الفرق بين نماذج W-2 و W-3

لا أحد يحب وقت الضرائب. لنكن حقيقى: إن تقديم الضرائب الخاصة بك هو دائما نوع من المجهدة - حتى لو قمت بتوظيف محاسب للقيام بذلك نيابة عنك. لتخفيف قلقك الضريبي ، من المهم ملء الأوراق المناسبة وإرسالها في الوقت المناسب لتجنب العقوبات. هذا هو المكان الذي تأتي فيه نماذج W-2 و W-3. لدى مصلحة الضرائب الأمريكية سلسلة من نماذج "W" ، ولكن W-2 و W-3 مرتبطان ارتباطًا وثيقًا برب العمل. واحد ضروري دائما ، في حين أن الآخر قد لا يكون.

شكلا W-2 و W-3 مماثلة بالتأكيد. الفرق الرئيسي يكمن في المتلقي. تنتقل نسخ من نموذج W-2 من صاحب العمل إلى الموظف. تنتقل نسخ من نموذج W-3 من صاحب عمل إلى إدارة الضمان الاجتماعي (إلى جانب نسخ إضافية من W-2). إذن كيف يمكنك تقديم الملف وما الفرق؟

نصائح

يستخدم أصحاب العمل نماذج W-3 للإبلاغ عن الأرباح لإدارة الضمان الاجتماعي إذا لم يقوموا بإيداع W-2 إلكترونيًا.

ما هو نموذج W-2؟

أي شخص سبق له أن كان موظفًا في شركة تجارية تلقى نموذج W-2. هذا مثل الأخت إلى MISC-1099 ، التي تخدم عمال العقود. قبل البدء في العمل في شركة جديدة ، يقوم الموظفون بملء نموذج W-4 الذي يوضح جميع المبالغ المقتطعة من الضرائب الخاصة بهم. ثم يتم استخدام هذا النموذج من قبل صاحب العمل لإنشاء W-2. في نهاية العام ، يتم إرسال W-2 لجميع الموظفين ، مما يتيح لهم معرفة إجمالي أرباحهم للسنة والضرائب المستقطعة من شيكاتهم. يمكنهم استخدام هذا للحصول على استرداد على "الإقرار الضريبي". اعتمادًا على حالة احتجاز الموظف ، قد يحتاج إلى دفع مصلحة الضرائب في نهاية العام. عادةً ما يكون هذا الأمر أكثر شيوعًا مع 1099 عاملاً ، ممن لا يتم خصم الضرائب عليهم مسبقًا.

تعتبر نماذج W-2 من متطلبات كل صاحب عمل لديه موظفين. تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من أصحاب العمل الإبلاغ عن أجور كل موظف طالما أنهم:

كان ضرائب الدخل ، تم حجب ضرائب الضمان الاجتماعي أو الرعاية الطبية.
كان لديها ضريبة الدخل التي كان سيتم حجبها ، طالما أنها طالبت فقط بخصم استقطاع أو لم تدع إعفاء على W-4.

ما هو نموذج W-3؟

المنافع العامة هي نعمة إنقاذ لأولئك الذين يقعون تحت خط الفقر. في نهاية اليوم ، ندفع جميعًا لهم ، وكلنا مؤهل لجمعها في ظل ظروف معينة. على سبيل المثال ، يمكن لمن تزيد أعمارهم عن 65 عامًا جمع الضمان الاجتماعي طالما أنهم دفعوا ما يكفي إلى النظام. هؤلاء تحت خط الفقر مؤهلون للحصول على الرعاية الطبية. تحتاج إدارة الضمان الاجتماعي أن تعرف بالضبط مقدار ما يدفعه أصحاب العمل للأنظمة ، وهذا هو المكان الذي تدخل فيه شركة W-3.

إذا كنت موظفًا ، فمن المحتمل أنك لم تتعامل مع نموذج W-3. يتم استخدام هذا بدقة من قبل أرباب العمل. في نهاية العام ، يستخدم أصحاب العمل W-3 للإبلاغ عن الأجور ، وأجور الرعاية الطبية وأجور الضمان الاجتماعي لجميع موظفيهم. يتم إرسال هذه الوثيقة إلى إدارة الضمان الاجتماعي في موعد لا يتجاوز فبراير. يتمثل المصيد في أنه يجب أيضًا تضمين نماذج الضرائب W-2 لكل موظف. إذا كان لديك 10 موظفين ، فيجب إرسال 10 نماذج W-2. يجب أن تكون مجاميع جميع نماذج W-2 المضافة مساوية لما تقوم بالإبلاغ عنه في نموذج W-3 الخاص بك.

إرسال بريدي W-2 و W-3

يعرف أصحاب العمل أن نماذج W-2 تحتوي على عدد كبير من النسخ - ستة إلى أن تكون دقيقة. لذا ، ما هو الشخص المناسب لإرساله مع W-3 الخاص بك؟ يتم إرسال النسخة A إلى إدارة الضمان الاجتماعي ، وهذا يعني أنك ستعلق على W-3. نسخ B و C تذهب مباشرة إلى موظفيك. سيرسلون الإصدار السابق إلى مصلحة الضرائب ويحتفظون به للأخير لسجلاتهم الشخصية إذا تم تدقيقهم. يحصل على نسخ D بعيدا في السجلات الخاصة بك فقط في حال كنت تدقيقها من أي وقت مضى.

