بصفتك مالكًا للنشاط التجاري ، فأنت تريد تحقيق الأرباح وتقديم أفضل تجربة ممكنة لعملائك. في الوقت نفسه ، تحاول الحفاظ على انخفاض التكاليف دون المساومة على جودة المنتج. هذا هو ماهية الكفاءة التشغيلية. إذا قمت بذلك بشكل صحيح ، فسوف تصبح مؤسستك أكثر إنتاجية ، وتجني أرباحًا أعلى وتكتسب ميزة تنافسية.
نصائح
-
تشير الكفاءة التشغيلية إلى الخطوات التي يمكن أن تتخذها الشركات لتبسيط عملياتها الأساسية وتحسين أداء الأعمال.
ما هو معنى الفعالية التشغيلية؟
الكفاءة التشغيلية ، المعروفة أيضًا باسم الفعالية التشغيلية أو الإنتاجية التشغيلية ، هي مقياس تستخدمه المؤسسات في جميع أنحاء العالم. يقيس إخراج الأعمال من كل وحدة من المدخلات. يشير "الإخراج" إلى الخدمة أو المنتج الذي يتم تقديمه ، بينما "الإدخال" هو الوقت والعمل والأشخاص والتكاليف التي تدخل في إنتاج السلع والخدمات.
يشمل هذا المفهوم الممارسات التي تهدف إلى تحسين عمليات الشركة بحيث يمكن تشغيلها بكفاءة وتقديم خدمات متسقة وجودة. لا يتعلق الأمر فقط بتحقيق أهدافك بل بتبسيط عملياتك من أجل تقديم منتجات أفضل بأسعار أفضل ولتقليل النفقات غير الضرورية. من خلال زيادة فعالية التشغيل ، يمكنك تحسين تكاليفك وأتمتة العمليات المعقدة والوصول بشكل أسرع إلى المعلومات داخل مؤسستك.
في استطلاع حديث لـ 400 شركة من شركات تكنولوجيا المعلومات ، قال 39 بالمائة من المشاركين في الاستطلاع إنهم كانوا أكثر كفاءة. فقط اثنان من كل 10 شركات صنفت عملياتها الحالية بأنها فعالة للغاية. ما يقرب من 36 في المئة كانوا في مكان ما في الوسط من حيث الكفاءة. وقال نصفهم تقريباً إن إدارة العمل أكثر تعقيداً من أي وقت مضى بسبب الكمية الكبيرة من البيانات التي يحتاجونها لتحليلها وإدارتها. ذكر البعض تحديات التقنيات الجديدة ومتطلبات العملاء المتزايدة.
الطريقة الوحيدة للتغلب على هذه العقبات وضمان نجاح مؤسستك هي إعطاء الأولوية للفعالية التشغيلية. يمكن أن يساعدك ذلك في تأمين ميزة تنافسية ، وتحقيق قيمة أكبر للعملاء وتعزيز علامتك التجارية. علاوة على ذلك ، ستقضي وقتًا أقل في المهام والعمليات المتكررة.
اعتمادا على مجال عملك ونوع العمل ، هناك طرق مختلفة لتعزيز الكفاءة التشغيلية. على سبيل المثال ، يمكنك الاستفادة من أحدث التقنيات لتبسيط اتصالات العملاء. فعلى سبيل المثال ، يمكن أن يساعد برنامج إدارة علاقات العملاء على تحويل التحديات إلى فرص ، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات وزيادة الإيرادات وتجربة العملاء الفائقة. علاوة على ذلك ، سيصبح فريق الموارد البشرية الخاص بك والإدارات الأخرى أكثر إنتاجية وستحصل على نتائج أفضل في وقت أقل.
مع هذا النوع من البرامج ، تستطيع الشركات توحيد أنظمتها في مركز مركزي وإدارة عملياتها اليومية بسهولة أكبر. تتميز برامج مثل Salesforce بميزات متقدمة ستسمح لموظفيك بتحليل البيانات وتحويلها إلى رؤى قيمة وتتبع رحلة العميل وإدارة علاقات العملاء والمبيعات بشكل أكثر فعالية. من خلال الوصول إلى بيانات أفضل ، ستتمكن من تقديم رسائل تسويقية عالية الاستهداف والوصول إلى جمهور أوسع مع تقليل النفقات غير الضرورية.
