يمكن للمؤسسات والشركات من جميع الأحجام الاستفادة من نظام سجل الهاتف لتتبع المكالمات الهاتفية الحيوية ومعلومات الاتصال. على سبيل المثال ، يعتمد المحترفون مثل المحامين والمحاسبين على سجلات الهاتف للاحتفاظ بسجلات العملاء وتسجيل مقدار الوقت المستحق للفواتير الذي يقضي في خدمة كل حساب.
طرق سجل الهاتف الأساسية
استخدم سجلات الهاتف لتتبع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة. سجل البيانات عن العملاء ، مثل أرقام الأعمال والهواتف المحمولة والبريد الإلكتروني ومعلومات الموقع. بالنسبة لسجلات الهاتف التقليدية ، احتفظ بالبيانات آمنة عن طريق وضعها في مكان آمن بعيدًا عن متناول الجمهور عند عدم استخدامه. في نظام إلكتروني ، حافظ على أمان الرسائل عن طريق الحد من التعرض للبيانات وتثبيت كلمة مرور. إذا كان لدى المكتب موظف استقبال ، فقم بدمج سجل الهاتف معها بحيث يتم إرجاع المكالمات في الوقت المناسب وبكفاءة. امنحها إمكانية الوصول إلى البريد الوارد للمستخدمين حتى يمكنهم التحقق من الرسائل بسهولة.
قدرات متقدمة
ترتيب الوصول عن بعد وإعادة التوجيه لسجل الهاتف من هاتفك الخلوي أو الكمبيوتر. دمج الرسائل النصية والبريد الإلكتروني في نظام سجل الهاتف لمزيد من المرونة. تنظيم رسائل الهاتف في مجلدات شخصية لسهولة الوصول إليها. قم بإعداد مجلدات عامة إذا كنت ترغب في مشاركة البيانات مع بقية المكتب. قم بإعداد الإشعارات بحيث تتلقى الرسائل بمجرد وصولها. ضع المكالمات غير العاجلة في مجلد لأفضل إدارة الوقت. إنشاء نظام لإعادة جميع المكالمات الهاتفية خلال فترة زمنية معقولة ، وإعداد التذكيرات حتى لا يتم نسيان أي مكالمة مهمة. للحصول على نظام نسخ احتياطي فعال ، قم بترتيب مجموعات التوزيع لتلقي الإعلامات.
سجلات الهاتف التقليدية
استخدم نظامًا تقليديًا لسجل الهاتف من خلال كتابة المعلومات على لوحة مصممة لتتبع المتصلين ومعلوماتهم. تأتي بعض منصات سجل الهاتف مع الكربون ليقوم تلقائيًا بإنشاء سجل مكرر للتخزين. قبل العصر الإلكتروني ، كان المسؤولون التنفيذيون ، وموظفو المكاتب والأفراد يتتبعون المكالمات الهاتفية من خلال كتابة الأسماء والأرقام وغيرها من المعلومات عن القطع الفردية من الورق أو الفوط المصممة لهذا الغرض.
MyWorkTools
جرِّب استخدام MyWorkTools ، الذي يقدم مستند قالب Word كسجل للهاتف للمكالمات الواردة والصادرة. يمكن استخدام الأداة كإدارة زمنية ونظام قياس الإنتاجية الذي يتتبع تاريخ ووقت كل مكالمة هاتفية ، وأرقام الطلب وطول المكالمة ، بالإضافة إلى غرض المكالمة. يمكن للأداة توفير الوقت حيث تلغي الحاجة إلى قضاء ما معدله ساعتان أو أكثر لإنشاء سجل هاتف مماثل يدويًا.
PhonePad النظام الإلكتروني
قم بتنزيل الإصدار التجريبي المجاني من نظام PhonePad ، والذي يستخدم تطبيق Windows لتخزين جميع معلومات المكالمات الهاتفية في صندوق بريد واحد. توفر الرموز الملونة والتشفير التعرف على حالة الرسائل الفورية ، ويتم ترتيب الرسائل لتوضيح ما إذا كانت جديدة أو مقروءة أو تحتاج إلى متابعة. يبدو أن PhonePad مثل زلات رسالة الورق لواجهة مستخدم بديهية. يتم دعم الرسائل بتنسيق النص في مختلف الخطوط والألوان والأنماط والأحجام. قد يتم فتح رسائل متعددة في نفس الوقت ، كما يتم دعم الرسائل النصية أيضًا. يخزن دفتر العناوين المضمّن بيانات المتصل السابقة.
PDA أو سجلات الهاتف الخليوي
استخدم سجل الهاتف المصمم لجهاز PDA أو الهاتف الخلوي ، مثل PhoneLog 2.0 ، لجهاز الهاتف المحمول PalmPilot. PhoneLog يتعقب جميع الرسائل الهاتفية الواردة واليسار للآخرين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إنشاء قائمة بسهولة يمكن الوصول إليها بسرعة لمكالمات الإرجاع. يوفر PhoneLog سجلا كاملا من المحادثات. كما يمكن تخصيص النظام ويمكن دمجه بسهولة.
