تعد الفاكسات وثائق أساسية في العديد من الصناعات لأنها توفر فاكسًا قانونيًا للتوقيع. على سبيل المثال ، فهي بمثابة وثائق قانونية في صناعة الاستيراد والتصدير ، حيث غالباً ما تقع الأطراف على بعد آلاف الأميال. سلبية عن الفاكسات هي أنها يمكن أن تضيع بسهولة أو إرسالها إلى المكان الخطأ ما لم يقدموا تعليمات محددة للمستلمين. هذا هو المكان الذي تأتي فيه ورقة غلاف الفاكس. يمكن أن تتراوح أوراق غلاف الفاكس من التعليمات المكتوبة بخط اليد على ورقة فارغة إلى نماذج مصممة بشكل احترافي مكتملة بشعار الشركة ومساحات مفصلة للأسماء وأرقام الهواتف وخانات الاختيار للحصول على التفاصيل الأساسية ومكان لكتابة التعليمات. إن إنشاء ورقة غلاف الفاكس الخاصة بك مجانًا عملية بسيطة.
مصادر خالية من أوراق غلاف الفاكس
تحقق من برنامج معالجة الكلمات لديك لمعرفة ما إذا كان يحتوي على قوالب مجانية لأوراق غلاف الفاكس ، والتي يمكن العثور عليها من خلال البحث في الكمبيوتر عن القوالب. على سبيل المثال ، يوفر Microsoft Word قوالب (انظر الموارد). يمكن حفظ قوالب Microsoft ، عند فتحها ، إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك إذا كنت تستخدم Microsoft Word.
قم بإنشاء ورقة غلاف الفاكس الخاصة بك باستخدام برنامج معالجة الكلمات الخاص بك واتبع التنسيق الأساسي.
قم بكتابة ورقة غلاف الفاكس الخاصة بك يدويًا إذا لم يكن لديك كمبيوتر في متناول يدك. هذا ينجز المهمة ، لكن ليس لديه جاذبية مهنية لغطاء الغلاف المصمم رقميًا.
تنسيق ورقة غلاف الفاكس
ضع الكلمة "فاكس" أو "Fax Cover Cover Sheet" بأحرف كبيرة أعلى الورقة. هذا يعرّفها على أنها ورقة الغلاف ، منفصلة عن الوثيقة التي ترسلها.
قم بضبط اليسار على العناوين التالية بالترتيب التالي ، مع تخطي خط ما بين: "التاريخ:" ، "من:" ، "هاتف المرسل:" و "رقم الفاكس المرتد:" يحدد مصدر الفاكس بحيث يمكن بسهولة رؤيته إذا كان المستلم ينتظرها. كما أنها تحتوي على معلومات الاتصال اللازمة للمرسل.
تخطي خطين أو ثلاثة خطوط ومتابعة مع هذه العناوين: "إلى:" ، "رقم الفاكس:" و "رقم الهاتف": تحديد المستلم يضمن الفاكس يجعلها إلى الوجهة الصحيحة. إن وضع رقم الفاكس الخاص بالمستلم يجعل من السهل إدخال الرقم الصحيح في جهاز الفاكس دون حمل الملاحظات. ويتيح الحصول على رقم هاتف جهة الاتصال الخاصة بالمستلم إجراء مكالمة سريعة لتأكيد استلام الفاكس أو تلفه أثناء الإرسال.
تخطي بضعة أسطر وإضافة عنوان يقول "عدد الصفحات بما في ذلك الغلاف:" تفيد الإشارة إلى أن عدد الصفحات يتضمن ورقة الغلاف يلغي التشويش.
تخطي سطرين أو ثلاثة أسطر وإدراج العنوان "الموضوع:" هذا هو المكان الذي يمكن للمرسل أن يشرح المستند المرفق باختصار.
ضع العنوان "ملاحظات:" ضمن "الموضوع" بحيث يمكن للمرسل كتابة تعليمات مثل "تسليم على الفور إلى السيدة جونز" أو "اتصل بي عندما تحصل على هذا" أو "الرجاء التحقق من ذلك ، قم بالتوقيع وإرساله بالفاكس".
نصائح
-
الوضوح هو أهم نوعية لورقة غلاف الفاكس. عريض العناوين إذا كنت تقوم بإنشاء ورقة في برنامج معالجة النصوص. إذا كنت تقوم بكتابة الورقة يدويًا ، فقم بالطباعة بوضوح وتأكيد العناوين.
