لإدارة مكتب طبي طبي بفعالية ، سواء كانت ممارسة صغيرة أو عيادة كبيرة ، يجب تطوير وتنفيذ إجراءات شاملة وواضحة تعالج المهام والمسؤوليات الضرورية. يجب أن تسلط إجراءات المكتب الضوء على واجبات الموظفين المختلفة ، مثل وصف ما يجب أن يفعله موظف الاستقبال عند فتح المكتب وإغلاقه. يجب أن تفهم كيف يعمل المكتب الطبي لتكييف الإجراءات بشكل مناسب.
مبادئ
يجب أن توضح إجراءات المكتب كيفية التفاعل مع العملاء. وتشمل الموضوعات ذات الصلة تحيات العملاء القياسية (على سبيل المثال ، شخصًا وعبر الهاتف) ، وعملاء الإدارة الساخطين أو الغاضبين ، وسرية العميل (على سبيل المثال ، لوائح HIPAA) بالإضافة إلى إعداد المواعيد والإشعار. مطلوب مهارات قوية لخدمة العملاء لمعظم موظفي المكاتب الطبية. وبالتالي ، يجب أن تميز الإجراءات "الجيدة" عن خدمة العملاء "غير الكافية". هناك حاجة إلى إجراءات قياسية في حالات الطوارئ أو الكوارث الطبيعية ، مثل الحريق أو الفيضانات. إنشاء دليل منفصل عن الموظفين لمناقشة السياسات المتعلقة بالزي الرسمي للحضور والحضور والتحرش الجنسي والمرتبات والإجازات والمزايا.
تسجيل
يقوم مكتب طبي ناجح بإدارة سجلات المرضى الخاصة به بكفاءة. يجب أن تكون إجراءات النسخ الاحتياطي إلزامية للمكاتب الخالية من الورق (على سبيل المثال ، مع معلومات المريض المخزنة عبر الإنترنت أو على برنامج كمبيوتر). يحتاج دليل المكتب الأمامي إلى شرح كيفية إنشاء سجلات العميل وتحديثها وتخزينها. يجب أن يتضمن الدليل أيضًا إجراءات حول كيفية جعل السجلات غير نشطة ، مثل عندما ينتقل المرضى. جانب آخر مهم يشمل تقويمات الطبيب. على سبيل المثال ، من خلال جدولة مريضين كل ساعة ، قد يستغرق الطبيب من 20 إلى 30 دقيقة من وقت الفراغ. يجب أن توضح الإجراءات كيفية جدولة عدد مناسب من المرضى على مدار الساعة واليومية. قد توضح الإجراءات أيضًا طريقة قياسية لتخصيص غرف الاختبار.
الفواتير
يجب أن توضح إجراءات المكتب الطبي الأمامي كيفية جمع المدفوعات من المرضى. إذا كان المريض يستخدم التأمين ، فيجب أن توضح الإجراءات المعلومات المطلوبة للتحقق من التأمين وجمع دفعة مشتركة ، إذا لزم الأمر. يجب أن تشرح الإجراءات ما إذا كنت ستحصل على الدفع قبل أو بعد الزيارة عندما يدفع المريض من الجيب. أيضا ، وصف الخطوات اللازمة للحصول على تعويضات في الوقت المناسب من مطالبات التأمين. على سبيل المثال ، اشرح من سيرفق أو يحدد الإجراءات الطبية لسجلات المرضى بالإضافة إلى الفواتير. يجب أن تحدد الإجراءات كيفية التعامل مع الحسابات المتأخرة السابقة ، مثل تلك التي تظل معلقة لمدة 6 أشهر أو سنة واحدة.
