يعد إنشاء مكتب تجاري جديد لحظة مثيرة في حياة صاحب العمل. ومع ذلك ، فإن الانتقال إلى مساحة يمكن لنشاطك التجاري الاتصال بها هي فرصة مجزية تأتي مع مجموعة التحديات الخاصة به. لمعالجة هذه المهمة وجها لوجه ، قم بإنشاء خطة للتأكد من أن الانتقال إلى مكتبك الجديد يعمل بسلاسة. خذ بعض الوقت لإنشاء قائمة مراجعة جديدة لمكتب العمل والتي تحتوي على تفاصيل جميع العناصر التي تحتاج إليها لإعداد مساحتك الجديدة ، بحيث تكون مجهزة ليوم العمل الأول.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
برنامج جداول البيانات
العثور على مساحة مكتب للإيجار أو الشراء. حدد موقعًا كبيرًا بما يكفي ليناسب موظفيك وأي موظف إضافي إذا توسع نشاطك التجاري. النظر في المساحة التي تشمل منطقة استقبال وغرفة اجتماعات ومطبخ وغرفة استراحة للموظفين والأهم من ذلك ، منطقة عمل كبيرة يمكن أن تناسب المناضد والمعدات المكتبية.
استخدم برنامج جداول البيانات لإنشاء قائمة التحقق الخاصة بمكتب العمل الجديد. أضف الأعمدة التالية: "للقيام" و "الطرف المسؤول" و "التكلفة المتوقعة" و "التكلفة الفعلية" و "تاريخ الاستحقاق" و "الحالة". عريض كل عنوان عمود أو جعله لون آخر غير الأسود. ضمن قسم "المهام" ، أدرج العناصر التي تحتاجها لمكتبك الجديد والأشياء التي يجب القيام بها قبل فتح المكتب. أنشئ الفئات الفرعية التالية تحت عمود "المهام": "تحضير" ، "التجهيزات" ، "الأثاث" ، "اللوازم المكتبية ،" "السلامة" و "المتنوعة". جعلها جريئة حتى تبرز. اترك مساحة بعد كل فئة فرعية حتى تتمكن من إضافة مهام محددة حسب الحاجة. بعد الحصول على جدول بيانات لقائمتك ، يمكنك البدء في إضافة التفاصيل ذات الصلة.
تحت "التحضير" ، تشمل مهام مثل استئجار المحركون ؛ إخطار موظفي موقع المكتب وتاريخ الانتقال ؛ إرسال تغيير بطاقات العناوين إلى العملاء والبائعين ؛ تسجيل الأعمال مع الأدلة المحلية والصفحات الصفراء ؛ توظيف طاقم تنظيف والاتصال لإعداد المرافق مثل الغاز والكهرباء ، والإنترنت عالية السرعة وخدمات الهاتف.
تحت فئة "المعدات" ، أضف مهامًا متعلقة باختيار وشراء أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأجهزة الفاكس وآلات النسخ وأجهزة تمزيق الورق والأقراص الصلبة الخارجية والماسحات الضوئية وأجهزة الحماية من زيادة التيار وآلات صنع القهوة وأجهزة الميكروويف والثلاجات (إذا لم يتم تضمينها مع الفضاء). أضف أي أجهزة أو أجهزة إلكترونية خاصة أو معدات أو لوازم تحتاج إليها لتشغيل عملك المحدد. تختلف العناصر التي تدرجها حسب نوع النشاط التجاري الذي تقوم بتشغيله.
أدرج العناصر التي تحتاج إليها لتأثيث مكتب عملك الجديد تحت الفئة الفرعية "أثاث". وتشمل عناصر مثل المقاعد والكراسي ونظم التخزين والتخزين ، الأرائك ، سلال النفايات ، لوحات الإعلانات والمصابيح. قم بعمل قائمة من اللوازم المكتبية وقم بتضمينها تحت الفئة الفرعية المناسبة. وتشمل عناصر مثل الشريط ، ورقة الكمبيوتر ، دباسات والدبابيس ، الأقلام وأقلام الرصاص ، وصواني الملفات ، وتقاويم مكتب ، وحاملي الرسائل ، وأبطال التمييز والمجلدات. تحت "فئة الأمان" ، تتضمن عناصر مثل طفايات الحريق وأجهزة الكشف عن الدخان وأول أكسيد الكربون ومستلزمات الإسعافات الأولية. أدرج الكمية التي تحتاج إلى شرائها لكل عنصر.
تفويض المهام بين نفسك وموظفيك. قم بتضمين أسمائهم في قسم "الطرف المسؤول" في جدول البيانات. أدخل التكاليف المتوقعة لكل عنصر وقم بتحديثه بالتكاليف الفعلية بمجرد شراء أي عنصر أو اكتماله.
نصائح
-
الحصول على التأمين لعملك.
إنشاء نظام للنسخ الاحتياطي لكافة ملفات الكمبيوتر يوميًا أو أسبوعيًا. العمل مع الموظفين للتأكد من أن الجميع يعرف ويتبع هذا الإجراء.
