تضيف خطط الاتصال الفعالة قيمة إلى المؤسسات وغالباً ما تحدث الفرق بين نجاح البرامج وفشلها. لكن ، ما هي خطة الاتصال الفعالة؟ يتم تعريف الاتصال على أنه "عملية يتم من خلالها تبادل المعلومات بين الأفراد من خلال نظام مشترك من الرموز أو العلامات أو السلوك." يساعد تخطيط التواصل الفعال على التغلب على العقبات من خلال إنشاء لغة مشتركة وتأطير الرسالة. تساعد هذه الخطط في تنظيم تسلسل هرمي للرسالة الرئيسية وتحديد تفاصيل حول جمهورك من حيث التوقيت والتسليم.
خطة التواصل على نحو فعال
تضع خطط الاتصال الفعالة المسرح لإدارة الرسالة وتحقيق النتائج وقياس النجاح. تحدد الخطط أساسيات من وماذا وأين ولماذا وكيف ولأي مشروع اتصال أو برنامج أو شركة. إن وضع خطة يفرض عليك التفكير في أهدافك وتوقع ردود الأفعال ، بما في ذلك الحواجز ، قبل الذهاب إلى الجمهور. كما تركز خطة الاتصال جهودك من خلال توفير السياق وتحديد الأولويات وتطوير التوافق. إنها تمكنك من تطوير رسالة ثابتة تعمل على بناء الزخم ومصممة خصيصًا للوسائط المستخدمة.
بناء الخطة
في حين أن خطط الاتصال تختلف من حيث الحجم ، اعتمادًا على نطاقها وغرضها ، تتضمن بعض المكونات الرئيسية ما يلي: تحليل الموقف. ما هي المشكلة أو الفرصة الموجودة؟ كيف تتغير الصناعة أو الشركة؟ هل تطلق شيئًا جديدًا؟ هل لديك بيانات بحث أو مسح؟ هل هذا حالة طوارئ أو أزمة؟ هل العوامل الاقتصادية أو السياسية ذات صلة؟ ما هو التاريخ؟ تحديد الجمهور الأساسي والثانوي. ما هو حجم جمهورك؟ ما هي معرفتهم بالوضع؟ كيف سيتم تنفيذها؟ هل هم تقبلا؟ تبسيط الرسالة. لماذا يحتاجون هذه الرسالة؟ هل تؤثر على جمهورك؟ طلب منهم اتخاذ إجراءات؟ سوف تقاوم ذلك؟ هل هناك طبقات للرسالة؟ تحديد التوزيع. كيف ستصل إلى جمهورك؟ هل يمكن أن تساعدك المجموعات على توصيل هذه الرسالة؟ ما هي الوسائط التي تناسب رسالتك؟ ما مدى سرعة الخروج؟ ما هو تفضيل جمهورك؟ حدد الأهداف. ما الذي تحاول تحقيقه؟ كيف ستعرف إذا كنت قد حققت ذلك؟ هل هو قابل للقياس؟ كم من الوقت يجب أن يستغرق؟ ما هي ميزانيتك؟ قياس النتائج. هل حققت أهدافك؟ هل هناك خطوات تالية ضرورية؟ هل تحتاج إلى قياس على مدى فترة من الزمن؟
أنواع خطط الاتصال
اعتمادا على عملك ، وخطط الاتصال عادة ما توجد على مستويات مختلفة من المنظمة. من وجهة نظر الشركات ، تركز الخطة على رؤية ورسالة واستراتيجيات الأعمال. ويمكن أن يشمل أيضًا وضع العلامة التجارية للمنظمة ككل. على مستوى المنتج ، قد تساعد خطط الاتصال على إطلاق منتج أو توسيع خط إنتاج أو بناء علامة تجارية أو زيادة حصتها في السوق. تسعى مجموعة العلاقات العامة إلى ما هو جدير بالإعلام وكيفية استخدام وسائل الإعلام للوصول إلى أسواق متعددة. ويمكن أن يشمل أيضًا اتصالات الأزمات ، فضلاً عن العلاقات المجتمعية. في الموارد البشرية ، ينصب التركيز على اتصالات الموظفين. كيف يمكننا نقل المعلومات إلى موظفينا حول الاستراتيجيات والبرامج والتغييرات والتدريب؟ بالنسبة لعلاقات المستثمرين ، فإن الهدف هو اكتساب مصلحة مالية في الشركة ، وبناء سمعة في هذا المجتمع وزيادة التصنيفات.
الحصول على كلمة خارج
مع نمو وسائل الإعلام ، لدى جهات الاتصال العديد من الخيارات ، ولكن معرفة جمهورك أمر بالغ الأهمية. اسأل أسواقك عما يستخدمونه بشكل متكرر. تحديد ما تتطلبه رسالتك. هل هو أمر ملح؟ هل تحتاج الى ردود الفعل؟ هل بناء مجتمع؟ كل من هذه سوف يؤدي إلى نظام توزيع مختلف. في العديد من الحالات ، يلزم وجود أكثر من وسيلة اتصال واحدة لضمان وصول الرسالة إلى السوق. تشمل قنوات التوزيع الشائعة: رسائل البريد الإلكتروني الاجتماعات وسائل الإعلام الاجتماعية (Twitter، Facebook، LinkedIn، MySpace) المواقع / المدونات النشرات الإخبارية / newpapers العروض الإخبارية النشرات الصحفية النشرات المنشورات الكتيبات النشرات الإذاعية التلفزيون الإذاعي فيديو الندوات / البث عبر الإنترنت الدورات التدريبية
حواجز الطرق لخطط الاتصالات الفعالة
أحد العوامل الرئيسية في التواصل غير الفعال هو الفرق في كيفية التحدث والقراءة والتفكير. نحن نتحدث في حوالي 100 كلمة في الدقيقة ، ونقرأ في حوالي 200 كلمة في الدقيقة ، لكن أفكارنا تعمل بأكثر من 500 كلمة في الدقيقة. وهذا يعني أنه يمكننا بسهولة تشتيت انتباهنا. أضف إلى ذلك قائمتنا المتنامية من رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، والعدد المتزايد من المصادر الإعلامية التقليدية والإلكترونية ، والاجتماعات التي لا نهاية لها على ما يبدو. تحتاج الخطة الفعالة إلى معالجة هذه المشكلات من خلال جمع المعرفة بمجموعات اهتماماتك المحددة والحصول على التعليقات وتطبيق هذه البيانات لتطوير رسائل فعالة. غالبًا ما يعني توصيل هذه الرسالة بتنسيقات عديدة بمرور الوقت.
