قد تستغرق معالجة كشوف المرتبات لفترة دفع واحدة في بعض الأحيان يومين أو ثلاثة أيام لإكمالها لأنها عملية مفصلة. واحدة من أكثر المهام استهلاكا للوقت (والأولى) في تجهيز كشوف المرتبات تتضمن تحديد وقت الموظفين. أثناء إجراء الحسابات ، يجب أيضًا تحويل وقت الموظفين.
جمع جداول زمنية أسبوعية للموظفين كل ساعة. يتم دفع أجور العاملين بالساعة بناءً على ساعات عملهم خلال فترة الدفع الحالية - وهي الفترة الزمنية التي يتم دفع أجورها لهم. يجب أن تعكس جداول الوقت الوقت العادي أو الإضافي أو الإجازات المرضية أو الشخصية الشخصية لكل موظف لهذا الأسبوع. بعض الموظفين يستخدمون جداول زمنية يتم استكمالها باليد ؛ الآخرين لكمة الساعات الوقت. تأكد من أن الموظف ومديره أو المشرف عليه يوقعان على الورقة الزمنية. إذا لم يتم توقيعه ، فأعده للتوقيعات المناسبة.
انتقل من خلال بطاقات الوقت وتحويل الوقت العسكري إلى وقت منتظم. إذا كانت الورقة الزمنية قد اكتملت باليد ، فمن المحتمل أن تخطي هذه الخطوة لأن الموظف كان سيستخدم وقتًا منتظمًا لتسجيل ساعات عمله. إذا كان الموظف يستخدم ساعة زمنية تسجل اللكمات في الوقت العسكري ، يجب عليك تحويلها. استخدم المثال التالي لتحويل الوقت العسكري إلى الوقت العادي: في - 900؛ الغداء في - 1300 ؛ الغداء خارج - 1400 ؛ out - 1900 equals in - 9 a.m.؛ الغداء في - 1:00 مساء ؛ الغداء خارج - 2 م. خارج - 7 مساء يجب أن يدفع الموظف ثماني ساعات عادية وساعة واحدة من العمل الإضافي ، شريطة أن يكون لديه 40 ساعة عادية للأسبوع.
تغيير الكسور العشرية إلى دقائق. قد تعكس الورقة الزمنية للموظف الأرقام العشرية بدلاً من الدقائق. استخدم الصيغة التالية لإجراء التحويل: 0 -.25 يساوي 15 دقيقة 26 -.50 يساوي 30 دقيقة.51 -.75 يساوي 45 دقيقة.76 -.99 يساوي 60 دقيقة
اقلب وقت الموظفين كل ساعة إلى أقرب ربع ساعة. يسجل الموظف أو الساعة الزمنية عادة اللكمات الدقيقة (على سبيل المثال ، الساعة 8:13 صباحًا أو 7:06 صباحًا) ؛ تقريبًا كالتالي: 8:13 صباحًا تساوي 8:15 صباحًا 7:06 صباحًا تساوي 7 صباحًا.
إجمالي أعمدة الورقة الزمنية استنادًا إلى تحويلاتك لكل يوم. ينبغي تحويل الأعمدة العادية وأوقات العمل الإضافي. على سبيل المثال ، يعكس تحويل عمودك العادي: الاثنين: 8 ساعات الثلاثاء: 7 ساعات و 30 دقيقة الأربعاء: 6 ساعات و 15 دقيقة الخميس: 8 ساعات الجمعة: 7 ساعات و 45 دقيقة يجب أن يكون إجمالي العمود العادي 37 ساعة و 30 دقيقة.
