البيانات المالية الخاصة بك هي لقطة من عملك في وقت معين. إنها مفيدة ، لكن الحقيقة هي أنه لا يمكنك عادة إيقاف عملك في مساراته بينما تعد بياناتك. سيستمر مخزونك في التغيير أثناء عملك على الكتب ، وستستمر في إجراء المبيعات وتقديم الطلبات وسيظل موظفوك بحاجة إلى الدفع. ويشار إلى المبالغ التي يكسبها الموظفون بعد آخر دورة دفع منتهية في السنة كمرتبات أو أجور مستحقة ، وستحتاج إلى إضافة تلك المبالغ وتعديل بياناتك المالية لتعكسها.
ما هي الرواتب المستحقة؟
تقسم البيانات المالية الخاصة بك الأموال الداخلة والخارجة من عملك إلى فئتين ، الأصول والخصوم. إذا كان الحساب يمثل الأموال المستحقة لشركتك ، فهذا هو الأصل. قد لا يكون في حوزتك حتى الآن ، ولكن في التشغيل العادي للأشياء ستنتهي في نهاية المطاف في حسابك المصرفي. إن الأموال التي تدين بها شركتك للآخرين هي مسؤولية ، حتى عندما تكون في حساباتك حاليًا ، لنفس السبب بالضبط. هذا ما يحدث في نهاية فترة إعداد التقارير عندما تدين لموظفيك بالنقود من أجل التحولات التي عملوا بها ولكن لم يتم سداد ثمنها. إنها مسؤولية قد تراكمت أو تراكمت ، تمامًا مثل مدفوعات الإيجار على المعدات أو الأماكن.
لماذا تستفيد الشركات من الرواتب المتراكمة؟
إذا كنت قد اقترضت 20 دولارًا من صديق ، فلا بأس من كتابة ملاحظة في دفتر شيكاتك بعد بضعة أسابيع عند كتابة شيك لتسديده. الأمور ستصبح قبيحة في عجلة من أمرها إذا حاولت إدارة مشروع تجاري بهذه الطريقة. هذا هو السبب في أنه من مبادئ المحاسبة أن عليك تسجيل أي نفقات - بما في ذلك الأجور - في الفترة التي تراكمت فيها. سوف تظهر الأجور التي تدين بها في مكانين لأن معظم الشركات تستخدم محاسبة القيد المزدوج. ستحتاج إلى تسجيلها في الميزانية العمومية كخصم ، وعلى بيان الدخل الخاص بك كمصروف. إذا لم تفعل ذلك ، فلن تكون بياناتك المالية لنهاية فترة إعداد التقارير دقيقة.
الرواتب هذا هو معالجتها ، الرواتب ليست كذلك
في نهاية الفترة المشمولة بالتقارير ، سواء كانت شهرية أو فصلية أو نهاية السنة المالية ، ستُظهر على الأرجح قيمة بالدولار للراتب غير المسدد في كتبك. هذا لأنه من النادر أن تستقر الأعمال مع الموظفين في نهاية دورة الدفع. عادة ، سيكون هناك أسبوع أو أكثر بين تاريخ قطع الرواتب الخاص بك و يوم الدفع. إذا تراجعت نهاية العام خلال هذا الأسبوع ، فستحصل على مبلغ الرواتب الذي تمت معالجته بالفعل وتنتظر إصداره ، وهذا هو ما يظهر على كتبك. مصاريف راتبك المستحقة تختلف. سيعمل معظم موظفيك أيضًا خلال الأيام بين نهاية دورة الدفع ونهاية فترة إعداد التقارير ، وهذه هي المبالغ بالدولار التي ستحتاج إلى إجراء تعديلات عليها.
