يعد الاحتفاظ بسجل هاتف مفيدًا عند إدارة نشاط تجاري. قد يكون لعملائك وحتى عملاء جدد طلبات خاصة تحتاج إلى الوفاء بها. قد ترغب في تتبع الطلبات الموضوعة بتعليمات خاصة أو قد ترغب ببساطة في تعقب من قمت بالاتصال به ، والذي اتصل بك ومتى. الاحتفاظ بسجل أو سجل الهاتف هو الطريق لتحقيق ذلك. يمكنك الاحتفاظ بسجل في جدول بيانات يستند إلى Excel بسيط أو استخدام الميزات المضمنة في Microsoft Outlook.
جدول
افتح جدول البيانات المستند إلى Excel.
إنشاء جدول في جدول البيانات يتكون من أربعة أعمدة.
ضع علامة على كل عمود. اجعلها "التاريخ" و "الوقت" و "الشخص" و "الملاحظات". إذا لم تعجبك كلمة "شخص" ، فاستخدم كلمة أخرى تشير إلى الشخص الذي تحدثت إليه. "الملاحظات" هي المكان الذي تتحدث فيه عن جوهر المحادثة.
مايكروسوفت أوتلوك: من جهة الاتصال
افتح Microsoft Outlook.
انقر على "الحسابات" أو "جهات اتصال النشاط التجاري" أو "الفرص" من قائمة أدوات الأنشطة التجارية.
انقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم جهة الاتصال أو السجل الذي تريد إنشاء سجل له.
حدد موقع "عناصر محفوظات الحساب" ، "عناصر محفوظات جهة اتصال العمل" أو "عناصر محفوظات الفرص". انقر فوق "جديد" تحت أي من هذه القوائم ، ثم "سجل الهاتف".
أدخل تفاصيل المحادثة الهاتفية أو أي ملاحظات تريد وضعها. ثم انقر فوق "حفظ وإغلاق" عند الانتهاء.
Microsoft Outlook: من شريط الأدوات القياسي
انقر فوق السهم الموجود بجوار "جديد" على شريط الأدوات.
انقر فوق "سجل الهاتف".
اكتب المعلومات التي تريد تسجيلها.
انقر على "رابط للتسجيل" على شريط أدوات إدارة جهات الاتصال للنشاط التجاري.
انقر فوق الشخص الذي تم الاتصال به الذي ترغب في ربط سجل الهاتف الخاص بك في مربع الحوار "Link to Record". حدد السجل الذي تريد ربطه وانقر على "رابط". سجل الهاتف مرتبط الآن باسم جهة الاتصال الخاصة بك.
