غالبًا ما يتم اختتام خطابات الأعمال من خلال إدراج الأحرف الأولى من المراجع. تم تصميم هذه الأحرف الأولى لتكون بمثابة مرجع فيما يتعلق بكاتب الخطاب والموقع والكاتب. تتطلب العديد من الشركات استخدام الأحرف الأولى من المراجع في جميع خطابات الأعمال ؛ الاخرين لا يفعلون.
تحديد مستوى
القسم الأخير من خطاب الأعمال مخصص للإشارة إلى الأحرف الأولى. يتم وضع هذه الأحرف الأولى دائمًا في الجزء السفلي من الحرف ، خطين أسفل كتلة التوقيع وتتماشى مع الهامش الأيسر. قد يكون هناك واحد أو أكثر من مجموعات الأحرف الأولى من المراجع.
تفاصيل
تُستخدم هذه الاختصارات لأغراض مرجعية ، لذا فإن فهم ترتيب الأحرف الأولى مهم لقارئ الرسالة ؛ قد تكون هناك مجموعة أو مجموعتين أو ثلاث مجموعات من الأحرف الأولى. يتم وضع موقّع الأحرف الأولى من الأحرف أولاً ، بأحرف كبيرة ، يتبعها إما علامة الخط المائل (/) أو النقطتين (:). بعد ذلك ، تتم كتابة الأحرف الأولى من الكاتب ، مرة أخرى بجميع الأحرف الكبيرة متبوعة بشرطة مائلة أو نقطتين. يتم دائمًا وضع الأحرف الأولى من typists دائمًا ويجب أن تكون الأحرف الصغيرة.
غرض
تستخدم الأحرف الأولى من المراجع كطريقة لتسجيل من قام بالتوقيع وكتابة مستند. تقدم هذه الأحرف الأولى طريقة للأنشطة التجارية للتحقيق في المشكلات المتعلقة بالحروف التي ترسلها الشركة. في حالة حدوث سوء فهم في رسالة ما ، قد يكتشف القارئ أن الشخص الذي قام بكتابة الرسالة يختلف عن الشخص الذي قام بالتوقيع عليه ؛ ربما غاب الكاتب عن عناصر مهمة أرادها صاحب الرسالة في المستند.
عناصر من خطابات الأعمال
عندما تكتب الشركة رسالة أعمال ، فإنها تتضمن عناصر قياسية معينة. معظم الشركات كتابة خطابات الأعمال على القرطاسية ورقة. يكتب الكاتب التاريخ ، عنوان المرسل إليه والتحية. بعد ذلك ، يكتب الكاتب نص الرسالة ، والإغلاق ويتضمن كتلة التوقيع ؛ تعتبر الأحرف الأولى المرجعية جزءًا من كتلة التوقيع. العناصر الأخرى التي غالبًا ما يتم تضمينها في خطابات الأعمال هي خط مرجعي يشير إلى الغرض من الرسالة أو ما يتعلق بها أو خط الانتباه الذي يضمن وصول المستند إلى الشخص الصحيح.
