أدلة الإجراءات هي وثيقة مهمة للشركات من أي حجم.دليل الإجراءات هو "كيفية" توجيه توفير التوحيد والاتساق في التعامل مع المهام اليومية لتشغيل الأعمال. يعتمد المحتوى على نوع دليل الإجراءات الذي يتم تصميمه. العمليات موحدة ، والقرارات أسهل ، وتوفر مراقبة الجودة والمساءلة.
تطوير دليل الإجراءات
حدد الغرض من دليل الإجراءات الخاص بك. النظر في القضايا والأهداف لتضمينها في دليلك. اجمع المعلومات المطلوبة لكتابة دليل الإجراءات الخاص بك ، بما في ذلك المسائل القانونية والسلامة وغيرها المتعلقة بصناعتك.
اكتب مسودة الدليل اليدوي تبدأ بمخطط تفصيلي. يمكن أن تتضمن الموضوعات "الغرض" ، "المراجع" ، "الشروط" ، "السياسات" ، مع جدول المحتويات وصفحة الغلاف. استخدم لغة واضحة وموجزة ، أو توضيح المصطلحات عند الضرورة ، أوجز النتائج المتوقعة لأدلة الإجراءات.
قم بمراجعة دليل الإجراءات مع الأشخاص المؤثرين والآخرين المشاركين في التنفيذ. ضع الدليل على الاستخدام التجريبي من قبل شخص لم يشارك في التطوير. تحديد المناطق الضعيفة والحاجة إلى التحسين والثغرات.
أعد كتابة دليل الإجراءات استنادًا إلى الاستخدام التجريبي والملاحظات التي تم إجراؤها. تدقيق النص النهائي للأخطاء والإغفالات. إرسال للموافقة إذا لزم الأمر. عيّن تاريخ المراجعة لمراجعة وإجراء تحديثات على دليل الإجراءات.
قم بتقديم دليل الإجراءات للطباعة. تنفيذ دليل الإجراءات توزيع النسخ على النحو المطلوب. إجراء مراجعة الجودة على أساس أسبوعي ثم فصلي لإجراء التعديلات على النحو المطلوب.
نصائح
-
اكتب دليل الإجراءات الخاص بك باستخدام لغة غير مبهمة لإنشاء محتوى واضح ، في السياق ومتسق. استخدم الجمل القابلة للتنفيذ ، واصفة العمليات بلغة وشكل سهل الاستخدام. السماح للتدقيق من قبل المستخدم تقديم نموذج الملاحظات والاقتراحات.
