عندما بدأت الشركات في استخدام الحواسيب بأعداد كبيرة ، أعلن النقاد مجيء "المجتمع اللاورقي". ولا يزال أمام ثورة الكمبيوتر طريقًا لتحقيق هذا الوعد. ومع ذلك ، فإن العمليات الورقية التقليدية - سواء التجارية أو الشخصية - تستمر في الهجرة إلى أشكال محوسبة أكثر ولأسباب وجيهة جدا.
مستندات
لقد أتاح الكمبيوتر سهولة ومرونة كبيرة لإنشاء المستندات وتحريرها. وعلى النقيض من الآلة الكاتبة ، تقدم برامج معالجة النصوص المحوسبة اختيارًا لا حدود له تقريبًا للأنماط والحروف والصيغ الخاصة بالوثائق. يمكن تصحيح أخطاء الطباعة بسهولة على الشاشة دون الحاجة إلى سائل التصحيح أو شريط التصحيح. يمكن نسخ كتل كاملة من النص بسهولة من مستند إلى آخر دون الحاجة إلى إعادة كتابة. يمكن تضمين الصور والرسومات الأخرى في المستند بجهد قليل جدًا.
مشاركة
مشاركة الوثائق مع نظام محوسب بسيط. ليست هناك حاجة لعمل نسخ مادية من المستند ، ثم إرسالها بالبريد أو إرسالها بالفاكس إلى المستلمين. يمكن مشاركة مستند موجود في نظام محوسب مع أي شخص آخر لديه إمكانية الوصول إلى ذلك النظام ببساطة عن طريق عرضه للمستند على شاشة الكمبيوتر الخاصة به. يمكن مشاركة المستندات خارج الشركة بمجرد إرفاق المستند برسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها إلى المستلم.
الايداع
لا يقتصر الغرض من تقديم المستندات على تخزين المستندات فحسب ، بل يسهل الوصول إليها أيضًا. يتفوق الكمبيوتر في هذا بطريقة لا يمكن أبداً أن تقوم بها خزانة الملفات البسيطة. تتم فهرسة المستندات المودعة في نظام محوسب تلقائيًا بواسطة نظام التحكم في ملفات الكمبيوتر. يتم تحديث هذه الفهارس تلقائيًا والحفاظ عليها من قبل النظام بغض النظر عن عدد المرات التي يمكن فيها نقل المستند أو تحريره. يمكن حتى تحديد موقع المستندات من خلال قيام الكمبيوتر بالبحث عن أعداد كبيرة من المستندات بحثًا عن كلمات أو عبارات محددة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تقوم أنظمة حفظ الملفات المحوسبة بتخزين عدد كبير من المستندات في جزء صغير من المساحة التي تتطلبها خزائن الملفات الفعلية.
وظائف
وبعيداً عن كونها مجرد تمثيل إلكتروني لوثيقة ورقية ثابتة ، يمكن أن تصبح الوثيقة الإلكترونية كيانًا تفاعليًا حقيقيًا. على سبيل المثال ، يمكن لإصدار إلكتروني من نموذج التعبئة أن يسمح بإدخال البيانات مباشرة في المستند مع التحقق من الأخطاء في الوقت الحقيقي والتحقق. يمكن إنشاء الحسابات والوظائف مباشرة في المستند. على سبيل المثال ، يمكن إدراج عميل حالي في مستند إلكتروني عن طريق استخدام المستند لملف قاعدة بيانات العملاء على الكمبيوتر للسماح للمستخدم بتحديد اسم العميل ببساطة من قائمة بجميع العملاء في الملف. وبعد ذلك ، سينقل المنطق المضمّن في المستند تلقائيًا معلومات العميل إلى المستند ، بما في ذلك العناوين أو أرقام حسابات العملاء أو أي بيانات أخرى مرغوبة.
سلامة
السلامة الجسدية لملفات الشركة أمر في غاية الأهمية. يجب تأمين الملفات ضد الأضرار المادية أو التدمير. يجب أيضًا منع الوصول إلى الملفات بواسطة الأفراد غير المصرح لهم. يبسّط نظام الإيداع المحوسب هذه المهام. يمكن بسهولة إنشاء نسخ من الملفات المحوسبة وتخزينها في مواقع مختلفة ، سواء في منصات كمبيوتر متعددة داخل الشبكة أو على وسائط بيانات قابلة للإزالة للتخزين المادي خارج الموقع. يمكن أيضًا تشفير الملفات الموجودة في نظام الكمبيوتر لجعلها غير قابلة للقراءة من قبل أولئك الذين ليس لديهم إذن مسموح لهم بعرض الملفات.
