غالباً ما تتخصص شركات الخياطة في الملابس المخصصة أو مشاريع الديكور المنزلي للعملاء الأفراد. هناك مجموعة متنوعة من العوامل تعمل في كل مشروع ، وتتطلب نماذج متخصصة للحفاظ على المعلومات. أﺻﺣﺎب اﻷﻋﻣﺎل اﻟذﯾن ﯾﺣﺎﻓظون ﻋﻟﯽ اﻷﻋﻣﺎل اﻟورﻗﯾﺔ اﻟﻣﻧﺎﺳﺑﺔ ھم أﮐﺛر ﮐﻔﺎءة وأﮐﺛر ﺗﻧظﯾﻣﺎ وأﻗل ﺗﺄﮐدا.
أهمية النماذج
تسمح النماذج لأعمال الخياطة بإبقاء المعلومات منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة. نظرًا لأن المشاريع يتم تخصيصها في الغالب لكل عميل ، فإن النماذج تساعد مالك الشركة على جمع المعلومات الضرورية في مكان واحد قبل بدء المشروع. كما تعمل العقود والإيصالات والفواتير على حماية كل من صاحب العمل والعميل في حالة وجود خلاف مالي أو تعاقدي. يجب على أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة دائمًا الاحتفاظ بسجلات مناسبة لتقديم ضرائب الدخل كل عام.
نماذج معلومات العملاء
من خلال إنشاء نموذج معلومات العميل مع عميل خياطة ، يمكن لمالك الشركة الاحتفاظ بسجل لكل عميل يتضمن معلومات الاتصال وطول علاقة العمل وتاريخ الأعمال والمعلومات الأخرى الضرورية. من خلال نماذج معلومات العملاء ، تستطيع الخياطة الحفاظ على قياسات العملاء والأنماط المخصصة ومعلومات الأنماط وتفضيلات العملاء في الملف للاستخدام في المستقبل. تعد معلومات الاتصال مفيدة عند تقديم عروض خاصة خلال أوقات معينة من السنة ، مثل حفلة موسيقية أو تغيير الفصول.
يساعد تاريخ العمل مع العميل صاحب العمل على اقتباس تكاليف المشروع. يسمح سجل النشاط التجاري للمالك بإعادة النظر في العمل السابق لمعرفة مقدار الرسوم ومقدار الوقت الذي استغرقه تنفيذ مشروع معين. هذا يسمح للخياطة بعمل عروض أسعار دقيقة لكل عميل. مخزنة في الملفات ، نماذج معلومات العملاء تعطي أصحاب الأعمال القدرة على رؤية عملائهم على أساس واسع أو فردي.
عقد المشروع
يجب أن يكون لكل مشروع للعميل عقد مكتوب. بالإضافة إلى تحديد ما ينطوي عليه المشروع المحدد ، ينبغي أن يكون عقد المشروع متخصصًا في أعمال الخياطة. ينبغي وضع القياسات ، والنمط المتضمن ، وخيارات النسيج ، والتكلفة التقديرية والمخطط الزمني للمشروع. على سبيل المثال ، يأتي أحد العملاء للحصول على فستان مهرجان لابنتها. سيشمل عقد المشروع قياسات ابنته ، والخط الزمني لتركيبات وتسليم المشروع النهائي ، الذي يوفر النسيج والمفاهيم ، الذين يحافظون على الأقمشة والمفاهيم الإضافية ، والتكلفة التقديرية والنمط المستخدم. يمكن التقاط الصور وإضافتها إلى العقد. يجب ترك الغرفة لأي تغييرات يتم إجراؤها أو ملاحظات يتم أخذها خلال كل مرحلة من مراحل مشروع الخياطة. يجب أن يحدد العقد ما سيحدث إذا كان العميل غير راضٍ عن المشروع. هذا يحمي كل من صاحب العمل والعميل.
المبالغ المستلمة
في أي وقت يتغير فيه المال ، يجب على صاحب العمل إنشاء إيصال لكل من العميل وسجلات الأعمال. تعد الإيصالات ضرورية لتوثيق دخل النشاط التجاري للأغراض الضريبية المحلية والخاصة بالولاية والفدرالية. تسمح دفاتر الإيصالات بنسخة مكررة من كل إيصال مكتوب ومتاحة من خلال مخازن التوريد المكتبية. تسمح برامج الكمبيوتر المختلفة بإنشاء إيصالات قابلة للتخصيص لصاحب العمل الصغير. يجب أن يشتمل إيصال أعمال الخياطة على تاريخ الاستلام ، ووصف الملابس ، وما إذا كانت الملابس قطعة مخصصة أو تغيير ، واسم العميل ومعلومات الاتصال به ، ونوع المعاملة المستلمة وتوقيع أو اسم الشخص الذي يتلقى مال. قد يحتوي بيان إخلاء المسؤولية المتضمنة في الإيصال على بيان يمنح العميل فترة زمنية محددة لإحضار الملابس مرة أخرى لإجراء تعديلات إضافية بدون تكلفة ، كما هو الحال في حالة فساتين الزفاف المخصصة أو الملابس الرسمية. وتساعد سياسة الاسترجاع على الإيصال على حماية أعمال الخياطة من العوائد التافهة وإعلام العميل بما يمكن وما لا يمكن إعادته.
