عادة ما تراعي تدابير التغيب مقدار الوقت الذي كان فيه الموظفون غير متاحين للعمل مقارنة بعدد الساعات المتاحة للعمل خلال الفترة قيد الدراسة. غير أن تعريف "غير المتاح" يختلف اختلافاً واسعاً ، وتشمل بعض الشركات الإجازات والإجازات طويلة الأجل في حين أن البعض الآخر لا يحسب سوى الإجازات قصيرة الأجل غير المقررة وغير المقررة. وبغض النظر عن طريقة الحساب ، فمن غير المعقول أن يكون للتغيب تأثير مباشر على الإنتاجية ، وذلك ببساطة بسبب حقيقة أن الموظفين غير موجودين لأداء واجباتهم. وقد أفترضت الشركات أيضًا أن التغيب يمثل مشكلة كامنة داخل مجموعة العمل.
قائمة الغياب محددة ستدرج في الحساب. قرر ما إذا كنت تريد مراقبة حالات الغياب المجدولة - مثل العطلة - أو الغياب قصير الأجل وغير المخطط لها. حدد ما إذا كنت ستدرج أوراقًا طويلة الأجل أو محمية - مثل الأوراق التي يغطيها قانون الإجازة الطبية للعائلة - أوراق إعاقة طويلة الأجل أو أوراق الحمل أو أوراق تعويض العمال في الحساب.
قم بجمع بيانات عن حالات الغياب من فترة محددة مسبقًا ، مثل شهر تقويمي واحد أو السنة المالية السابقة ، على سبيل المثال. في بعض الشركات ، يجب أن تكون التقارير التي يتم إنشاؤها تلقائيًا متاحة من خلال نظام الوقت والحضور. في الشركات الأصغر حجماً - تلك الشركات التي لا تعتمد على نظام كشوف المرتبات المحوسب لمعالجة حالات الغياب - ستحتاج إلى التحقق من سجلات الحضور الفردية مع مشرف كل موظف.
احسب متوسط عدد الموظفين في الكتب خلال الفترة المعنية. على سبيل المثال ، إذا كنت تراجع التغيب عن السنة المالية السابقة ، فاحسب عدد الموظفين في الكتب في أول الشهر من كل شهر. أضف هذه الأرقام معًا وقم بتقسيمها إلى اثني عشر - عدد الأشهر - للحصول على متوسط عدد الموظفين خلال العام.
قم بضرب متوسط عدد الموظفين (E) بعدد أيام العمل المتاحة (W) أو ساعات العمل ، إذا كنت تفضل مراقبة التغيب بالزيادات بالساعة. إضافة العدد الإجمالي للأيام - أو الساعات - المفقودة بسبب الغياب خلال فترة زمنية محددة سلفًا (A). قسِّم هذا الإجمالي على عدد الموظفين مضروبا في ساعات العمل المتاحة للحصول على معدل الغياب الكلي ، على النحو التالي: A / (E x W).
قم بإجراء حساب التغيب عن الأقسام المختلفة أو تصنيفات الموظفين أو المكاتب الإقليمية ، على سبيل المثال. متابعة إذا كان معدل التغيب يشير إلى وجود مستوى مرتفع غير عادي من الغياب في منطقة معينة.
قم بإجراء حساب التغيب بانتظام وقم بمقارنة الاتجاه مع النتائج السابقة لتحديد ما إذا كان هناك تغيير كبير.
نصائح
-
تزويد المديرين ومحللي الموارد البشرية بالتعريف الكامل لكل نوع من الإجازات. يمكن أن يساعدك ذلك في الحصول على بيانات دقيقة لأن الجميع يفهم ما يتم حسابه.
تحذير
لا تحاول مقارنة نتائجك بمنظمة أخرى أو بمتوسط الصناعة ما لم تكن متأكدًا من أن طريقة الحساب وأنواع الإجازات المتضمنة هي نفسها. وإلا ، فستقارن مقياسين منفصلين تمامًا وستكون النتائج بلا معنى.
يجب أن تدرك أن موظفًا واحدًا يمكنه تحريف النتائج بشكل ملحوظ ، خاصةً في مجموعة العمل الصغيرة. تحديد - والنظر في فحص - الشذوذات المتطرفة.
