إذا كنت تخطط لبدء نظام جرد فعال لنشاطك التجاري ، يجب عليك اتباع قواعد الجرد الأساسية للتأكد من أنك تتحكم في غرفة التخزين الخاصة بك. أي جرد تجاري له قيمة محددة ، والتي تعتبر أصلًا تجاريًا. إن القواعد الخاصة بالجرد هي التعامل معها كجانب ثمين من العمل من خلال تحديثها بشكل يومي ومقاومة الأخطاء قبل أن تضر بالعمل أو تخيب الزبائن.
تعرف على البداية
أحد القواعد الأولى لإدارة نظام المخزون هو أنه يجب على مالك الشركة تحديد كمية المنتجات الفردية في المخزون. إذا كان لديك منتج واحد فقط تبيعه ، فما عليك سوى حساب المبلغ الموجود في المخزون. إذا كنت تبيع 10 منتجات مختلفة ، فأنت بحاجة إلى حساب عدد المنتجات المتوفرة في عملك. يساعد وجود العدد الأولي من المنتجات الخاصة بالمخزون على تشغيل نظام مخزون فعال.
تحديث يوميا
يجب تحديث قائمة الأعمال بشكل متكرر على مدار اليوم لإبقاء الموظفين على علم بما هو متوفر. إذا كنت تستخدم نظام مخزون تكنولوجي ، فسيتم تحديث كميات المخزون في كل مرة يتم فيها بيع منتج معين. على سبيل المثال ، إذا كان لديك سبع نسخ من فيلم واحد للبيع وعميل بشراء واحدة ، فسيقوم النظام الفني بطرح النسخة من العدد الأولي ، مما يترك لك ست نسخ في المخزون. تشغيل وظائف نظام مخزون يدوي بنفس الطريقة ، إلا أنك ستحتاج إلى ملاحظة كل منتج يباع طوال اليوم. في نهاية اليوم ، اطرح كل عنصر من مجموع المنتجات المعنية للحصول على عدد جرد محدث.
كن حذرا
ابق عينيك مفتوحة لسرقة الموظفين المحتملين في العمل. قد لا يكون بعض الموظفين مخلصين لنشاطك التجاري وقد يواجه بعض أصحاب العمل مخزونات متناقصة على الرغم من عدم وجود مبيعات. قد توفر لك أنظمة المخزون التكنولوجية التي تعمل على الكمبيوتر مشكلة أيضًا. قد يتسبب إزعاج الكمبيوتر في قيام النظام بحذف إدخالات مجموع المخزون المحفوظة أو عدم القدرة على حفظ التحديثات اليومية في حالة كسر الملف داخل برنامج المخزون.
التواصل الصحيح
الاتصال مهم ، لا سيما إذا كان أكثر من موظف واحد لديه حق الوصول إلى المخزون. وتتمثل إحدى القواعد الرئيسية في أنه يتعين على جميع العمال تحديث بعضهم البعض إذا حدثت تغييرات في قائمة الجرد. يمكن أن يشمل ذلك المنتجات المكسورة أو العناصر التي تجاوزت تواريخ انتهاء صلاحيتها. يجب الإبلاغ عن معظم المشكلات إلى مالك النشاط التجاري أو المدير المسؤول عن المخزون.
