كثير من الناس يعتقدون أن موظف الاستقبال والسكرتير لهما نفس الوظيفة ، نفس المسؤوليات واثنين من ألقاب الوظيفة قابلة للتبادل. السبب الذي يدفع الناس لهذا الافتراض هو أن كلا من الأمناء و موظفي الاستقبال غالباً ما يجيبون على الهواتف ويقومون بمهام كتابية. الوظيفتان مختلفتان تمامًا لأن سكرتير وموظف استقبال لهما وظائف ومتطلبات مختلفة.
سكرتير
تختلف مهام السكرتير حسب نوع السكرتير وحجم المنظمة. تغيرت اتجاهات الأعمال مع التقدم التكنولوجي. في الماضي ، كان لكل مدير سكرتير خاص به. بسبب البريد الإلكتروني والبريد الصوتي الآلي ، يمكن أن يعمل السكرتير لعدة مديرين. في شركة صغيرة ، قد يكون هناك سكرتير واحد لجميع المديرين. انها تتعامل مع كل البريد ، ومواعيد المواعيد ، واللوازم الامدادات والرد على الهاتف. إذا كان السكرتير يعمل لمديرين أو مديرين فقط ، فغالباً ما تُمنح واجبات إضافية مماثلة لتلك الخاصة بالمسؤول. على سبيل المثال ، يمكن لأمين الموارد البشرية التحقق من المراجع. يجب على السكرتير أن يكون حاصلاً على الأقل على شهادة الثانوية العامة ، وأن العديد من المكاتب تفضل توظيف من لديهم درجة في الفنون الحرة أو تدريب سكرتارية أو شهادة أو شهادة من مدرسة الدعم الإداري. يجب أن يكون للسكرتير سرعة طباعة سريعة ، ومعرفة بالحاسب والاتصالات ومهارات الأشخاص ، وتقارير جامعة الولاية.
الاستقبال
موظف الاستقبال هو الذي تراه أولاً عندما تدخل إلى باب العمل. يستقبل موظف الاستقبال الزوار ويجيب على الهاتف ويكتب الرسائل والمستندات ويبقي منطقة الاستقبال نظيفة خلال يوم العمل. يمكن لموظف الاستقبال أيضًا توقيع الزائرين داخل وخارج العمل ، وفرز البريد ، والحفاظ على سجل حضور الموظف ورسائل التدقيق ، والتقارير ورسائل البريد الإلكتروني. يفضل عادة دبلوم المدرسة الثانوية. ولكن إذا كنت ذكياً ولديك سلوك ودود ومظهر ودي ، فإن أصحاب العمل غالباً ما يقدرون تلك الصفات على التعليم النظامي. تقدم بعض الشركات التدريب أثناء العمل لموظفي الاستقبال ، وفقًا لجامعة الولاية.
الاختلافات في المسؤولية الوظيفية
جزء من مسؤوليات موظف الاستقبال هو استقبال زوار الشركة ؛ السكرتير غير مسؤول عادة عن تحية الزوار. قد يرحب السكرتير بالزوار ، ولكن فقط إذا كانوا يزورون أحد المديرين المعينين الذين يعمل معهم السكرتير. يعمل السكرتير خصيصًا لمدير واحد أو أكثر. يمثل موظف الاستقبال الشركة بأكملها ولا يعمل تحديدًا تحت أي شخص. يمكن أن يكون للسكرتير مسؤوليات إضافية ، مثل تحديد المواعيد ، وطلب الإمدادات ، وإجراء ترتيبات السفر والتعامل مع المصروفات النثرية. ويمكنه أيضًا تحمل مسؤوليات إضافية اعتمادًا على نوعه ، مثل قانوني أو مالي أو تسويق. مسؤوليات موظف الاستقبال عامة - تحية ، الرد على الهواتف ، فرز البريد والمسؤوليات الصغيرة الأخرى التي تحددها الشركة ، وفقا لجامعة ولاية.
اختلافات أخرى
غالباً ما يقع مكتب الاستقبال في أكثر المناطق المرئية في الشركة. إنها أول شخص تراه عند دخولك إلى الشركة. غالبًا ما يقع مكتب أو منطقة السكرتير بالقرب من المديرين الذين تعمل معهم. أيضا ، يجب على السكرتير أن يكون حاصلاً على شهادة ثانوية على الأقل وحتى شهادة أو شهادة جامعية. بالنسبة لموظف استقبال ، يفضل دبلوم الدراسة الثانوية ولكن ليس مطلوبًا دائمًا. اعتبارا من عام 2009 ، بلغ متوسط الراتب السنوي لموظفي الاستقبال وكتبة المعلومات 26010 دولار ، وكان متوسط الراتب السنوي لأمناء المستوى الأدنى هو 0660 دولارا ، وكان متوسط الراتب السنوي للأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين 44010 دولار ، وفقا لمكتب إحصاءات العمل.
