إن إدارة وقتك لا يقل أهمية عن إكمال المهام الوظيفية بشكل كامل. من خلال إنشاء جدول زمني يومي لإدارة الوقت ، ستكون قادرًا على البقاء منظمًا ، وفعل ما يجب فعله ، والحد من التوتر دون التضحية بالجودة. سواء أكنت تدير الآخرين ، تعامل مع كميات كبيرة من المستندات الورقية أو حضور اجتماعات وأحداث متعددة كل يوم ، مع معرفة أين يجب أن تكون وماذا تنتظر منك هو أمر مهم. ستعطيك إدارة وقتك قدرًا أكبر من التحكم في مخرجاتك وتجعلك أكثر مسؤولية وأمانًا في عملك.
العناصر التي ستحتاجها
-
مايكروسوفت اكسل
-
مايكروسوفت أوتلوك
افتح ورقة عمل Microsoft Excel. قم بتسمية الأعمدة بأيام الأسبوع والصفوف مع كل ساعة أثناء يوم العمل. يمكنك توسيع الأعمدة والصفوف بالنقر فوق خطوط الفصل وسحبها باستخدام الماوس. يمكنك أيضًا استخدام Microsoft Outlook لإنشاء جدول زمني لإدارة الوقت. يتضمن Microsoft Outlook أعمدة وصفوف مملوءة مسبقًا لتسهيل عملية إدخال المعلومات.
قم بإنشاء قائمة بالمهام التي يجب إكمالها خلال الأسبوع. تشمل هذه القائمة الاجتماعات ، أو معالم المشروع ، أو المواعيد النهائية ، أو فرص الشبكة ، أو المكالمات الهاتفية العائدة ، أو ملء الأوراق أو المهام الأخرى التي تحتاج إلى إكمال.
قم بتعيين المهام إلى اليوم والوقت المناسبين إلى ورقة عمل Excel. مهام رمز اللون إذا لزم الأمر عن طريق النقر فوق المربع الذي تريد إبرازه والنقر فوق رمز الرسام في أعلى ورقة العمل. الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الألوان.
اترك الوقت على مدار اليوم للمهام التي تستغرق وقتًا أطول من المتوقع. على سبيل المثال ، إذا كان لديك اجتماع من الساعة 10:30 صباحًا إلى 11 صباحًا ، فافصل وقت الاجتماع من 10:30 صباحًا إلى 11:30 صباحًا. اترك ما لا يقل عن 15 دقيقة بين المهام للمهام غير المتوقعة أو الفواصل القصيرة.
إنشاء جدول زمني كل أسبوع والتشبث به. بمرور الوقت ، ستصبح أفضل في إدارة وقتك والتعامل مع المشكلات غير المتوقعة التي تظهر أثناء يوم العمل.
نصائح
-
لن يؤدي إنشاء جدول زمني لإدارة الوقت إلى زيادة إنتاجيتك فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى تقليل الإجهاد والسماح لك بالاستمتاع بالمزيد من جوانب وظيفتك.
تحذير
لا تحاول الإفراط في حجز يومك. إن محاولة تحقيق الكثير خلال اليوم لن تجعلك تتخلف. عند إنشاء جدول زمني لإدارة الوقت ، خصص وقتًا كافيًا لتناول طعام الغداء ، والانتقال من وإلى الاجتماعات أو الأحداث ، وترك وقتًا كافيًا لإكمال المهام بدقة لضمان جودة عالية من العمل.
