معالجة كشوف المرتبات هي مهمة متعددة الأبعاد يجب على صاحب العمل أن يؤديها. يجب أن يلتزم صاحب العمل بمعايير الأجور وساعات العمل في وزارة العمل الأمريكية وأنظمة ضريبة الرواتب في دائرة الإيرادات الداخلية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تستوفي متطلبات رواتب الدولة الخاصة بها. وجود قائمة مراجعة لمعالجة الرواتب يساعد على ضمان الامتثال.
معالجة الأجور
يجب أن تتضمن قائمة المراجعة مهام معالجة الأجور لكل فترة دفع. وهذا يشمل جميع الخطوات اللازمة لمعالجة الأجور من البداية إلى النهاية. إذا كانت هناك فترات دفع متعددة ، مثل كل أسبوعين ونصف شهري ، قم بإعداد قوائم منفصلة لكل دورة دفع لتجنب الارتباك. على سبيل المثال ، إذا تم دفع أجور العاملين كل ساعة كل أسبوعين ويتم دفع جميع الموظفين بأجر نصف شهري ، ستكون هناك حاجة إلى قوائم مراجعة منفصلة حيث تتم معالجة كل من مجموعات الدفع بشكل مختلف.
يمكن أن تتضمن القائمة المرجعية لمعالجة الأجور خطوات لتأكيد تقديم بطاقات الوقت ، وحساب بطاقة الوقت وإدخال ساعات الرواتب في النظام. وينبغي أن تتضمن خطوة لضمان حصول العمال الذين يتقاضون رواتب على مرتباتهم العادية لفترة الدفع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتضمن التغييرات إجراء تغييرات على بيانات كشوف مرتبات الموظفين ، مثل التغييرات في العنوان والخصومات وتسويات الأجور ، مثل زيادة الأجور وإلغاء الشيكات والتجهيز الجديد للتأجير وإنهاء الخدمة. كما يمكن أن تشمل معالجة الأجر الإضافي ، مثل العمل الإضافي ، والمكافأة ، والمكافآت والعمولات.
معالجة الاستقطاعات
تشمل خصومات المرتبات الاستقطاعات القانونية / اللاإرادية. هذا الأخير يعني أن الخصم ملزم قانونًا. تتضمن الخصومات القانونية ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة الضمان الاجتماعي وضريبة الرعاية الطبية ، وفي معظم الحالات ، ضريبة دخل الولاية. صاحب العمل هو المسؤول عن حجب هذه الضرائب من شيكات الموظفين. علاوة على ذلك ، فهي مسؤولة عن حصتها من ضرائب الرواتب. يجب أن تتضمن القائمة المرجعية الاستقطاعات القانونية المطلوبة. وتشمل الاستقطاعات القانونية أيضا زيادات الأجور وأوامر حجب دعم الطفل. أدرجها في قائمة المراجعة ، إن وجدت.
الخصومات الطوعية هي تلك التي تقدمها الشركة ، مثل استحقاقات التقاعد والصحة ، والتأمين على الحياة والعجز ، والمساهمات الخيرية ، ورسوم مواقف السيارات ، ورسوم الاتحاد وسداد القروض. ليس من الضروري أن تدرج قائمة المراجعة كل نوع من الخصومات الاختيارية ، ولكن ينبغي أن تشمل التحقق من الخصومات الطوعية. بمجرد أن يصبح ممثل الرواتب على دراية بمرتبات الرواتب ، فمن السهل معرفة الخصومات التي تؤثر على الموظفين.
دفع الأجر
يجب أن تحتوي قائمة التحقق على خطوات لطباعة شيكات الأجور ودفع الرسوم ، وإنشاء ملف الإيداع المباشر. قم بتضمين خطوة لطباعة تقرير ما قبل المعالجة ، والذي يسمح لممثل كشف الرواتب بالتحقق مرة أخرى - وإذا لزم الأمر ، قم بتعديل جدول الرواتب قبل طباعة شيكات الرواتب وقبل إنشاء ملف الإيداع المباشر. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان يجب تحويل شيكات الراتب إلى فرد محدد بعد معالجة كشوف المرتبات ، فقم بتوضيح ذلك في قائمة المراجعة.
المعالجة البعدية
بمجرد معالجة كشوف المرتبات ، يجب تقديم البيانات ذات الصلة لضمان الالتزام بسجلات. يجب أن تشير قائمة التحقق إلى تقارير الرواتب المختلفة التي يجب تقديمها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتضمن التقارير اللازمة للإدارات ذات الصلة ، مثل المحاسبة أو المالية والموارد البشرية. إذا كان هناك حاجة إلى مزيد من التفاعل مع هذه الإدارات أو غيرها ، قم بتضمينها في قائمة المراجعة. على سبيل المثال ، إذا كانت شركة ضرائب خارجية تتولى شؤون ضرائب الرواتب في الشركة ، فيجب أن تتضمن قائمة التحقق كيفية إرسال ملفات ضريبة الرواتب إلى شركة الضرائب.
