في الشركات التي تشهد مستوى صوت مرتفع ، هناك عدد قليل من الأدوات الهامة مثل نظام طابور الهاتف. قائمة الانتظار هي مجموعة من المكالمات ، ومن خلال توجيه المكالمات تلقائيًا إلى الشخص أو الإدارة المناسبين ، قد يقضي الطابور على الحاجة إلى موظف استقبال.
كيف هؤلاء يعملون
نظام طابور الهاتف هو إضافة إلى نظام هاتف متعدد الأسطر يسمح للمكالمات بالبقاء في الانتظار حتى يصبح وكيل الهاتف جاهزًا للتعامل مع المكالمة. يمرر المتصل في نظام قائمة الانتظار الانتظار ، ويستقبل وكلاء المكالمات الميدانية واحدًا تلو الآخر. قد يكون الوكلاء قادرين أيضًا على معرفة عدد المكالمات المنتظرة وطول المدة. تتكامل العديد من أنظمة طوابير الهاتف مع أنظمة الكمبيوتر الخاصة بالشركة ، مما يسمح للوكلاء بإجراء أعمال التجزئة أو غيرها من العمليات ، وتتبع تلك البيانات بالإضافة إلى معلومات حول طبيعة المكالمات الهاتفية.
فوائد للأعمال
يساعد وجود نظام قائمة انتظار للهاتف الخاص بالعمل في تقليل فرصة فقد الاتصال. تقوم أنظمة طوابير الهاتف الذكي بتوزيع المكالمات وفقًا لمعلمات الشركة التي تم تعيينها من قبل أجهزة الكمبيوتر ، بل وحتى تجميع البيانات عليها. يمكن لنظام قائمة انتظار الهاتف توفير قائمة بخيارات القائمة التي تمكن المتصل من توجيهه بشكل مناسب دون تدخل بشري.
وظيفة التقارير
تسمح أنظمة طوابير الهاتف ، التي تُعرف عادةً باسم ACD أو أنظمة توزيع المكالمات التلقائية ، للشركات بتشغيل تقارير حول حجم مكالماتها ، مما يعني أن العمل يمكن أن يتعلم الكثير عن المكالمات الواردة إلى مركز الاتصال. جمع البيانات حول الوقت الذي ترد فيه المكالمات ، ومدة بقاء المتصلين في الانتظار قبل تعليق المكالمة ، وطول المدة التي يستغرقها الاتصال العادي وما يحدث عادة يتيح للشركات إدارة برامجها الخاصة بموظفيها وإعادة صياغة وكلاء الاتصال بذكاء.