الكفاءة التشغيلية أمر بالغ الأهمية لنجاحك. يمكن أن يحرر وقتك ، وأتمتة المهام الشاقة وخفض التكاليف الخاصة بك. كما أنه يبسط عملياتك ويسهل تحقيق النمو والربحية المناسبين. سيكون موظفوك أكثر إنتاجية ، وسيزيد رضا العملاء. هذا يترجم إلى زيادة الإيرادات والوعي بالعلامة التجارية.
كيفية قياس الكفاءة
يعتمد هذا المفهوم على نسبة المخرجات إلى المدخلات. لذلك ، من الضروري النظر في كلا الجانبين عند قياس الكفاءة التشغيلية. تعتمد المقاييس التي ستستخدمها على أهدافك على المدى القصير والطويل وعلى الصناعة وحجم الأعمال والجوانب الأخرى. مؤشرات الأداء هذه تختلف من صناعة إلى أخرى.
لنفترض أن لديك مركز بيانات كبيرًا بما يكفي لاستيعاب المزيد من العملاء. المشكلة هي أن منشأتك لا تملك ما يكفي من الطاقة الكهربائية لخدمة قاعدة كبيرة من العملاء. تتمثل إحدى طرق تحسين كفاءته في تركيب أنظمة التبريد والمعدات الموفرة للطاقة. بعد ذلك ، يمكنك استخدام الأرباح لكل ساعة من الكيلو وات ومقاييس أخرى لقياس الفعالية التشغيلية.
مقياس آخر شائع هو العائد لكل موظف. في هذه الحالة ، فإن عمالة الموظف هي المدخلات. يمكنك قياس إنتاجية العمل بناءً على مقدار الدخل الذي يتم توليده من قبل العامل العادي.
فصانع السيارات الذي يحقق إيرادات قدرها مليون دولار لكل موظف ، على سبيل المثال ، أكثر كفاءة من الناحية التشغيلية مقارنة بشركة مماثلة مع إيرادات قدرها 500000 دولار لكل عامل. ومع ذلك ، يمكن لهذه الأخيرة تحسين هذا المقياس من خلال الاستثمار في معدات جديدة ، وتسريع دورة التصميم ، وزيادة الأسعار وما إلى ذلك. من ناحية أخرى ، يمكن لشركة تكنولوجيا المعلومات قياس الكفاءة التشغيلية على أساس رضا العملاء ، وتأثير العمل ، والإنتاجية ، والوقت المحفوظة ، وتكلفة اكتساب العملاء ، وأكثر من ذلك.
لنفترض أنك وكالة تسويق تريد تحسين اكتساب العملاء. في هذه الحالة ، يمكنك قياس الكفاءة التشغيلية استنادًا إلى عدد العملاء الذين تم الحصول عليهم مقابل التكلفة لكل عميل. يمكن أن تؤدي الاستراتيجيات البسيطة مثل الاستثمار في تحسين محركات البحث وتقليل وقت تحويل العملاء المحتملين واستهداف إعلاناتك إلى خفض تكاليف اكتساب العملاء. في الأساس ، يمكنك الوصول إلى المزيد من العملاء المحتملين وتحويلهم إلى عملاء يدفعون مقابل مبالغ أقل.
ﺗﻘﻮم ﻣﻌﻈﻢ اﻟﺸﺮآﺎت ﺑﺘﻘﺴﻴﻢ ﻧﻔﻘﺎت اﻟﺘﺸﻐﻴﻞ ﻣﻦ ﺧﻼل اﻹﻳﺮادات ﻟﺤﺴﺎب ﻧﺴﺒﺔ اﻟﻜﻔﺎءة اﻷﺳﺎﺳﻴﺔ. يمكن تطبيق هذه النسبة على مؤسستك ككل أو على إدارات ومجالات عمل محددة. تختلف المقاييس الرئيسية بين الصناعات والإدارات. على سبيل المثال ، سيكون لدى فريق المبيعات الخاص بك مقاييس كفاءة تشغيلية مختلفة عن قسم الموارد البشرية الخاص بك.
تأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية قابلة للقياس والقياس. ابدأ بقياس الإدخال ثم قم بحساب الإخراج. حدد ما تريد قياسه ومقارنة نسبة الإنتاج إلى الدخل بناءً على النتائج السابقة أو ضد منافسيك. تمثل تكاليف المدخلات المنخفضة ميزة. وبين الشركتين اللتين تنتجان نفس الإنتاج ، فإن الشركة التي تستخدم مدخلات أقل تكون أكثر كفاءة من الناحية التشغيلية.
افترض أن لديك عددًا مماثلًا من زوار الموقع كمنافسك الرئيسي. أنت تنفق حوالي 10000 دولار شهريًا على الإعلانات المدفوعة و SEO ، بينما لا ينفق منافسك أكثر من 7000 دولار. على الرغم من وجود نتائج مماثلة مثلك ، فإن الشركة المعنية أكثر كفاءة لأنها تستخدم موارد أقل.
من خلال قياس الكفاءة التشغيلية ، ستتمكن من تحديد ما إذا كان قد تم استخدام الكمية المناسبة من الموارد لتقديم خدمة أو منتج أو نشاط. هذا المفهوم لا يقتصر فقط على زيادة الربح وخفض التكاليف. ويشمل أيضا القدرة على الاحتفاظ بالعملاء والحفاظ على الجودة. علاوة على ذلك ، يساعد على تحديد العمليات والأنشطة التي تستنزف ميزانية الشركة.
ما هي المعادلة لحساب كفاءة الآلة؟
اعتمادًا على مجال عملك ، قد ترغب في تحديد أداء وكفاءة المعدات الخاصة بك. إذا كنت مصنعاً ، على سبيل المثال ، من المهم معرفة كيفية أداء أجهزتك بحيث يمكنك أن تقرر ما إذا كان يجب عليك شراء وحدة أحدث أو تحسين الوحدة الحالية. يمكن للآلة أكثر كفاءة توفير الوقت والمال. ستتمكن من إنتاج المزيد من السلع في وقت أقصر. بالإضافة إلى ذلك ، قد تنخفض التكلفة لكل وحدة.
يمكن قياس كفاءة الآلة باستخدام معادلة بسيطة. ما عليك القيام به هو تقسيم خرج طاقة الماكينة عن طريق إدخال الطاقة وتضاعف النتيجة بمقدار 100:
الكفاءة = مدخلات الطاقة / مدخلات الطاقة × 100 في المائة
باستخدام هذه الصيغة ، ستحدد كفاءة الماكينة التي يتم التعبير عنها كنسبة مئوية. ستكون النتيجة دائما أقل من 100 في المئة بسبب النفايات الناتجة عن الآلات ، مثل الطاقة المفقودة من خلال الحرارة المهدرة.
لنفترض أن لديك آلة تستهلك 1000 جول لتشغيلها ، لكن طاقة إنتاجها لا تزيد عن 500 جول. إذا قمت بتقسيم 500 في 1000 ، ثم ضرب النتيجة بـ 100 ، فستحصل على 50 في المائة ، وهو ما يمثل كفاءة الآلة.
ومع ذلك ، يمكنك استخدام مقاييس أخرى أيضًا. إذا كان لديك نظام إنتاج زجاجة يكلف حوالي 20،000 دولار في الشهر بما في ذلك المواد والطاقة الكهربائية والعمل وتنتج زجاجات بقيمة إجمالية قدرها 30،000 دولار شهريا ، وكفاءتها 150 في المئة. سيكون النظام الأحدث الذي يستخدم كميات أقل من الكهرباء والمواد أكثر فعالية حتى لو كان ينتج نفس المخرجات. نظرًا لأننا نستخدم مجموعة متنوعة من المقاييس وليس فقط الطاقة المستهلكة ، فقد تتجاوز النتيجة 100 بالمائة.
