كيفية كتابة الدقائق السنوية لشركة إس

تتوازن فوائد الضرائب والمسئولية المتعلقة بإدماج عملك بمتطلبات قانونية أكبر. يجب عليك إدارة أعمالك وفقًا لمتطلبات الولاية والمتطلبات الفيدرالية لسلوك الشركة. أحد المتطلبات هو عقد اجتماع سنوي للمساهمين ، حتى لو كنت المالك الوحيد. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بالدقائق لتسجيل ما حدث في الاجتماع.

أبقيها بسيطة

حفظ دقائق الاجتماع هو مطلب قانوني ، ولكنه مفيد أيضًا. تثبت الدقائق أنك قد استوفت متطلبات الاجتماع القانوني وأن تقدم سجلاً بالقرارات والأصوات والإجراءات المتخذة. لا يتعين عليك تضمين كل التفاصيل الأخيرة: ما يهم هو نتيجة التصويت ، وليس كل نقطة في النقاش. يجب أن تحصل على كل الحقائق بشكل صحيح. بمجرد كتابة الدقائق ، يجب أن يطلب من كل من كان حاضرا التوقيع على دقتها. هذا يحمي الشركة إذا كان شخص ما يتعارض مع قرار في وقت لاحق. حافظ على اللغة بسيطة ورسمية ، بحيث لا يوجد شك في كيفية تفسير الدقائق.

إعلام

يجب أن يكون لمؤسسة S ، حتى شركة ذات شخص واحد ، لوائح داخلية. تحدد اللوائح الداخلية موعد الاجتماع السنوي للمساهمين ، ولكن لا يزال يتعين عليك إخطار المساهمين مسبقاً. يتضمن الإشعار التاريخ والوقت والمكان ، وقائمة بأي إجراءات تريد اتخاذها وأي مرشح لشغل مناصب في مجلس الإدارة. عندما تقوم بتدوين الدقائق ، قم بتضمين نسخة من إشعار الإشعار. إذا تم إخطار أي شخص في وقت متأخر ، فاطلب منه التوقيع على تنازل عن الإشعار. أرفق ذلك بالدقائق أيضًا.

أخذ الحضور

يجب أن يتضمن محضر الاجتماع كل من حضر الاجتماع - كل المساهمين وكل مدير. إذا كان نظامك الداخلي يحدد النصاب القانوني - وهو الحد الأدنى لعدد الحضور - فإن القائمة تبين أنك قد استوفيت النصاب القانوني ، لذلك كانت الأصوات التي تم اتخاذها ملزمة قانونًا. إذا لم تقم اللوائح الداخلية بتعيين النصاب القانوني ، فستبدأ قواعد الولاية. قد تكون القواعد فقط أن لديك غالبية من مساهمين التصويت الحاضرين ، أو جزء معين - ثلثهم في ديلاوير ، على سبيل المثال - أو الدولة قد لا تحدد الحد الأدنى. إذا كنت المالك الوحيد ، فإن 100 بالمائة من المساهمين موجودون دائمًا.

الإجراءات المتخذة

يتضمن الاجتماع السنوي النموذجي تقريرًا عن مالية الشركات وتصويتًا لمجلس الإدارة. يجب أن يتضمن المحضر قائمة المرشحين ، والأصوات التي حصل عليها كل مرشح. إذا كانت شركة S تريد قرارات المساهمين حول قضايا أخرى ، فيجب أن يحدد المحضر القضية ويحسب الأصوات. يجب تخزين جميع الدقائق السنوية في ملف أو "دفتر دقائق" بحيث تتوفر لديك المراجع إذا أثار أي شخص أسئلة حول كيفية إجراء الاجتماعات.