كيفية التحضير لرحلة عمل

رحلات العمل ضرورية للحفاظ على الأعمال مزدهرة. إن السفر إلى أماكن مختلفة لحضور مؤتمرات الاجتماعات أو حتى مقابلة العملاء القدامى والجدد ليست سوى بعض الأسباب التي تجعل الناس يشرعون في رحلات العمل. للحصول على رحلة عمل ناجحة ، من المهم التخطيط بحكمة.

العناصر التي ستحتاجها

• كتاب التاريخ أو المجلة

• قائمة الاتصال أو دفتر العناوين

• حاسوب محمول

• PDA

• الهاتف الخلوي

• محرك أقراص فلاش ، أقراص مدمجة أو أقراص مرنة

• أماكن المؤتمرات والاجتماعات

خطط مسبقا. بمجرد تحديد تواريخ رحلة عملك ، من الضروري التخطيط للمستقبل. في كثير من الأحيان ، يتم القيام برحلة عمل في مكان أبعد من المحور المحلي الخاص بك. حجز أماكن الإقامة الخاصة بك والتي يمكن أن تشمل السفر الجوي والفنادق وحجز السيارات بطريقة متقدمة. إذا كنت تخطط لحضور المؤتمرات الكبيرة التي سيحضرها بالتأكيد الكثير من الأشخاص من مختلف أنحاء العالم ، تأكد من قيامك بذلك في وقت مبكر من هذا الشهر حتى تتمكن من الحصول على تأكيد لأماكن السفر بالإضافة إلى المؤتمر بحد ذاتها.

حدد الأهداف قبل أن تغادر لرحلة عملك. ما الذي ترغب في تحقيقه عند وصولك إلى وجهتك؟ تريد أن تكون منتجة قدر الإمكان لفترة قصيرة جدًا من الوقت. إدارة الوقت هي المفتاح للتأكد من أنك تحقق أهدافك.

انشاء مواعيد. تكلف رحلات العمل الشركات المال لدفع تكاليف الإقامة والسفر. اجعلها جديرة بالاهتمام بضرب أكثر من طائر بحجر واحد. حاول جدولة بعض المواعيد للالتقاء بالعملاء والبائعين وجهات الاتصال الرئيسية الأخرى الخاصة بالعمل. إذا كان لديك موظفون يقدمون لك تقارير في نفس الموقع فأنت تحضر مؤتمراً ، حاول أن تلتقي بهم شخصياً.

قم بإعداد المهام والتسليمات قبل السفر. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتشغيل مؤتمر بنفسك ، فتأكد من أن المعدات التي ستستخدمها مثل شاشة العرض وأجهزة العرض والميكروفونات قد تم حجزها مع غرفة الاجتماعات. اتصل بالمسؤول المحلي في الفرع الذي تزوره أو موظفي الدعم الفني للتأكد من أن لديك مكانًا للقيام بعملك باستخدام اتصالات الشبكة والهاتف المناسبة. إذا كان هناك بعض المهام المراد إكمالها قبل وصولك من قبل بعض الأشخاص الذين يحضرون اجتماعك ، فقم بإعدادهم أسبوعًا مسبقًا للسماح لهم بالوقت الكافي لإعداد هذه المهام أو إكمالها.

إرسال المعلومات في المستقبل. إذا كان لديك جدول أعمال أو عروض تقديمية في الاجتماعات ، أرسلها عبر البريد الإلكتروني في وقت مبكر. إن إعداد الحضور حول ما يجب مناقشته سيتيح لهم الوقت الكافي لمراجعة المواد وإعداد الأسئلة لك للإجابة عليها. يمنحك ذلك أيضًا فرصة لمراجعة المواد الخاصة بك وإجراء التصحيحات اللازمة قبل الاجتماع إذا لزم الأمر.

استعد لرحلة العمل الخاصة بك عن طريق تعبئة الأمتعة الخاصة بك مع العناصر الأساسية. لا تنس أن تجلب ملابس كافية لاستخدامها ، خاصة إذا كنت تتوقع حضور حفلات العشاء الرسمية. جلب الزي الذي يناسب هذه المناسبة. جلب المؤثرات الشخصية الخاصة بك ومستلزمات النظافة التي يمكنك استخدامها عندما تكون بعيداً عن المنزل.

إحضار الأدوات: لا تنسى إحضار الكمبيوتر المحمول أو المساعد الرقمي الشخصي (PDA) أو دفاتر العناوين أو المجلات أو الهواتف المحمولة أو محركات الأقراص المحمولة أو الأقراص أو أي شيء قد تتوقع الحاجة إليه كي تتمكن من العمل. كن مستعدًا عن طريق جلب الملفات المحفوظة في محرك أقراص محمول أو قرص مضغوط أو أقراص مرنة. بهذه الطريقة حتى لو تعرض الكمبيوتر المحمول للتلف أو الضياع ، لا يزال لديك مستنداتك آمنة للاستخدام على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالأشخاص الآخرين.

تحديث جهات الاتصال رحلات العمل هي أيضا فرصة لتحديث قوائم الاتصال الخاصة بك. أضف جهات اتصال جديدة بالأشخاص الذين تلتقي بهم أثناء السفر وحضور المؤتمرات. الشخص الذي يجلس بجانبك على متن الطائرة قد يكون هناك شيء مشترك معك. بناء قائمة الشبكات الخاصة بك لمزيد من الفرص المستقبلية لشركتك ولك.

نصائح

• احضر معك بطاقات عمل كافية يمكنك تقديمها للأشخاص الذين ستلتقي بهم. المس مع الأشخاص الذين تلتقي بهم للحفاظ على الاتصال.