يعتبر الحفاظ على آداب الأعمال المناسبة أمراً مهماً بالنسبة إلى الأمناء الذين غالباً ما يكون الانطباع الأول عن العمل أو المسؤول التنفيذي الذي يملكه العميل أو العميل. يمكن أن تساعد ممارسة بعض القواعد الشائعة لادب العمل على مساعدة السكرتيرة في خلق الانطباع الأكثر إيجابية لرئيسها وشركتها.
سلوك
السلوك المهني أمر حتمي عندما تكون في العمل أو عندما تمثل رئيسك أو شركتك في الوظائف. في كثير من الأحيان ، سيقارن العملاء أو غيرهم من المهنيين بمستوى الكفاءة التنفيذية لدى سكرتيرتها إذا لم يكن المدير التنفيذي حاضراً. دائما الرد على الهاتف باستخدام تحية مهذبة ، الأعمال المناسبة. استقبل الزوار بابتسامة وكن مهذبًا. لا تحصل على العاطفية أو أغضب بسهولة. الحفاظ على سلوك مهذب ومحترم في جميع الأوقات.
فستان
العديد من الشركات لديها رمز الملابس الملابس التجارية التي يتم فرضها بشكل صارم. حتى إذا لم تقدم شركتك مثل هذا الزي ، فيجب عليك دائمًا أن تبدو نظيفًا وأن يتم وضعها جيدًا. لا ترتدي ملابس ضيقة أو كاشفة. تأكد من أن جميع الدعاوى والقمصان نظيفة ومكوية بشكل صحيح. لا ترتدي التنانير القصيرة. يجب أن تتلاءم أحذيتك مع بيئة العمل - بدون أحذية رياضية أو زحافات - وأن تكون مرتاحًا للعمل. إذا كنت تعمل في بيئة صناعية ، قد يُطلب منك ارتداء أحذية مسطحة ومغلقة.
العنوان الرسمي
يجب على السكرتير أن يعالج الرؤساء بشكل رسمي. هذا يدل على احترام المشرفين لديك ويساعد في الحفاظ على بيئة عمل احترافية. امتنع عن استخدام الاسم الأول لرئيسك عندما تكون في مكان عام أو اجتماع. استخدم دائمًا "السيد" أو "السيدة" عند التعامل مع المديرين التنفيذيين الآخرين. إذا طلب رئيسك التجاري عنوانًا أكثر عفوية ، مثل استخدام اسمه الأول أو لقبه ، فاستخدمه فقط في بيئة خاصة أو غير رسمية ، كما هو الحال في مكتبه الشخصي دون حضور أي من الرؤساء الآخرين.
منظمة
واحدة من أهم وظائف السكرتير هي الحفاظ على التنظيم. لأغراض آداب العمل ، حافظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة. تجنب خلق فوضى على مكتبك أو في منطقة عملك. إذا كنت تعمل في منطقة قد يُطلب من العملاء أو المديرين التنفيذيين الآخرين انتظار اجتماع ، فتأكد من تنظيم المنطقة أيضًا. لا تترك الأشياء الشخصية أو المجلات متناثرة في جميع أنحاء منطقة العمل. احتفظ بجميع الملفات السرية والعناصر الشخصية بعيدًا عن الزائرين.