جعل الإدخالات للمرتبات المتراكمة
المكان الأول الذي ستحتاج إلى إدخاله موجود في ميزانيتك ، على الجانب الائتماني من دفتر الأستاذ. سيكون لديك حساب هنا يسمى "الأجور مستحقة الدفع" ، أو شيء من هذا القبيل. في معظم الأحيان سيكون هناك مبلغ بالدولار هنا بالفعل ، وهو ما يمثل جدول الرواتب الذي تمت معالجته بالفعل من فترة الدفع السابقة. هذا هو المكان الذي ستضيف المرتبات المتراكمة ، بمجرد حساب الإجمالي. في بيان الدخل ، على الجانب المدين من دفتر الأستاذ الخاص بك ، سيكون لديك حساب مشابه يسمى "مصاريف الأجور" أو شيء مماثل. ستقوم بإضافة المبلغ المقابل هنا. أخيرًا ، في معظم الحالات ، ستتضمن كتبك أيضًا دفتر اليومية الذي يسجل كل معاملة. بمجرد إجراء تعديلاتك على الميزانية العمومية وبيان الدخل ، ستحتاج إلى تسجيلها في المجلة أيضًا. ستدخل نفقات الأجور في دفتر يومياتك كخصم ، والأجور مستحقة الدفع كرصيد.
حساب المبالغ للموظفين بالساعة
قد يكون لشركتك موظفون كل ساعة ، أو موظفون بأجر ، أو أكثر على حد سواء. يعد حساب المبالغ المستحقة عليك لموظفيك بالساعة أمرًا بسيطًا نسبيًا. إذا كنت تحتفظ بجداول زمنية رسمية في شكل ورقي أو إلكتروني ، يمكنك سحبها للعثور على الموظفين الذين يعملون ساعات. من هناك ، احسب عدد الساعات التي يعمل فيها كل موظف ، واضربها بالساعة. راجع الجدول الزمني للأيام القليلة الماضية إذا كان نشاطك التجاري صغيرًا بما يكفي بحيث لا تحتاج إلى استخدام جداول زمنية رسمية. أضف جميع الساعات المقررة ، وقم بإجراء أي تخفيضات ضرورية على الموظفين الذين غادروا مبكراً ، أو وصلوا متأخرين أو استدعوا للمرضى ، ثم اضربوا الساعات الفعلية التي يعمل بها سعر الموظف بالساعة. وأخيرًا ، قم بإضافة الإجماليات للوصول إلى رقم إجمالي الأجور المتراكمة بالساعة.
حساب المبالغ للموظفين بأجر
إن حساب مبلغ المرتب المستحق للموظفين الذين يتقاضون رواتبهم أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، رغم أنه لا يزال غير صعب بشكل خاص. يتم التعبير عن الرواتب عادةً كرقم سنوي أو شهري ، لذا ستحتاج إلى تقسيمها إلى مبلغ بالدولار في اليوم. بالنسبة إلى الراتب السنوي ، يمكنك تقسيم إجمالي عدد أيام العمل في السنة وتقسيم المرتب حسب هذا الرقم. ستكون النتيجة مبلغ المرتب اليومي للموظف الخاص بك. إذا كان الراتب شهريًا ، فيمكنك استخدام نفس الطريقة وإحصاء أيام العمل الفعلية للشهر. بعض الشركات تعمل على مدار 30 يومًا للأغراض المحاسبية ، على الرغم من ذلك ، إذا كنت تندرج تحت هذه الفئة ، فستحتاج إلى حساب الأيام حتى نهاية شهر المحاسبة بدلاً من نهاية شهر التقويم. وبمجرد ترتيب ذلك ، وتوصل إلى رقم يومي لكل موظف من الموظفين الذين عملوا خلال تلك الأيام القليلة الماضية من الفترة المشمولة بالتقرير ، يمكنك إجمال هذا العدد والحصول على رقم لراتبك الإجمالي المستحق.
