وغالبا ما تسمى أفضل الممارسات لمنظمة ما السياسات والإجراءات. السياسة هي الأساس الشامل والشامل للقرار. يشرح الإجراء كيفية القيام بشيء ما. على سبيل المثال ، تتمثل إحدى السياسات في التعامل مع العميل باحترام. الإجراء المقابل هو تحية العميل باستخدام الاسم الأول واسم العائلة. بالنسبة إلى الموظفين الجدد والحاليين ، غالبًا ما تكون السياسات والإجراءات عبر الإنترنت مما يجعل من السهل الاحتفاظ بها محدثة وحديثة.
تحديد الأدوار الوظيفية المسؤولة عن الحفاظ على السياسات والإجراءات. غالباً ما تكون هذه المسؤولية واجب محلل جودة أو محلل أعمال.
راجع السياسة أو الإجراء الحالي للتغييرات. إذا كان هناك حاجة للتغيير ، استخدم لغة مختصرة. قم بتغيير عناوين السياسة / الإجراءات والنقاط الرئيسية وفقًا لذلك. تأكد من أن كل من السياسة والإجراء واقعي.
تنفيذ الإجراء كما هو موضح أو إعطاءها لموظف آخر لتنفيذ الإجراء. في حالة وجود أي خطوات أو افتراضات مفقودة في الإجراء ، قم بإضافة تلك الخطوات ، وقم بتوضيح أي افتراضات وقم بإجراء الإجراء مرة أخرى.
مراجعة السياسات والإجراءات مرة كل شهرين. حدد الإجراءات التي يتم استخدامها بشكل متكرر وليس بشكل متكرر.
تقديم المشورة للمجموعات المتأثرة من تغييرات السياسة / الإجراء.
نصائح
-
استخدم ، حيثما أمكن ، لقطات شاشة لتقديم رسم توضيحي خطوة بخطوة لإظهار كيفية تنفيذ الإجراء. عند تحديث سياسة / إجراء ، قم بتضمين تاريخ المراجعة. يبقي تاريخ المراجعة الجميع على علم بالتغييرات ويضمن حصولهم على أحدث إصدار.
تحذير
لا تستخدم الاختصارات أو المصطلحات دون شرحها بشكل كامل. تحقق جيدًا من السياسة والإجراء للتأكد من دقتها.
