الطريقة التي تقوم من خلالها بإخبار العميل أنك لن تخدمه بعد الآن يمكن أن تؤدي إلى كسر سمعة أعمالك أو كسرها. يمكن للعملاء بسهولة التعبير عن آرائهم عنك وعن شركتك على شبكة الإنترنت ، لذلك حتى لو كان فظًا أو مطالبًا باستمرار ، يجب أن تنقل رسالتك دون أن تكون غير محترمة. كتابة رسالة إلى الزبون هي أفضل طريقة لكسر الخبر لأنه يمنحك الوقت للتفكير في ما يقوله ويحفظ العميل من مشهد عام محرج.
قم بتوجيه الرسالة إلى العميل واكتب أنه اعتبارًا من تاريخ اليوم لن تتمكن شركتك من خدمته. استخدم لغة بسيطة وواضحة وثابتة حتى يفهم العميل أن هذا القرار نهائي وغير مفتوح للتفاوض أو الجدال أو المرافعة.
تحدث عن سبب اتخاذك هذا القرار من خلال التركيز على الإيجابيات في الموقف بدلاً من السلبيات. استخدم سببًا عامًا بدلاً من الخوض في التفاصيل. على سبيل المثال ، إذا كنت تسمح للعميل بالذهاب لأنه يتعامل بشكل لفظي مع موظفيك ، فلا تكتب أنه فظ. بدلاً من ذلك ، لنفترض أن شركتك غير قادرة على تلبية احتياجاته وأنه سيتم خدمته بشكل أفضل بواسطة شركة أخرى. في واقع الأمر ، فإن "احتياجات" الزبون تنطوي على موقفه المتواصل ، ولكنك تجعله يفكر في أنك قد اتخذت هذا القرار بمصلحته الفضلى.
كبديل ، استخدم سببًا تجاريًا أكثر تحديدًا. على سبيل المثال ، يمكنك إخبار العميل بأن قاعدة العملاء الخاصة بك تنمو بسرعة بحيث أنك لم تعد قادرًا على تقديم خدمة عالية الجودة لجميع عملائك ، ونتيجة لذلك ، يجب عليك السماح لبعضهم بالرحيل. إذا كنت بحاجة إلى التخلي عن عميل متطلب يستهلك الكثير من وقتك ، لنفترض أنك لا تستطيع تلبية احتياجات وقته لتلبية توقعاته.
تقديم بعض التوجيه أو على الأقل أطيب التمنيات. يمكنك ، على سبيل المثال ، إعطاء العميل إحالة إلى نشاط تجاري محلي آخر يوفر خدمة مماثلة لعملك. يعمل هذا بشكل جيد إذا كنت تقطع العملاء لأن شركتك الصغيرة لا تستطيع مواكبة الطلب. سيصبح العملاء أكثر تفهماً إذا ظهرت على استعداد لمساعدتهم في العثور على بديل. إذا كنت تريد ترك زبون بسبب موقفه الضعيف ، لا تحيله إلى المنافسين حيث لا يجب عليهم التعامل معه. في مثل هذه الحالات ، أغلق رسالتك ببساطة بقول شيء مثل "أتمنى لك الأفضل."
