فالموسمية وتوقعات الخدمة على مدار الساعة والقدرة على التكيف مع بيئة دائمة التغير تجعل من سير العمل المنظم أمراً حيوياً لعمليات الفنادق الفعالة. على الرغم من أن أنشطة العمل سوف تتدفق في بعض الأحيان في تسلسل سلس ، إلا أن هذه الأنشطة نفسها قد تتداخل في أوقات المزدحمة. وهذا يجعل نظام الاتصال الفعال جزءًا هامًا من القواعد والطرق والأدوار التي تدخل في سير عمل فندقي منظم.
خطة سير العمل
قم بإنشاء مخطط رأسي لسير العمل الذي يحدد كل قسم أو منطقة ويصور تسلسل المهام باستخدام مربعات النص ، ثم قم بتوصيل الأسهم والأرقام لتحديد اتجاه سير العمل. بالنسبة لفنادق صغيرة ، قد يشمل هؤلاء العملاء ومكتب الاستقبال وقسم التدبير المنزلي. على سبيل المثال ، سيؤدي المخطط إلى كسر حجز غرفة في كل خطوة من خطواتها المكونة: يقوم الضيف بإجراء حجز ، ويتلقى تأكيدًا ويصل إلى مكتب الاستقبال ، حيث يقوم موظفو مكتب الاستقبال بمعالجة تسجيل الوصول. عندما يقوم الضيف بالخروج ، يقوم مكتب الاستقبال بمعالجة الخروج وإبلاغ خدمة تنظيف الغرف.
تحليل المهام
في بيئة عمل الفنادق ، هناك أوقات يجب أن تتداخل فيها المهام والمسؤوليات. باستخدام الرسم البياني لسير العمل كمرجع ، قم بتحليل المهام التي تم تنفيذها خلال كل نوبة لتوقع احتياجات التوظيف بشكل أفضل. على سبيل المثال ، قد يكون موظفو مكتب الاستقبال في المكتب الثالث قادرين على التعامل مع الواجبات المنزلية الخفيفة والمهام الإدارية الإضافية مثل تحديث قاعدة بيانات الحجز أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني. وقد يؤدي هذا إلى إلغاء الحاجة إلى جدولة التدبير المنزلي بين عشية وضحاها ووقت الفراغ لموظفي المناوبة الأولى والثانية.
جدولة الموظفين
يجب أن تكون جدولة الموظفين والمواعيد النهائية للمهام مرنة. على سبيل المثال ، إذا كان وقت تسجيل الدخول المعتاد ظهراً ، يجب أن تكون خدمة تنظيف الغرف نظيفة وجاهزة في ذلك الوقت. ومع ذلك ، سوف تحتاج إلى تعديل الجداول الزمنية أو توظيف الموظفين المؤقتين خلال أوقات الانشغال. وينطبق الشيء نفسه على موظفي المكتب الأمامي. إذا قمت بجدولة شخصين عادة خلال النهار وشخص واحد بين عشية وضحاها ، قد تحتاج إلى تعديل جداول العمل - في بعض الأحيان مع إشعار مسبق يذكر - لتوفير تغطية التداخل خلال أوقات المزدحمة.
تخطيط الاتصالات
تعتبر خطة الاتصالات الجيدة أمرًا حيويًا لسير عمل الفندق المنظم. راجع مخطط سير العمل وحدد نقاط الاتصال المهمة. وتشمل الأمثلة على ذلك ، تغيير الاجتماعات ، وإجراءات عند الطلب ، وحالات الطوارئ التدبير المنزلي وإجراءات لتحديث عمليات الشراء العارضة التي يقوم بها الضيوف أثناء إقامتهم. على سبيل المثال ، يجب على موظفي التدبير المنزلي إبلاغ مكتب الاستقبال عندما يزيل الضيف عناصر من ثلاجة الغرفة. قم بتضمين إجراءات لتوصيل تغييرات تدفق العمل للتأكد من عدم إغفال أي شيء. وقد يتطلب هذا أيضًا شراء معدات إضافية مثل أجهزة الراديو ثنائية الاتجاه أو الهواتف المحمولة لموظفي الاستدعاء.
