مكالمات الفحص هي فن. ليس فقط عليك أن تعرف أي المكالمات التي ستتم مشاهدتها وأيها يجب عليك وضعها ، ولكن يجب أن يكون لديك ما يكفي من المرونة لإعادة توجيه المكالمات بأمان أو أن تطلب من المتصل إعادة المحاولة لاحقًا. المهارات اللازمة لهذه المهمة تشمل القدرة على اتخاذ رسائل تفصيلية وتبقى منظمة بما فيه الكفاية لرفع أو متابعة أو توزيع تلك الرسائل بكفاءة.
الحصول على المعلومات ذات الصلة
عند الرد على مكالمة ، احصل على المعلومات ذات الصلة من المتصل قدر الإمكان. لاحظ اسم المتصل وشركته واسم الشخص الذي يجري الاتصال به هاتفياً. حاول تحديد طبيعة المكالمة. اسأل ببساطة "هل لي أن أقول للسيد X طبيعة مكالمتك؟" يساعدك هذا في تحديد ما إذا كان السيد X سيريد إجراء المكالمة.
اصنع الحكماء الحكماء
إذا كنت تعلم أن السيد X لا يتلقى مكالمات من المحامين ، فيمكنك إخبار المتصل بطلب ذلك بلطف وإنهاء المكالمة. إذا تلقيت مكالمة هاتفية من أحد شركاء الأعمال ، فاسأل السيد س عما إذا كان يريد إجراء المكالمة. إذا لم يفعل ، أقول بأدب أن السيد إكس غير متوفر واتخاذ رسالة مفصلة.
لا تجعل وعود فارغة
إذا كنت غير متأكد ما إذا كان الشخص الذي يجري الاتصال به سوف يقوم بإرجاع مكالمة ، فلا تتخلى عن وعدك بمثل هذه المكالمة. تذكر فقط عند فحص المكالمات أن عملك هو الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات من المتصل. ما يحدث بعد هذه النقطة ليس هو اهتمامك. تشمل مطالبات الفحص ببساطة عبر المتصلين الذين تمت الموافقة عليهم مسبقًا وتلقي الرسائل لأي شخص آخر.
