يمكن أن تساعدك مذكرة مكتوبة بشكل جيد على الحصول بسرعة على موافقة لشراء أجهزة كمبيوتر لشركتك أو لمؤسستك. يجب أن تذكر المذكرة بوضوح الحاجة إلى أجهزة الكمبيوتر ، ولماذا يجب أن يتم الشراء الآن ، وأن تحدد بوضوح أي بدائل ممكنة. يجب أن تستند المذكرة إلى أسباب تجارية وليس رغبات شخصية.
جمع معلومات حول الحالة الحالية لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بمؤسستك. معرفة ما إذا كان هناك ما يكفي من أجهزة الكمبيوتر لجميع أعضاء المنظمة ، حالة عملهم ومتى تم شراؤها. معرفة سعر الشراء الأصلي ومقارنتها مع الأسعار الحالية. جمع البيانات عن الأموال التي تنفق على الإصلاحات. توثيق جودة المعدات وعما إذا كانت قديمة. مقابلة الأشخاص الذين يستخدمون أجهزة الكمبيوتر الحالية. اسأل عن ما يعجبهم وما لا يعجبهم. اسأل إذا كانوا يشعرون أن أجهزة الكمبيوتر في المنزل أفضل من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، وإذا كان الأمر كذلك ، فلماذا.
اتصل بأقرانك في المؤسسات الأخرى. اجمع معلومات استخبارية قدر ما تستطيع عن الحواسيب التي يستخدمونها ، ومدة خدمتهم وأي خطط للترقية.
فكر في استخدام البيانات التي قمت بجمعها لإكمال تحليل SWOT. SWOT تعني نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. تحليل SWOT مفيد بشكل خاص عندما تحاول تبرير عملية شراء كبيرة لمؤسسة كبيرة. ومع ذلك ، فإن إعداد SWOT لأي قرار قد يساعدك على بناء حجة أفضل. سوف يساعدك تحليل SWOT على تحديد مدى قوة تكنولوجيا الكمبيوتر لديك اليوم ، ونقاط الضعف وفرص التحسين. كما سيراجع أيضًا التهديدات ، مثل كيف يمكن لشركتك أن تتخلف عن الدهر وتفقد العمل مع المنافسين إذا استمرت بتكنولوجيا قديمة. أخيرا ، جمع معلومات التسعير من العديد من البائعين.
اكتب المذكرة باستخدام جميع البيانات التي تطلبها. تأكد من التركيز على الحالة التجارية للشراء ؛ سوف يأتي أمر الشراء الفعلي لاحقًا. جادل بوضوح ومقنع. تقديم المذكرة والحصول على الموافقة.
