يجب أن يتقاضى أصحاب الأنشطة التجارية أجورًا للبقاء في العمل ، ولكن هناك أنواعًا مختلفة من الأنشطة التجارية تطلب الدفع بطرق مختلفة. غالبًا ما يتم إغلاق عملية البيع شخصيًا أو عبر الهاتف. يقوم مزودي الخدمة عادة بإرسال الفواتير عبر البريد أو البريد الإلكتروني. بغض النظر عن الوسيط ، فإن طلب الدفع يحسن المبيعات ويحسن من رضا العملاء.
عملية البيع إغلاق عن طريق الهاتف أو في شخص
عادةً ما يعرض ممثلو المبيعات عملية بيع إما شخصيًا أو عبر الهاتف. بعض صفقات البيع تستغرق وقتا أطول من غيرها. على سبيل المثال ، يتطلب بيع التأمين على الحياة مزيدًا من الشرح من شراء حذاء.
يبدأ العمل في البداية من خلال الترحيب بالزبائن وشكرهم على وقتهم. استخدم أساليب الاستماع النشطة وأجب عن الأسئلة بلغة سهلة الفهم. إذا كانت العملية برمتها مهذبة ، فسيكون طلب الدفع أمرًا طبيعيًا. على سبيل المثال ، "هل ترغب في الدفع نقدًا أو ببطاقة ائتمان؟" هي طريقة شائعة لطلب الدفع. وهذا يعطي خيارات للمشتري وليست قوية. السؤال "كيف تحب أن تدفع؟" هي طريقة مباشرة أخرى لطلب المال ، ولكنها لا تزال تعتبر مهذبة طالما أنها تتم بأسلوب ودود.
استنتج دائمًا بتوجيه الشكر إلى العملاء لنشاطهم التجاري ، ثم اسأل "هل هناك أي شيء آخر يمكن أن أفعله من أجلك؟" هذا يشير إلى أن مساعدة العملاء أمر مهم بالنسبة لك.
طلبات كتابية للدفع
تقوم العديد من الشركات بفوترة العملاء بعد تقديم السلع أو إنجاز العمل ، ثم انتظار المبالغ المستحقة الدفع المتوقعة. تواجه الشركات خسارة ما بين 20 إلى 50 في المائة من المبالغ المستحقة القبض لوكالات التحصيل إذا لم يدفع العميل في الوقت المحدد ، لذلك فإن طلب الدفع بأدب يساعد على تجنب ذلك.
النغمة مهمة جدًا عند طلب المال في رسائل البريد الإلكتروني أو في كتابة الأعمال التقليدية. ضع في اعتبارك أن القراء لا يفسرون دائمًا كلماتك على النحو المنشود. المراسلات المهذبة تشكر العميل على أعماله وتستخدم عبارات تمهيدية مثل "أتمنى أن يكون كل شيء على ما يرام". مع الفواتير التي فات موعد استحقاقها ، أصبحت طلبات الدفع أكثر قوة وأقل ودية ، ولكن لا يزال بإمكانها أن تكون مهذبة.
الطلبات الأولية: رسالة أولية تؤكد استلام الفاتورة وتسأل عما إذا كانت هناك أية أسئلة. يتم إرسال هذا قبل أسبوع واحد تقريبًا من موعد الدفع. اجعله قصيرًا وغنيًا بالمعلومات ، وتذكّر العميل بأن الدفع مستحق وأنك تتطلع إلى تقديمه في المستقبل.
يتم إرسال رسالة ثانية في تاريخ الاستحقاق. يطرح الطلب على أنه "تذكير بأن رقم الفاتورة مستحق" ، يقترح أن عدم الدفع عبارة عن رقابة أو أنه من الممكن أن يتم الدفع في البريد. قدّم معلومات الفاتورة وتاريخ الاستحقاق مع خيارات الدفع. أعرب عن تواجدك وعرضه للرد على أي أسئلة محتملة.
طلبات الاستحقاق السابقة: يتم إرسال الرسائل المتأخرة في أي مكان من أسبوع إلى 90 يومًا بعد تاريخ الاستحقاق. احتفظ بطلبات الدفع بالدفع من خلال الرجوع إلى الفاتورة وملاحظة أنه لم يتم استلام الدفعة حتى تاريخ المراسلات. اطلب من العملاء مراجعة سجلاتهم الخاصة. هذا النهج يزيل المواجهة من خلال منح العميل فرصة للحصول على عذر مثل "أوه ، أعتقد أن صاحب كتابي أرسل ذلك بالفعل". أغلق الأحرف مع "Thanks" أو "Kind Regards" للحفاظ على نغمة مهذبة وودودة. قم بتضمين نسخة من الفاتورة مع كل حرف.
تصبح الأحرف اللاحقة أكثر صرامة لأن العميل لم يعالج المشكلة بعد. لا تزال هذه الرسائل تستخدم العديد من تقنيات الحروف السابقة ، ولكن يجب أن تلاحظ رسائل ما قبل التجميع أنه سيتم اتخاذ مزيد من الإجراءات إذا لم يتم استلام الدفعة.