كيفية تحسين التميز التشغيلي
على الرغم من أن المصطلحات تستخدم في كثير من الأحيان بالتبادل ، إلا أن الكفاءة التشغيلية والتميز التشغيلي ليسا متشابهين. هذا الأخير يتجاوز الكفاءة ، مؤكدا التحسن المستمر. وهو ينطوي على إدارة التعقيد التنظيمي باستمرار وصقل استراتيجية الأعمال الخاصة بك للبقاء على رأس المنافسة.
فكر في التميز التنظيمي كخطوة أساسية في رحلتك إلى الأداء الأمثل للأعمال. ينطوي هذا المفهوم على تلبية توقعات العملاء وتجاوزها مع تحسين ثقافتك التنظيمية وعملياتك وعملياتك اليومية. ويشمل أيضًا الخطوات اللازمة للتخفيف من المخاطر ، وتحسين نفقاتك وزيادة الوعي.
مهما كان حجم أعمالك كبيرًا أو صغيرًا ، ركز على تحسين كل من الكفاءة التشغيلية والتميز. هذا سوف يحدد لك طريق النجاح ويعطيك ميزة تنافسية. ستنمو شركتك وتزدهر ، وسيكون موظفيك أكثر سعادة وإنتاجية وسيعود عملاؤك مرارًا وتكرارًا.
تستخدم معظم المنظمات التي تسعى إلى التميز المؤسسي نموذج شينغو لتحقيق أهدافها. توصف هذه الفلسفة ، كطريقة جديدة للتفكير ، على 10 مبادئ أساسية. تسعى الكمال ، واحترام كل فرد ، والتفكير بشكل منظم ، وضمان الجودة في المصدر وخلق قيمة للعملاء ليست سوى عدد قليل من ذكر.
ووفقًا لنموذج شينغو ، فإن كل فرد لديه إمكانات ويمكنه أن يحقق قيمة لمنظمة ما. بصفتك رب عمل ، لا يكفي أن تحترم فريقك. يجب عليك أيضا إظهار الاحترام لشركائك ، والموظفين ، والموردين ، والعملاء والمجتمع. عندما يشعر الناس بالتقدير ، يتورطون ويضعون المزيد من الجهد في عملهم.
على سبيل المثال ، يمكنك توفير دورات تدريبية لموظفيك وتشجيعهم على تطوير مهارات جديدة. عصف الأفكار وأعلمهم بأنك منفتح على أي اقتراحات قد تكون لديهم. مكافأة عملهم الجاد واحترام وقت فراغهم.
شيء آخر يمكنك القيام به لتحقيق التميز التشغيلي هو التحسين المستمر لعملياتك. ابحث عن حلول طويلة الأجل بدلاً من الإصلاحات المؤقتة واستثمر في التقنيات والمعدات التي يمكنها تبسيط عملك.
تحديد أولويات الابتكار داخل مؤسستك. ابحث عن فرص جديدة ، جرب الأفكار الجديدة واتخاذ المخاطر المحسوبة. فكر بشكل منظم واتخاذ خطوة واحدة في كل مرة حتى تتمكن من تحديد ما ينجح وما لا ينجح دون الخوف من الفشل.
الآن بعد أن تعرفت على أهمية الكفاءة والتميز لنجاح الأعمال ، اتخذ الخطوات اللازمة لجعل مؤسستك تزدهر.التركيز على التحسين المستمر ، والتأكيد على رضا العملاء وإظهار موظفيك أنك تهتم بهم وتقدر جهودهم.
تزويد فريقك بإمكانية الوصول المستمر إلى المعلومات والاستثمار في التقنيات الجديدة لتسهيل العمل. تذكر أنه لا يمكنك تقديم خدمة عملاء عالمية المستوى وتحقيق أعلى أداء إذا كان موظفوك يفتقرون إلى الموارد اللازمة للعمل بكفاءة. استخدم نظامًا موحدًا لمشاركة المعلومات بين الأقسام وتشجيع الابتكار والتركيز على تحقيق نمو مستدام طويل الأجل.