حساب العمل الإضافي واللجان والبونصات
لم ينجز عملك تمامًا بمجرد الانتهاء من الأجور والرواتب الأساسية لكل ساعة. في كثير من الأحيان ، سيكسب موظفوك أموالًا إضافية على شكل ساعات عمل إضافية أو عمولات أو مكافآت ، ويجب أن يتم احتسابها أيضًا. لحساب الوقت الإضافي لموظفيك كل ساعة ، ستحتاج إلى الرجوع إلى التشريع الإضافي لولايتك أو ، إذا كان ينطبق عليك ، أي اتفاقية مساومة جماعية تحدد علاوة أعلى للعمل الإضافي. قد يتلقى بعض الموظفين أيضًا أجورًا تحت الطلب ، وتفاوتًا في الأجور لتشغيل التحولات التي لا تحظى بشعبية ، أو بدل الخطر للواجبات الخطرة. سيكون عليك حساب هذه المبالغ بشكل فردي ، لكل موظف متأثر. بنفس الطريقة ، ستحتاج إلى تحديد أي عمولات أو مكافآت حصل عليها الموظفون الذين يعملون بالساعة والأجور خلال الأيام القليلة الماضية من الفترة المحاسبية. سيضيفون إلى إجمالي الراتب المستحق.
أيام المرضى ودفع عطلة
هناك تعقيد آخر ستحتاج إليه للتعامل مع الأيام المرضية والأيام الشخصية المدفوعة وأجور العطلات. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تستخدم السنة التقويمية كعامتك المالية ، لذلك يتزامن نهاية السنة المالية مع أيام العطل. إذا كنت تعرض أيامًا شخصية مدفوعة ، فعادةً ما يعادل راتب يوم للموظفين الذين يتقاضون رواتب أو نوبًا عاديًا - عادةً ثماني ساعات - لموظف كل ساعة. تعمل الأيام المرضية بنفس الطريقة ، وغالبًا ما يتم أخذها خلال الأعياد إما في مكان يوم شخصي أو لأن موظفك أصيب بمرض شرعي. تتباين تشريعات الأجور في العطلات ، تبعاً للمكان الذي يتمركز فيه نشاطك التجاري ، ولكن في معظم الحالات ، يتلخص الأمر في الحصول على أجر يوم واحد للموظفين الذين لا يعملون في العطلة وأجر يوم بمعدل أعلى لأولئك الذين يقومون بذلك.
السماح للضرائب والفوائد
بعد الانتهاء من جميع هذه الإجماليات ، سيكون لديك رقم لكل قائمة المرتبات الفعلية الخاصة بك. لا يزال عملك مستحيلاً ، لأن كل دولار من هذا المبلغ يمثل أيضًا نسبة مئوية أقل عليك في شكل ضرائب رواتب حكومية وفدرالية. إذا كانت شركتك تقدم مزايا لموظفيها ، أو لبعض فئات الموظفين ، فإن هذه المزايا تعتبر أيضًا دخلاً خاضعًا للضريبة. ستحتاج إلى تحديد قيمة الدولار اليومية لتلك المزايا وتطبيقها على جميع الموظفين المؤهلين للحصول على إجمالي نهائي للأجور المستحقة ، بما في ذلك تلك المزايا. حالما يتم ذلك ، يمكنك حساب مبلغ ضريبة الرواتب الذي ستدين به. بالمعنى الدقيق للكلمة ، هذا ليس جزءًا من التعديل للأجور المتراكمة ، ولكن سيتعين عليك تعديل حسابات الضرائب بنفس الطريقة نظرًا لأنها جزء من نفس المهمة.
السماح بنفقات تجهيز الرواتب
إذا كنت تستخدم شركة خارجية للتعامل مع كشوف المرتبات الخاصة بك ، فهناك مبلغ نهائي واحد تحتاج إلى حسابه. هذا هو المبلغ الذي تدفعه مقابل معالجة كشوف المرتبات ، والذي سيختلف اعتمادًا على الموفر الذي تستخدمه وخطة الخدمة التي اخترتها. عادة ، ستكون الرسوم على أساس كل موظف على أساس كل شهر ، لذلك فإن حساب المبلغ في اليوم هو نفس المبلغ الذي يتم احتسابه لكل يوم من راتب شهري. اضرب المبلغ لكل موظف حسب عدد الموظفين ، قسّم هذا الرقم على عدد الأيام في الشهر ، ثم اضرب المبلغ بالدولار في اليوم الواحد بعدد الأيام المتبقية في نهاية الشهر. إذا كانت شركتك صغيرة ، فقد تقوم بتضمين هذا المبلغ مباشرة في الرقم الإجمالي للأجور المتراكمة. في الشركات الأكبر ، ربما يكون لديك حساب منفصل لحساب المصروفات ، ولكن كما هو الحال مع ضرائب الرواتب ، فمن المنطقي حساب هذا المبلغ وحسابه أثناء قيامك بالفعل بأجورك المتراكمة.
