مالك شركة يفتح شركة ويوظف موظفين ويبيع منتجات للعملاء ويدفع الفواتير. لكن هل تحقق أي أرباح؟ هل سيكون لدى الحساب المصرفي ما يكفي من المال لدفع جميع الفواتير؟ هل هناك ما يكفي من المواد الخام في المخزون لتلبية الطلب على المنتجات؟ المالك لا يعرف لأنه ليس لديه أي نوع من نظام الإبلاغ الذي يخبره بما يجري في عمله. هذا هو المكان الذي يصبح فيه نظام معلومات الإدارة ضروريًا.
نصائح
-
يوفر نظام إدارة المعلومات البيانات لتحديد المجالات غير الفاعلة ويؤدي إلى إنتاجية وكفاءة أعمال أفضل ، واتخاذ قرارات أفضل ، وتواصل أفضل وبيانات أفضل ومعرفة أفضل لاحتياجات العملاء.
ما هو نظام إدارة المعلومات؟
يقوم محفظو الحسابات بإعداد السجلات الخاصة بالضرائب والمقرضين والمساهمين. ولكن ، هذا النوع من المعلومات ليس مفيدًا بشكل خاص لأغراض الإدارة.
يوفر نظام معلومات الإدارة المعلومات التي يحتاجها المديرون للتعرف على كيفية أداء أعمالهم. تجمع هذه الأنظمة البيانات حول مناطق مختلفة من الشركة ، مثل:
- الموارد البشرية
- المبيعات والتسويق
- مراقبة المخزون
- الأرباح
- نفقات
- الديون
- تدفقات المستندات
- الضرائب
- الأرصدة النقدية
- الذمم المدينة
- حسابات قابلة للدفع
ما نوع البيانات التي يوفرها نظام معلومات الإدارة؟
MIS يتجاوز الإبلاغ القياسي الذي أعده المحاسبون. يحتاج المالكون إلى مزيد من المعلومات المحددة مثل الأمثلة التالية:
- كم عدد المستحقات المستحقة؟
- ما هو إجمالي الربح على الحاجيات الزرقاء للشركة؟
- كم يوم ضاعت بسبب مرض الموظف؟
- كم من المال في حساب الشركة المصرفي؟
- ما هو مقدار الطلبات المنتظرة للشحن؟
- كم كانت المبيعات الأسبوع الماضي أم الشهر الماضي؟
هذا هو نوع المعلومات التي يرغب المديرون في إدارة أعمالهم. انهم بحاجة الى معلومات تحدد أي مشاكل في المجالات التي تتطلب الاهتمام. مجالات المشاكل هي تلك التي انحرف فيها الأداء الفعلي عن المستوى المتوقع وتحتاج إلى إجراءات تصحيحية لاستعادتها في المسار الصحيح.
يتم ترتيب تقارير MIS بحيث يمكن للمديرين تقييم الجوانب المختلفة لأداء الشركة بسهولة. يحدد المديرون المقاييس التي يريدون رؤيتها بانتظام. إنه يشبه النظر إلى الأدوات والمقاييس الموجودة على لوحة القيادة الخاصة بالسيارة ، لكن مقاييس MIS هذه تصطف أمام المكتب.
ما هي فوائد نظام المعلومات الإدارية؟
عدم وجود مديري أوراق MIS فعالين وعمليين يخمنون في الظلام. الموظفين مشغولون خلال أيام العمل دون توجيه أو غرض. يوفر نظام معلومات الإدارة البيانات لتحديد المناطق غير الفاعلة ويؤدي إلى الفوائد التالية:
يساعد على تحقيق مستوى أعلى من الكفاءة: يمتلك المديرون المعلومات اللازمة لتحديد نقاط القوة والضعف للشركة.
يحسن نوعية القرارات: إن توفر المعلومات بشكل أفضل يقلل من عدم اليقين ويتيح للمدراء اتخاذ قرارات أكثر منطقية تعتمد على بيانات موثوقة.
يعزز اتصالات أفضل بين الإدارات في مكان العمل: عندما يشترك المديرون ورؤساء الأقسام والموظفون في نفس المعلومات ، يكون هناك تواصل أفضل بينهم لتحديد مجالات المشكلات وإيجاد حلول مقبولة بشكل متبادل.
يوفر منصة لاستكشاف سيناريوهات مختلفة لمختلف البدائل والبيئات الاقتصادية: تستطيع الإدارة استكشاف البدائل المختلفة لرؤية النتائج المحتملة قبل اتخاذ القرارات والالتزامات.
يحسن إنتاجية الموظفين: الموظفون أكثر إنتاجية لأنهم ليسوا مضطرين لقضاء بعض الوقت في جمع البيانات التي تريدها الإدارة. سوف يجمع نظام المعلومات الإدارية المصمم بشكل جيد جميع البيانات دون أي مزيد من المدخلات من الموظفين.
يعزز الميزة التنافسية للشركة: إن إدارة أعمال أكثر كفاءة عن طريق الحد من نقاط الضعف والمناطق غير الفاعلة والقضاء عليها تزيد من الميزة التنافسية للشركة على منافسيها.
يكشف عن المزيد من البيانات حول العملاء: مع المزيد من البيانات حول احتياجات العملاء ، تكون الإدارة أكثر قدرة على تحسين خدمة العملاء وتصميم حملات تسويقية وترويجية أكثر فاعلية.
يعد نظام إدارة المعلومات أمرًا أساسيًا لأي صاحب عمل صغير جاد في تحسين أداء شركته. وبدون نظام معلومات الإدارة الجيدة ، فإن المديرين يديرون التجربة والخطأ بدلاً من اتخاذ قرارات ذكية تستند إلى تحليل عميق للبيانات.