النسختان الأخيرتان: النسخة 1 والنسخة 2 مخصصان لإقرارات ضريبة الدخل المحلية أو المحلية. تذهب هذه إلى الموظف الخاص بك جنبا إلى جنب مع نسخ B و C. الموظفين الحصول على نسختين من النسخ 2 لأن البعض قد تضطر إلى ملف في حالات مختلفة.

الحصول على W-2 و W-3 نسخ

من السهل الحصول على نسخ من نماذج W-2 و W-3. يمكنك شراء النماذج المطبوعة بالفعل في متاجر التوريد المكتبية أو إنشائها في قسم "خدمات الأعمال عبر الإنترنت" الخاص بإدارة الضمان الاجتماعي. يمكنك أيضًا طباعتها من موقع ويب IRS - فقط تذكر أن هذه النماذج يجب أن تكون قابلة للمسح. التزم بالمواقع الحكومية للحصول على النماذج الرسمية. إذا لم يكن بإمكان الجهاز قراءتها ، فستواجه غرامات.

متى يجب أن البريد لهم؟

تبدأ مصلحة الضرائب في معالجة الإقرارات الضريبية في أواخر شهر يناير ، ولكن كلما أسرعت في تقديم الملف ، زادت السرعة في الحصول على عائد. هناك بعض القواعد بشأن متى يجب على صاحب العمل تقديم W-2 و W-3 للأطراف المناسبة.

يجب إرسال كل من W-2 و W-3s بالبريد إلى الأطراف المناسبة بحلول 31 كانون الثاني. إذا فشلت في التسجيل في الوقت المناسب ، فستتحمل بعض الغرامات ، والتي يحسبها IRS استنادًا إلى مدى تأخر عملية الإيداع. هناك غرامة قدرها 50 دولارًا أمريكيًا لكل نموذج W-2 يتم إرسالها في غضون 30 يومًا من تاريخ الاستحقاق (وهو ما يضيف إذا كان لديك الكثير من الموظفين). الحد الأقصى للعقوبة هو 536،000 دولار في هذه النافذة. إذا كان تاريخ تأخر 31 يومًا أو أكثر ، ترتفع العقوبة إلى 60 دولارًا لكل عائد بحد أقصى قدره 1،609،000 دولار. إذا أرسلت بريدًا بعد 1 آب ، فسيتم زيادة العقوبة إلى 260 دولارًا لكل عائد بحد أقصى 3،218،500 دولار. تزداد الأمور سوءًا إذا اعتقدت مصلحة الضرائب الأمريكية أنك امتنعت عن قصد عن استخدام نماذج W-2 و W-3. في هذه الحالة ، تكون الغرامة 530 دولارًا لكل عائد ، ولا يوجد حد أقصى.

أصحاب الأعمال الصغيرة يحصلون على استراحة من العقوبات. يتم تقييدها بسعر أقل ، ولكنها لا تزال تتراوح بين 50 و 530 دولارًا لكل عائد. قد تتحمل أيضًا عقوبات على تقديم نماذج غير قابلة للقراءة آليًا أو تحتوي على معلومات غير صحيحة.

الإضافات ليست مضمونة دائمًا

في السابق ، يمكن لأي شخص تقريبًا الحصول على تمديد لتقديم نموذج W-2 و W-3 المتأخر. في السنوات الأخيرة ، هذا ليس هو الحال. وقد انقلبت مصلحة الضرائب على اللائحة على رأسها. واليوم ، تحتاج إلى ملء طلب إضافة ، ولكنه غير مضمون. يجب أن يكون لديك سبب مشروع وراء طلب الإضافة.

إذا كنت ترغب في تقديم طلب للحصول على ملحق ، فستحتاج إلى ملء نموذج IRS 8809 بحلول الموعد النهائي في 31 كانون الثاني (يناير). تمنحك الإضافة 30 يومًا فقط.

ايداع W-2 و W-3

عادة ما ترسل الشركات نماذج MISC-1099 فقط إذا كانت تدفع مقاولًا أكثر من 600 دولار لعملها. هذه ليست حالة W-2 ، والتي لا تحتوي على الحد الأدنى لمتطلبات الإيداع. يجب على كل صاحب عمل أن يودع موظفًا W-2 لموظف ، حتى لو لم يحصل على ما يكفي من الأجور لمطالبتهم بتقديم إقرار ضريبي.

على الجانب الآخر ، لا يحتاج أصحاب العمل دائمًا إلى ملء نموذج W-3. هذا هو حقا فقط للأشخاص الذين يودعون عن طريق البريد. إذا كنت ترسل نماذج W-2 لموظفيك إلكترونياً إلى إدارة الضمان الاجتماعي ومصلحة الضرائب ، فلن تحتاج إلى إرسال W-3. الإيداع عبر الإنترنت هو شرط لأي شخص لديه أكثر من 250 موظفًا.