نحن نستخدم خطابات الأعمال كل يوم تقريبًا في معاملاتنا.ومع ذلك ، هل سبق لك أن أخذت لحظة للتفكير في تعريف خطاب الأعمال؟ يحتوي هذا الشكل من الاتصالات في كل مكان على الكثير من الميزات التي نستخدمها كل يوم ، لكننا لا نفكر في كثير من الأحيان في اتفاقياتهم الخاصة.
نصائح
-
خطابات الأعمال رسمية وتستخدم في المراسلات التجارية.
رسالة تعريف العمل
إن خطاب العمل هو أحد أنواع الرسائل العديدة الموجودة هناك. إنه ببساطة نوع خاص من الرسائل الرسمية التي يستخدمها المرسلون والمستلمون للتواصل مع بعضهم البعض حول المعاملات التجارية التي قد لا يتمكنون من تنفيذها شفهيا بطريقة فعالة. يمكن استخدام خطابات الأعمال للتواصل بين الشركات وبين الشركات والعملاء وبين العملاء والشركات. هناك بعض العناصر الهامة التي تشكل تنسيق حرف العمل المشترك. عندما يتم تحديدها في رسالة ، هذه هي المؤهلة بفعالية كحرف عمل.
تاريخ وعنوان المرسل
كل حرف عمل لديه جودة فريدة من نوعها أن السطر الأول من الرسالة هو التاريخ. يشير هذا إلى تاريخ كتابة الرسالة أو عند اكتمال الرسالة. من الواضح أنه لا يجب أن يكون التاريخ الذي يتسلم فيه المتلقي الرسالة. أسفل تاريخ الرسالة مباشرةً ، يجب تضمين عنوان المرسل. يجب عدم تضمين اسم المرسل في هذا الجزء. سيكون هناك مكان لذلك لاحقا. في بعض الأحيان ، عندما تقوم بطباعة الرسالة على ترويسة رسمية لعملك ، فسوف يتم بالفعل إدراج عنوانك في ترويسة. في هذه الحالة ، يجب عدم تضمين عنوان المرسل ضمن التاريخ. من شأنه أن يكون زائدة عن الحاجة.
عنوان المتلقي
التالي يأتي عنوان المستلم. إذا كنت تعرف اسم المستلم ، يجب عليك تضمين اسم هذا الشخص في عنوانه. يجب أيضًا تضمين العنوان المناسب لذلك الشخص ، مثل السيدة والسيدة والسيد والدكتور وما إلى ذلك. أثناء كتابة عنوان المستلم ، يجب عليك تضمين بلدهم. هذا مهم بشكل خاص لرسائل الأعمال الدولية. لا تنس أن تستثمر اسم البلد بالكامل وليس الحرف الأول فقط. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فيمكنك الرجوع إلى الشخص من خلال منصبه داخل الشركة التي يعمل فيها ، مثل "المدير العام" ، "المدير" وما إلى ذلك. دائمًا ما يكون الرهان أكثر أمانًا من وضع افتراضات حول اسمه أو لقبه عندما لا تعرفه جيدًا.
تحية من الرسالة
بعد أن يأتي عنوان المستلم بتحية الخطاب. بالطبع ، يجب عليك الحفاظ على سلامتك بما يتفق مع الاسم الذي استخدمته للمستلم في عنوان المستلم. يمكن أن يكون هناك بعض التعارض حول نوع التحية التي تستخدمها عندما تعرف اسم الشخص. هل تشير إلى الشخص على أنه "سيدي" أو "سيدتي" ، أم هل تشير إلى الشخص بالاسم؟ من الأفضل أن تعالج الحالة كيف ستتعامل معها في الحياة الحقيقية. من غير المحتمل أن تكون على أساس الاسم الأول مع أي شخص لا تعرفه شخصيا. لذلك ، إذا كنت تعرف المستلم شخصيًا وكنت تشير إليه عادة باسمها الأول ، فلا بأس من استخدام اسمها الأول. خلاف ذلك ، من الأفضل الإشارة إليها على أنها "سيدتي". أيضًا ، إذا كنت لا تعرف جنس الشخص ، يجب عليك استخدام "لمن يهمه الأمر" كتحية.
الهيئة وإغلاق الرسالة
يجب كتابة الهيئة بطريقة رسمية. يجب أن تكون الأسطر الخاصة بك مفردة متباعدة ما عدا عند إدراج مسافة مزدوجة بين الفقرات. يجب أن تكون الفقرة الأخيرة ملخصًا موجزًا لما ورد في الرسالة.
لإغلاق الرسالة ، يجب أن تستخدم عبارات مثل "أطيب التحيات" أو "شكرا" بفاصلة بعد. يجب أن يكون هناك أربعة أسطر بعد الإغلاق ، وبعدها ستكتب اسم المرسل. تلك المساحة هي المكان الذي تضع فيه توقيعك بمجرد طباعة الرسالة.
