الضوابط الداخلية هي السياسات والإجراءات التي تضعها الشركة في مكانها من أجل حماية أصولها ، وضمان صحة بياناتها المحاسبية ، وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في تشغيلها ، وتعزيز جو من الامتثال بين موظفيها. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الضوابط الداخلية: المخبر ، وقائية وتصحيحية.
المخبر الضوابط الداخلية
تم تصميم عناصر التحكم الداخلية المختبئة للعثور على أخطاء بعد حدوثها. وهي تعمل كجزء من نظام الضوابط والتوازنات ولتحديد مدى كفاءة السياسات. وتشمل أمثلة ذلك ، أعداد النقد المفاجئة ، وجرد المخزون ، ومراجعة واعتماد العمل المحاسبي ، والمراجعات الداخلية ، واستعراضات النظراء ، وإنفاذ توصيفات الوظائف والتوقعات. تساعد الضوابط الداخلية المخبرية أيضًا على حماية الأصول. على سبيل المثال ، إذا لم يكن أمين الصندوق يعرف متى سيتم احتساب درج النقد الخاص بها ، فقد تكون أكثر صدقاً.
الضوابط الداخلية الوقائية
يتم وضع ضوابط داخلية وقائية لمنع وقوع الأخطاء والمخالفات. على الرغم من أن الضوابط الاستقصائية تحدث عادة بشكل غير منتظم ، إلا أن الضوابط الوقائية تحدث عادة على أساس منتظم. وهي تتراوح بين قفل المبنى قبل مغادرته لإدخال كلمة المرور قبل إتمام المعاملة. وتشمل الضوابط الوقائية الأخرى اختبار الدقة الكتابية ، والنسخ الاحتياطي لبيانات الكمبيوتر ، واختبار العقاقير للموظفين ، وفحص الموظفين وبرامج التدريب ، وفصل الواجبات ، والإجازات القسرية ، والحصول على الموافقة قبل معالجة المعاملة والسيطرة الفعلية على الأصول (تأمين المال في مكان آمن ، فمثلا).
الضوابط الداخلية التصحيحية
كما يوحي الاسم ، يتم وضع ضوابط داخلية تصحيحية لتصحيح أي أخطاء تم العثور عليها بواسطة عناصر التحكم الداخلية. عند حدوث خطأ ، يجب على الموظفين اتباع أي إجراءات تم وضعها لتصحيح الخطأ ، مثل الإبلاغ عن المشكلة إلى المشرف. برامج التدريب والانضباط التقدمي للأخطاء هي أمثلة أخرى من الضوابط الداخلية التصحيحية.
محددات
من المهم أن تضع في اعتبارك أن الضوابط الداخلية ، رغم فعاليتها ، ليست ضمانًا لتحقيق أهداف الشركة. لا يتم حساب الأخطاء البشرية وأخطاء الكمبيوتر بواسطة الضوابط الداخلية. بالإضافة إلى ذلك ، تفترض الضوابط الداخلية أن الموظفين صادقين وأنهم لن يتخطوا المبادئ التوجيهية أو يغيروا البيانات ليستفيدوا أنفسهم.
