة. وذلك لأن الشركة لا تستطيع شحن أي شخص مقابل المنتجات التي لم يتم تسليمها أبدًا أو مقابل خدمة لم يتم تقديمها مطلقًا.
قائمة
تسرد أوامر المبيعات المنتجات أو الخدمات التي يريدها المستهلك. يمكن أن يكون هذا عنصر / خدمة واحدة أو يمكن أن يكون قائمة واسعة من المنتجات / الخدمات المتعددة. وغالبًا ما يتم سردها مع رقم عنصر / خدمة ووصف قصير. تسرد الفواتير مبلغ المال المستحق لتلك المنتجات أو الخدمات. قد تكرر الفاتورة قائمة المنتجات والخدمات لتظهر بوضوح كيف تم الحصول على إجمالي المبلغ المستحق ، ولكن الهدف الرئيسي هو الإشارة إلى أن المال مستحق.
تاريخ
تشير طلبات المبيعات إلى تاريخ معالجة طلب المستهلك لمنتج أو خدمات. هذا يعني أن التاريخ المذكور يشير إلى وقت في الماضي. تشير الفواتير إلى تاريخ استحقاق المال لهذه المنتجات أو الخدمات. هذا يعني أن التاريخ المذكور يشير إلى وقت في المستقبل.
استعمال
يتم استخدام أوامر المبيعات للموافقة على طلبية وتتبعها ومعالجتها. على سبيل المثال ، عندما يتم استلام أمر المبيعات من قِبل المشتري ، إذا كانت هناك أية أخطاء مثل العناصر / الخدمات المفقودة ، أو العناصر / الخدمات غير الصحيحة ، وما إلى ذلك ، فيمكن للمشتري الاتصال بالشركة لمراجعة الطلب وتصحيحه. يتم استخدام الفواتير للإبلاغ عن اكتمال الطلب. بحلول هذا الوقت ، تم تسليم أو تسليم السلع / الخدمات ، بحيث لا يستطيع الفرد إجراء تغييرات.
