تضع الشركات إجراءات الشراء لضمان أن تكون المشتريات في مصلحة الشركة وأن يتم إنفاق الأموال بكفاءة. تغطي هذه الإجراءات كل شيء من المشتريات الصغيرة من بائع واحد إلى عمليات تقديم العطاءات واسعة النطاق. في عملية تقديم العطاءات ، يختار مدير المشتريات أفضل عرض من قائمة عروض أسعار الموردين ، استنادًا إلى التكلفة والموثوقية والإطار الزمني لاستلام البضائع.
مبلغ صغير
تضع الشركات حداً لعمليات شراء المصروفات النثرية ، مثل 25 دولار أو 100 دولار. الموظف الذي يقوم بالشراء من خلال المصروفات النثرية غالباً ما يفعل ذلك بأمواله الخاصة. يحتفظ بالإيصال ويقدم نموذجًا إلى مشرفه أو قسم كشوف المرتبات الذي يتضمن تكلفة العنصر بما في ذلك الضرائب وسبب الشراء والتاريخ والمورد. ثم يتلقى السداد للشراء من صندوق المصروفات النثرية.
السوق المفتوح
لا تتطلب مشتريات السوق المفتوحة عمليات تقديم العطاءات ، ولكنها غالبًا تحتاج إلى موافقة إدارة المشتريات لأن سعر البضاعة أعلى من حد المصروفات النثرية. يقوم مقدم الطلب بتقديم طلب للحصول على السلع ، وفي بعض الأحيان تسمية مورد معين ، وإذا تمت الموافقة على الطلب ، فستقوم بعملية الشراء مباشرة من البائع. يمكن أن تتسوق وتتلقى عروض أسعار لفظية من البائعين ، لكنها لا تحتاج إلى أن تختار البائع بنفسها.
العطاءات مقدم الطلب
تضع الشركة حدًا للشراء لتحديد متى سيتعامل مقدم الطلب مع معظم عملية شراء عروض الشراء وعند قيام قسم المشتريات بذلك. إذا كانت تكلفة البضاعة أقل من هذا الحد و عملية تقديم العطاءات ضرورية ، فسيقوم مقدم الطلب بجمع قائمة بعروض الأسعار من الموردين ويقدم عروض الأسعار إلى قسم المشتريات ، والذي يختار البائع الذي يقدم أفضل عرض. قد تتضمن عملية تقديم العطاءات لمقدم الطلب إطارًا زمنيًا لقبول عروض الأسعار.
العطاءات قسم المشتريات
عندما تتجاوز تكلفة السلع أو الخدمات حد الشراء ، تقوم إدارة المشتريات بمعالجة معظم عملية تقديم عروض الشراء ، بمساعدة من مقدم الطلب. يشرح الطالب سبب احتياجه للبضائع ويقوم قسم المشتريات بطلب عروض الأسعار من البائعين لعدد محدد من الأيام. بمجرد انتهاء هذا الوقت ، يختار قسم المشتريات البائع مع أفضل عرض.
