إذا كان لدى مؤسستك أكثر من موظف واحد ، وكان هؤلاء الموظفون يسافرون أو يقومون بالشراء للشركة على بطاقاتهم الائتمانية الشخصية ، فإنك تحتاج إلى سياسة سداد قيمة بطاقة الائتمان.تسمح لك سياسات سداد قيمة البطاقة الائتمانية بتحديد المصاريف التي سيتم سدادها ، وتحديد سقف المصروفات وإبلاغ الموظفين بكيفية عمل عملية السداد.
تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى موافقة مسبقة
يمكن أن يكون تسديد نفقات بطاقة ائتمان الموظف كابوسًا في الميزانية إذا لم يكن لدى الموارد البشرية والمحاسبة أي فكرة عن نوع الرسوم التي يجب توقعها. قد يتطلب إلغاء الموافقة المسبقة على بعض أو كل نفقات بطاقات الائتمان التخلص من الصدمات الملصقة أثناء تسوية رسوم سداد رسوم البطاقة الائتمانية. يمكن أن تساعد نماذج تفويض السفر أو النفقة وأوامر الشراء المديرين على وقف الإنفاق غير المصرح به ، بينما يساعدون الموارد البشرية والمحاسبة في الحصول على فكرة عن التكاليف التي سيتم تسديدها.
ضبط حدود الإنفاق
إن سد تكاليف بطاقات الائتمان عن طريق وضع حدود للنفقات هي طريقة أخرى يمكن لسياسات سدادها ببطاقة الائتمان أن تساعد في منع مشاكل الميزانية. إن تحديد حدود الإنفاق على وجبات الطعام ، والفنادق ، والترفيه سيحافظ على سداد تكاليف السفر ، في حين يجب أن يتم التحكم في سداد تكاليف الخدمات أو المواد من خلال أوامر الشراء أو التفويض المسبق. على سبيل المثال ، يمكن للبدلات القياسية للوجبات أن تقضي على حاجة الموظفين إلى تحويل الإيصالات ، وهي مفيدة للمنظمات التي تعالج قدرًا كبيرًا من التعويضات.
تحديد ما هي المصاريف التي سيتم سدادها
يجب أن تحدد أي سياسة لسداد قيمة بطاقة الائتمان بوضوح النفقات التي سيتم سدادها. في حين أن تكاليف الطعام والسفر والإسكان هي تكاليف قياسية للسداد ، فإن ثقافة الشركة قد تملي تكاليف أخرى تخضع للسداد ، مثل تكاليف الترفيه عن العملاء ، بما في ذلك أو استثناء المشروبات الكحولية وخدمة غسيل الملابس لرحلات العمل الممتدة. يجب أن تحدد سياستك التكاليف التي يمكن سدادها ، ومتى ، لتجنب إساءة استخدام الموظفين لحسابات المصروفات.
تحديد ما هو مطلوب للمبلغ السداد
يمكن أن تصبح سداد رسوم بطاقة ائتمان الموظف مشكلة بشكل سريع للمحاسبة والموارد البشرية إذا لم تحدد سياسة السداد ما هي الوثائق المطلوبة. في حين تعتمد بعض الشركات على الإيصالات الفردية ، يستخدم البعض الآخر الإيصالات عبر البريد الإلكتروني أو النسخ المشروحة من بيانات بطاقات الائتمان ، أو يحدد بدلات معيارية لمعظم النفقات القابلة للسداد لتجنب الإفراط في المعاملات الورقية. ينبغي أن يحدد حجم المبالغ المسددة التي تتعامل معها منظمتك سياستك.
