تعد إدارة المعلومات عنصرا هاما للغاية في الأعمال الموجهة نحو المعرفة في القرن الحادي والعشرين. تسمح إدارة المعلومات للمؤسسات بأن تكون أكثر كفاءة من خلال مشاركة المعلومات في جميع أنحاء الشركة. هذا يدفع المنظمة إلى العمل كفريق ، حيث يمكن لكل عضو الوصول إلى قاعدة المعرفة الخاصة بالآخرين. ومع ذلك ، نادرًا ما تكون إدارة المعلومات خالية من المشاكل. وتشمل التحديات النموذجية جمع المعلومات وإتاحتها وضمان استخدامها.
جمع المعلومات
بدون جمع المعلومات ، من المستحيل مشاركتها. يمكن جمع المعلومات بطرق مختلفة. في شركات البيع بالتجزئة ، يتم إرسال أرقام المبيعات من المتاجر الفردية إلى المقر الرئيسي للشركة ، والذي يمكنه مشاركة هذه المعلومات مع جميع الفروع. وهذا يمكن أن يساعد منافذ البيع بالتجزئة الفردية على فهم الاتجاهات في الطلب على السلع الاستهلاكية. في صناعة الخدمات المهنية ، من الشائع أن يقوم الموظفون بملء استبيانات حول العمل الذي يقومون به واحتياجات عملائهم. ما هو مهم هو التأكد من أن البيانات التي يتم جمعها هي ذات الصلة ودقيقة على حد سواء.
جعل المعلومات المتاحة
يعد إتاحة المعلومات تحديًا غالبًا ما يسبب صعوبات للمنظمات. شيء واحد لجمع المعلومات ولكن شيء آخر لجعلها متاحة على نطاق واسع. أسلوب واحد هو عن طريق زيادة التواصل الشخصي من خلال استخدام الفرق بين الإدارات. هذا يشجع الناس على مشاركة معرفتهم الشخصية مع الآخرين. طريقة أخرى لتبادل المعلومات هي من خلال التكنولوجيا. يمكن لقواعد البيانات توفير المعلومات للأشخاص عبر المؤسسة. وهذا يجعل من الممكن لشركة دولية الوصول إلى تفاصيل حول الأسواق حول العالم. ومع ذلك ، فإن قواعد البيانات تنطوي على استثمار مالي كبير من أجل النجاح.
ضمان أن يتم استخدام المعلومات
إذا تم جمع المعلومات وإتاحتها بنجاح ، فإن التحدي الوحيد المتبقي هو التأكد من الوصول إليها واستخدامها. من أجل ضمان الوصول إلى المعلومات ، من الأفضل تطوير تقنيات لتبادل المعلومات تكون بسيطة وسهلة الاستخدام. يجب أن تكون قاعدة البيانات ، على سبيل المثال ، سهلة الاستخدام. من أجل ضمان استخدام المعلومات بالفعل ، من المهم إظهار الموظفين أن هناك فوائد ملموسة لاستخدام المعلومات المتاحة.
