يجب دائمًا الوصول إلى البيانات بسهولة حتى يتمكن الموظفون من العمل على البيانات في أي وقت ومن أي مكان. كانت الإنترنت أداة مفيدة لزيادة إمكانية الوصول إلى البيانات. إن توفر البيانات المتاحة عبر الإنترنت للوصول - عندما يكون الموظف مسافرًا - على سبيل المثال - هو أحد الأساليب المستخدمة لإدارة كميات كبيرة من البيانات.
ادخال بيانات
جزء من تقنيات إدارة البيانات تحدث قبل البيانات حتى يدخل في قاعدة البيانات. يجب أن تكون البيانات صحيحة عند الإدخال الأول ، مما يعني أن الفرد الذي قام بتصحيح البيانات في الأصل يجب أن يسجل البيانات بشكل صحيح. على سبيل المثال ، عندما يبلغ العميل عن تغيير العنوان عبر الهاتف ، يجب على ممثل خدمة العملاء سماع العميل بشكل صحيح حتى يتم إدخال العنوان بشكل صحيح في قاعدة البيانات. أسلوب واحد لتجنب الخطأ هو تكرار المعلومات مرة أخرى إلى العميل.
النسخ الاحتياطي للبيانات
يمكن أن يكون للبيانات المفقودة تأثير ضار على الشركة من خلال تقدير وقت الشركة حيث أنها تحاول استبدال البيانات المفقودة ، وفقًا لـ IBM. تعتمد الشركات في كثير من الأحيان على أساليب النسخ الاحتياطي التي تخزن المعلومات الهامة بحيث يمكن استرداد هذه المعلومات في حالة فقدان هذه المعلومات.
تطهير البيانات
تطهير البيانات هو عملية إصلاح البيانات غير الصحيحة ، ودمج البيانات وحذف البيانات غير ذات الصلة. يستخدم تطهير البيانات كل من البرامج الآلية والمدخلات اليدوية من مسؤول قاعدة البيانات. على الرغم من أن تنظيف البيانات يزيل الأخطاء ويمكن أن يزيد من إنتاجية الشركة ومساحة التخزين ، فإن عملية تنظيف البيانات يمكن أن تكون مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً.
استبدال البيانات
يتم النسخ الاحتياطي للبيانات أحيانًا من خلال البرامج ، كما سبق ذكره. عندما يتم تغيير جزء من البيانات لأي سبب من الأسباب وتتوقف البيانات عن العمل بشكل صحيح ، يمكن استبدال البيانات بالبيانات الاحتياطية التي كانت تعمل في الماضي. ثم ، يمكن للمبرمجين تحديد التغييرات التي أفسدت البيانات وتحديد كيف يمكن تحديث هذه البيانات بشكل أفضل في المستقبل.
إدخال بيانات العميل
يمكن للشركات إعداد مواقع الويب التي تسمح للعملاء بإدخال البيانات مباشرة. هذا الإدخال المباشر للبيانات يوفر أموال الشركة من خلال عدم مطالبتهم بتوظيف موظف لملء الاستمارات اللازمة. يمكن للعملاء أيضًا تصحيح البيانات بأنفسهم إذا كان هناك خطأ. ومع ذلك ، ليس كل العملاء يتمتعون بالقدرة على المعرفة بما يكفي لمعرفة كيفية الوصول إلى قواعد البيانات عبر الإنترنت من خلال الإنترنت.
فحص مزدوج
يجب التحقق دائمًا من البيانات المهمة جدًا من خلال اثنين من أزواج العيون. عندما يقوم أحد الموظفين بتحرير البيانات ، يجب تحرير هذه البيانات باستخدام لون مختلف للإشارة إلى أن التغيير قد تم. بعد ذلك ، يمكن لموظف ثانٍ الاطلاع على تعديل البيانات للتأكد من عدم وجود أخطاء.
مستشارو إدارة البيانات
العديد من الشركات الاستشارية المتخصصة في إدارة جودة البيانات. تدرس هذه الشركات كيفية قيام الأعمال التجارية بعمليات إدارة البيانات وتقدم توصيات حول كيفية تحسين هذه العمليات.
