يتم وضع السياسات والإجراءات للمساعدة في توجيه الطريقة التي تعمل بها شركتك داخليًا وخارجيًا. تضمن مراجعة سياساتك وإجراءاتك دوريًا اتباع أفضل الممارسات دائمًا. يساعدك التقييم على تحديث إرشاداتك حسب الضرورة لتعكس التغييرات التي تطرأ على عملك أو على الاقتصاد وللتصدي لمجالات الحاجة أو الاهتمام في الشركة.
تعريف السياسات
تُعد السياسات بمثابة بروتوكولات مكتوبة لشركتك عن كيفية تعاملك مع وظائف العمل المختلفة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك سياسات داخلية لأشياء مثل ارتداء مكان العمل أو الحضور أو كيفية طلب أيام الإجازة. قد يكون لديك أيضًا سياسات خارجية حول مشكلات مثل شراء شكاوى العملاء أو التعامل معها. ووفقاً لمجموعة KCG الاستشارية ، فإن السياسات تهيئ السبيل لكيفية تطوير الإجراءات وتنفيذها وتقييمها ، وينبغي أن تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. عادة ما يتم تحديد السياسات من قبل المالك أو الإدارة العليا أو مجلس استشاري أو مجلس إدارة.
سياسات المراجعة
قم بمراجعة السياسات بانتظام للتأكد من أنها كاملة وشاملة وسهلة الفهم. استخدام ملاحظات العملاء والموظفين في هذه العملية. وفقًا لـ KCG ، يجب أن تكون السياسة مكتوبة ، مع مجموعة من التوجيهات لكل سياسة. هذا يسهل فهم واستعراض وتغيير عند الضرورة. على سبيل المثال ، إذا كان العملاء يشتكون بانتظام من عدم وجود سياسة إرجاع أو رد أموال معيّنة ، أو إذا ادعى الموظفون عدم وجود إجراءات عادلة لكيفية استخدام الأشخاص للأيام الشخصية ، فمن الجدير إضافة المشكلات إلى جدول مراجعة السياسة. عندما تصبح السياسة غير منطقية أو لم تعد قابلة للتطبيق ، يمكنك تحديثها أو إزالتها.
تحديد الإجراءات
الإجراءات هي الخطوات أو العمليات التي تستخدمها أعمالك في أنشطة الأعمال اليومية. على سبيل المثال ، قد يكون لديك إجراء لكيفية التحقق من الزوار ، فتح أو إغلاق العمل لهذا اليوم أو تنظيف أو تشغيل الآلات. يساعد وجود إرشادات إجرائية في ضمان أن أعمالك تعمل بكفاءة وأمان ، ولا سيما في المناطق التي قد تكون فيها الأخطاء الخطرة أو الخطرة. على سبيل المثال ، إذا لم يكن لديك إجراء لتأمين أبواب عملك في الليل ، يمكنك فتح الشركة لسرقة أو تخريب محتمل. وفقًا لـ KCG ، يجب أن تتضمن الإجراءات معلومات تتعلق بمن يفعل ماذا ، متى يفعل ذلك ، بأي ترتيب ولأي سبب.
مراجعة الإجراءات
يجب أن تتضمن الأنشطة التي تتضمن خطوات متعددة ، أو الخطوات التي يجب تطبيقها بترتيب معين ، إرشادات إجرائية. إذا كان هناك عنصر من عناصر عملك يواجه عثرات متكررة ، فيجب تقييم الإجراء الخاص بتلك المنطقة. على سبيل المثال ، إذا كان العملاء يشتكون بانتظام من الشحنات المتأخرة ، فقم بتقييم الإجراءات الخاصة بتلقي الطلبات واستيفاء عمليات تعبئة وتتبع الشحن. سيساعدك ذلك على تحديد المجالات التي يكون فيها التوضيح أو تعريفًا أكبر ضروريًا. مراجعة الإجراءات عن طريق مطالبة الموظفين غير المعتادين على عملية قراءة إرشاداتك الحالية وتحديد المناطق التي لا معنى لها أو يصعب فهمها.
