هل هناك أي شيء محير أكثر من المشي إلى مكتب جديد في اليوم الأول من عملك وليس لديك أي فكرة عما يفترض بك القيام به ، وأقل بكثير من أين يمكنك العثور على الحمام؟ مع القليل من التخطيط (وذاكرة طويلة لما كان عليه أن تكون مبتدئًا بنفسك) ، يمكنك تصميم دليل توجيه الموظف الذي يجعل الموظفين يشعرون بالراحة في المنزل.
حدد الغرض من الدليل ونطاقه. هل هو السير على الوافد الجديد من خلال عملية خطوة بخطوة لأداء مهام محددة؟ هل يتم تعريفها بتاريخ وسياسات الشركة وقواعد السلوك المناسب والنماذج والإجراءات القياسية وفقًا للحضور والإجازات والإجازات المرضية؟ أم أنه مزيج من الاثنين؟
حدد قائمة الموضوعات التي سيتم تناولها في الدليل وحدد ما إذا كنت تريد كتابة الدليل بأكمله بنفسك أو تفويض أقسام منه إلى الموظفين المطلعين. سوف يعتمد هذا القرار على مدى تعقيد الوظيفة ، وكذلك على مدى الحاجة إلى تحديث الدليل لمواكبة نمو الشركة وإدخال التكنولوجيا الجديدة.
جمع وتصوير المستندات الموجودة لإدراجها في الدليل. وستشمل هذه البنود مثل المواصفات الوظيفية لموقف الموظف الجديد ، والنماذج الموحدة ، وبيان مهمة الشركة و / أو أحدث تقرير سنوي ، والمخطط التنظيمي ، وخطة الطابق مكتب ، وقائمة الموظفين جنبا إلى جنب مع عناوينهم والهاتف مكتبهم الأرقام ، وسياسات التحرش الجنسي ، وربما نسخة من أحدث نشرة أخبار الشركة.
تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى كتابتها من الصفر. على سبيل المثال ، قد يقدّر الموظفون الذين ليسوا جددًا في الشركة فحسب ، بل أيضًا الجدد في المدينة ، قائمة بالمطاعم والمتاجر ومكاتب البريد القريبة. إذا كانت هناك تقاليد غير مكتوبة قد تكون مثيرة للاهتمام للقادمين الجدد أن يعرفوها ، فإن هذا سيكون مكانًا جيدًا لذكرهم. على سبيل المثال ، ربما يكون هناك طبق تقسيم يعقد مرة شهرًا شهريًا للاحتفال بأعياد الميلاد ، أو ربما هناك فصل يوغا في الموقع يجتمع كل جمعة خلال ساعة الغداء.
التماس المشورة من بعض موظفيك المعينين مؤخرًا. اسألهم عن أنواع المواد التي كان من المفيد الحصول عليها في يومهم الأول وكيف ذهبوا للعثور على المعلومات التي يحتاجونها.
تشمل رسالة ترحيب من المشرف على الموظف أو حتى رئيس الشركة. يجب أن تشجع هذه الرسالة المتلقي على المساهمة بأفكار للدليل إذا رأى طرقًا لتحسين المحتوى و / أو توسيعه.
توضيح قواعد ما يشكل السلوك المكتبي المناسب. قد ترغب في تضمين المحظورات ، على سبيل المثال ، استخدام الهواتف المكتبية للمكالمات الشخصية ، أو تصفح الإنترنت ، أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخارجية ، أو قيادة مركبة تابعة للشركة لتشغيل المهمات. إذا كان مكتب الموظف أو مكتبه على مرأى من عملاء الشركة والزوار ، فسوف تحتاج أيضًا إلى وضع قواعد بقدر ما هي أعمال فنية ونباتات وعناصر مكتبية وصور فوتوغرافية وأجهزة راديو وما إلى ذلك.
حدد ما هي ملابس الشركة.
قم بتنظيم جميع المواد في رابطة من ثلاثة حلقات يمكن إعطاؤها للموظف في اليوم الأول من العمل.
قم بتجنيد أزواج إضافية من العيون لتدقيق المحتوى جيدًا.
قم بتضمين ورقة تسجيل للموظف للإقرار بأنها تلقت دليل التوجيه وأنها ستكون مسؤولة عن مراجعة جميع المواد الموجودة بها.
نصائح
-
ونظرًا لأن دليل توجيه الموظف يمكن اعتباره عملًا قيد التقدم ، فقد تحتاج إلى التفكير في إصدار إصدار عبر الإنترنت يستطيع جميع الموظفين الوصول إليه ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك تحديث ذكرياتهم عن سياسات الشركة. إذا كان عمليًا ، اجعل كل موظف في مؤسستك يعد دليلاً مكتبيًا فرديًا يتعامل مع جميع مسؤولياته. وليس من المستحسن أن يكون هذا متاحًا كأداة للتدريب على توفير الوقت إذا قاموا بتقديم إشعار ، بل يسمح أيضًا للموظفين المؤقتين بالملء بسهولة إذا كان الموظف في عطلة مطولة أو في إجازة مرضية.
تحذير
لا تحذف خطوات حاسمة من شرح لكيفية تنفيذ مهمة. حتى شيء بسيط مثل إخبارهم عن مكان زر "التشغيل" على قطعة من الآلات أو التي يتم الاحتفاظ بها بمستندات معينة في الدرج سوف يحظى بتقدير كبير من قبل الوافد الجديد.
