كيفية إدارة قرطاسية المكتب

قدمت مقالة أسبوع العمل في يونيو 1975 فكرة المكتب اللاورقي. ومع ذلك ، لا تزال المكاتب تستخدم الورق ، وفي كثير من الحالات ، كميات كبيرة من المنتجات الورقية. ومع نمو الأعمال المنزلية والمكاتب المنزلية ، يتم استخدام المزيد والمزيد من الأوراق. الإدارة المسؤولة عن القرطاسية المكتبية لا تتضمن فقط معرفة ما يجب شراؤه ومكان تخزين القرطاسية ، ولكن أيضًا كيفية تقليل استخدامه ، وكيفية إعادة استخدام الأدوات المكتبية القديمة وكيفية إعادة تدوير الأدوات المكتبية.

العناصر التي ستحتاجها

• لوازم القرطاسية

• مكان التخزين

خذ قائمة بالبطاقات المكتبية الموجودة بالفعل لدى المكتب عن طريق وضع قائمة بكل نوع (الملفات ، وسادات الورق ، ورق الطباعة ، إلخ) ومقدار كل نوع. ابحث في مساحة التخزين المخصصة للقرطاسية إذا كانت موجودة ، واسأل الأشخاص عما لديهم في مكاتبهم.

اسأل الأشخاص عن أنواع القرطاسية التي يستخدمونها حاليًا وعن تقديرهم لاستخدامها في الأشهر الثلاثة المقبلة. ابدأ قائمة رئيسية. أيضًا ، تعرف على الأدوات المكتبية التي يرغب الناس في الحصول عليها والتي لا تتوفر بعد لهم.

قارن القائمة الرئيسية بما سيحتاجه الأشخاص في الأشهر الثلاثة القادمة لقائمة الأدوات المكتبية المتوفرة بالفعل في المكتب.

جرب إعادة استخدام القرطاسية التي يتم استخدامها جزئيًا فقط. قم بقص الورق الذي يحتوي على الكتابة أو التصوير على جانب واحد فقط وقم بربطه أو قصه معًا لتشكيل دفاتر. قم بتوزيع بطاقات الأعمال القديمة على الأشخاص لتدوين الملاحظات أو القوائم. استخدم المغلفات القديمة لحمل الإيصالات أو كمجلدات للملفات. شجع الناس على تطوير طرقهم الخاصة لإعادة استخدام الورق.

اختر مكان شراء لوازم القرطاسية من خلال مقارنة الأسعار. تحقق مما إذا كان الموردون يقدمون خصومات على المشتريات المجمعة وما إذا كانوا يقدمون بطاقة مشترية متكررة للحصول على مدخرات إضافية. مقارنة الأسعار للطباعة المخصصة للشركة المطبوعة. قد تكون أسعار طابعة محلية مماثلة لسلسلة متاجر القرطاسية الكبيرة.

ضع جانباً مساحة لتخزين القرطاسية المكتبية. قد يكون هذا خزانة أو درجًا فقط في خزانة الملفات. تقرر طريقة لكيفية وصول موظفي المكتب إلى القرطاسية. إذا تم التحكم في توزيع القرطاسية ، فعيّن شخصًا واحدًا للحفاظ على المفتاح وتطوير نظام حيث يجب على الأشخاص تسجيل أي قرطاسية يتخذونها. ترتيب القرطاسية في الفضاء ، مع الحفاظ على العناصر المماثلة معا.

قم بإعداد جدول لفحص مخزون الأدوات المكتبية وإعادة الطلب بانتظام. الاشتراك في الرسائل الإخبارية من الموردين الخاص بك للبقاء على علم بأي الترقيات أو المبيعات.

نصائح

• قم بإعداد صناديق إعادة التدوير للقرطاسية المستخدمة وتشجيع الناس على استخدامها. أجاد أي ورقة تحتوي على معلومات سرية وأخذ كل الورق إلى مركز إعادة التدوير المحلي.