كيفية ضبط الإدخالات للمرتبات المتراكمة
الآن بعد أن حددت جميع المبالغ بالدولار المعنية ، فأنت على استعداد في النهاية للرجوع مرة أخرى إلى الكتب وإجراء التعديلات اللازمة. أولاً ، ارجع إلى حساب "الأجور مستحقة الدفع" في الجانب الائتماني من الميزانية العمومية ، أو أيًا كان الحساب الذي يتم استدعاؤه في كتبك. سيكون لديك بالفعل إدخال هناك لفترة الدفع السابقة ، والتي تتم معالجتها بالفعل وتمت معالجتها. الآن ستضع إدخالاً جديدًا هناك ، مع وصف "تعديل الإدخال" ، وإضافة الأجور التي قمت بحسابها للأيام القليلة الماضية من الفترة. إذا احتفظت بالكتب بنفسك ، فيمكنك أن تكون أكثر إفادة وتسمية "تعديل الدخول للأجور المتراكمة" ، أو ما شابه ذلك ، لمساعدتك على تذكر ما قمت به بوضوح أكثر. الآن ، انتقل إلى بيان الدخل الخاص بك وأدخل إدخال تعديل بنفس الطريقة بالضبط على جانب الخصم من دفتر الأستاذ الخاص بك. أخيرًا ، سجّل كلاً من أولئك الذين يقومون بتعديل الإدخالات في دفتر يومياتك. إذا كنت تستخدم برنامجًا محاسبيًا محوسبًا أو نظامًا يدويًا "كتابةً واحدةً" ، فقد تنقل المبالغ الصحيحة نفسها إلى المجلة دون الحاجة إلى القيام بذلك.
Downfalls of Forgetting to Adjust Entries for Accrued Salary
إذا احتفظت بكتبك الخاصة أو استخدمت محاسبًا غير مدرَّب بشكل رسمي ، فمن الممكن تجاهل هذه التعديلات وسط ضغوط وصخب إعداد تقارير نهاية العام أو الفصلية أو الشهرية. هذا صحيح بشكل خاص إذا تزامن نهاية السنة المالية مع السنة التقويمية ، لذلك أنت تحضر لهذا بينما تحاول مواكبة التزاماتك الشخصية خلال الأعياد. من المفهوم تمامًا إذا فاتتك التعديلات ، ولكن هذا لا يعني أنك لست مسؤولاً عن الاحتفاظ بكتبك بشكل صحيح.
قد يكون للاحتفاظ بالكتب الواقية أو غير الدقيقة عددًا من التداعيات. يمكن للمقرضين أو المستثمرين المحتملين أن يكونوا حذرين ، وعلى حق إذا وجدوا عدم دقة في بياناتك المالية. وهذا يعني أيضًا أنك لا تعمل مع معلومات دقيقة ، مما يجعل التخطيط الإداري أكثر صعوبة. إذا كنت في سوق حيث يمثل توظيف الموظفين تحديًا بالفعل ، فإن سمعة المرتبات الخادعة لن تساعد قضيتك. أخيرًا ، قد يؤدي الفشل في حساب ضرائب الرواتب بشكل صحيح إلى فرض غرامات واهتمام غير مرغوب به من سلطات الضرائب في الولاية أو مصلحة الضرائب الأمريكية. يتطلب إجراء التعديلات جزءًا من العمل من جانبك - أو جزء من محاسبك - ولكنه يستحق الجهد المبذول للوصول إليه بشكل صحيح.
