إن السماح للموظفين بالشراء دون اتباع الإرشادات يمكن أن يزيد التكاليف ويقلص هوامش الربح. يبدأ الشراء الحكيم بشراء الكمية الصحيحة وجودة المواد بأفضل سعر ثم إنشاء إجراء يسمح بمراقبة عملية الشراء. يمكن أن يؤدي استخدام ميزانية وإنشاء عملية مراجعة قياسية إلى إظهار اتجاهات السوق للاستفادة من هياكل الأسعار التي قد يتم تجاهلها.
تجهيز
اكتب قائمة توضح جميع المواد والعناصر التي يحتاجها النشاط التجاري للشراء. تجميع العناصر المتشابهة معًا وإعطاء كل مجموعة عنوانًا مناسبًا. على سبيل المثال ، كل البنود مثل الأقلام والوسادات القانونية وورقة النسخ ستخضع كلها تحت عنوان "اللوازم المكتبية". يمكن إدراج القهوة والشاي والأكواب والملاعق البلاستيكية تحت "لوازم المطبخ". قد تدخل عناصر مثل المجلدات ، أقراص DVD و DVD تحت عنوان "تغليف".
حدد جميع الإدارات أو المناطق في الشركة التي ستقوم بشراء اللوازم وتوثيق مجموعات العناصر التي ستشتري منها كل منطقة. على سبيل المثال ، قد يتم شراء قسم التسويق من عناوين "التعبئة" و "اللوازم المكتبية". قد يكون الموظفون الإداريون هم الوحيدون الذين يشترون "لوازم المطبخ" ولكنهم سيشترون أيضًا "مستلزمات المكاتب".
تخطيط ميزانية شراء لكل قسم باستخدام ميزانية الشركة السنوية كنقطة بداية. حدد ميزانية شهرية لكل مشتريات إدارة - وهذا قد ينطوي على مشاركة كل رئيس قسم للحصول على الموافقة النهائية.
جمع معلومات عن الموردين ، مثل اسم الشركة والعنوان وأرقام الهاتف والشخص المسؤول ورقم حساب شركتك. ربط كل عنصر يتم شراؤه إلى بائع أو بائع معين. من الحكمة أن تكون لديك قائمة بائعي لكل عنصر يبلغ ثلاثة عناصر ، بحيث إذا كان البائع المفضل غير متوفر ، فهناك بائعين احتياطيين للذهاب إليه. وجود أكثر من بائع لشراء ما يمنع تأخيرات في الطلب. هذا مهم بشكل خاص في الأعمال التجارية حيث يجب طلب الأجزاء والأشياء الأخرى واستلامها في الوقت المناسب لتلبية المواعيد النهائية.
إنشاء علاقات مع البائعين للتفاوض على تخفيضات الأسعار وإدارة الطلبات الخاصة. يمكن لمندوب مبيعات معين داخل شركة بائع أن يستوعب ويسرع أوامر الطوارئ أو أوقات التصنيع القصيرة.
كتابة الإجراءات
اكتب عملية خطوة بخطوة لكل قسم يجب اتباعها عند إجراء عمليات الشراء. ضع في اعتبارك كيفية طلب الشراء أو التصريح به أو طلبه أو استلامه أو تسليمه أو دفع ثمنه. النظر في إنشاء قبعات شراء لمستويات مختلفة من الموظفين والموظفين. تضمين إجراءات لعمليات الشراء المخصصة وخيارات الدفع والمشتريات التي قد تتطلب استجابة من الإدارات الأخرى. على سبيل المثال ، يتطلب شراء أجهزة الكمبيوتر الجديدة من قِبل الإدارة الإدارية مشاركة قسم تقنية المعلومات والمدخلات اللازمة لشراء عناصر التثبيت ، مثل الكبلات وأجهزة المودم وأجهزة التوجيه.
صياغة عملية خطوة بخطوة لإدارة الأوراق في عملية الشراء. اعتمادا على احتياجات العمل ، قد تكون هناك حاجة إلى عملية الشراء الإلكترونية بدلا من الورقية.
تصميم النماذج المطلوبة لكل شراء أو شراء نماذج اتفاقية قياسية من مورد توريد مكتب. قد تشتمل النماذج على نموذج طلب شراء مع وجود مساحة للتفويض ، ونموذج طلب لإرساله إلى البائع ، ونموذج لاستلام العناصر في مستودع رئيسي وآخر لاستلام التسليم إلى الإدارة الطالبة.
تصميم عملية لإدارة الشكاوى والمساءلة ، ومراجعة علاقات الموردين وهياكل الخصم ، ومراقبة ميزانيات الشراء ومراجعة عملية الشراء وتحسينها. يمكن أن يؤدي التغيير والتبديل في عملية الشراء إلى تحقيق عائدات أفضل إذا تم التعامل معها بطريقة منهجية. يمكن أن تضيف الاستعراضات الفصلية والسنوية إلى الحد الأدنى للشركة.
قم بإنشاء دليل إجراءات الشراء الذي يحدد دليل خطوة بخطوة يتبعه فريق العمل. يجب أن يقدم الدليل خطوات واضحة يجب على كل موظف اتباعها للطلب ، والحصول على تفويض ، وإجراء أمر شراء. كما يجب عليها تحديد الأشخاص الذين سيديرون العملية والمصرح لهم بالموافقة على عملية شراء ، بالإضافة إلى قائمة الموردين المعتمدة وقائمة النماذج التي تعرض الموقع الفعلي للنماذج أو مكان تواجدهم في شبكة الكمبيوتر الخاصة بالشركة.
